43. Облік розрахунків з підзвітними особами: нормативні вимоги та особливості обліку

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного відзвітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів підлягає поверненню працівником до каси підприємства в наступні строки:

за відрядженням – протягом трьох днів після повернення з відрядження;

на закупівлю с/г продукції – протягом 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

на ін. господарські потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. За дебетом рахунку в кореспонденції з рахунками грошових коштів відображається видача коштів підзвітній особі, за кредитом – списання затверджених сум на відповідні рахунки. Аналітичний облік ведеться за кожною підзвітною особою.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу. Наказ є підставою для видачі працівнику посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт.

Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум або їх перевитрачання.

Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

В обліку відображаються дані з авансових звітів, перевірених арифметично, за змістом та затверджених керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.