2.3. Первинний облік грошових потоків підприємства

Первинні документи, які підтверджують рух грошових коштів, повинні бути на-лежним чином складені. Касові операції оформлюються документами, типові фор-ми яких затверджено Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України і Міністерством фінансів України і які повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їхньої відомчої підпорядкованості та фор-ми власності (табл. 2.7).

Реквізити прибуткового касового ордера: найменування підприємства, організа-ції, до каси яких надійшли грошові кошти; номер; дата складення; кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, який використовується при відображенні господарської операції, що оформлюється цим прибутковим касовим ордером; сума; від кого і на якій підставі отримано грошові кошти; сума гривень при-йнятої готівки (прописом) і копійок (цифрами).

Облік грошових коштів

Таблиця 2.7

Документи, які підтверджують рух готівки в касі

 

Форма документа     Первинні документи            Призначення документа

КО-1   Прибутковий касовий ордер           Оформлення надходження готівки до каси

КО-2   Видатковий касовий ордер Оформлення видачі готівки з каси

КО-3, 3а         Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів     Призначений для реєстрації в бухгалтер-ській службі касових документів

КО-4   Касова книга Відображення обліку касиром операцій з готівкою

КО-5   Книга обліку прийнятих та вида-них касиром грошей   Відображення обліку коштів, які надходять до каси

Прибутковий касовий ордер виписується в одному примірнику, одночасно з за-повненням квитанції, яка видається особі, що здає грошові кошти до каси.

Прибутковий касовий ордер додається до звітності касира.

Видача готівки з каси оформлюється шляхом виписування видаткового касового ордера, типова форма якого затверджена наказом Мінстату України від 15.02.1996 р. за № 51 або платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей.

При заповненні видаткового касового ордера вказується: найменування підпри-ємства, організації; номер; дата складення; кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, який використовується при відображенні господар-ської операції, що оформлюється видатковим касовим ордером; сума; кому і на якій підставі видано грошові кошти.

Видатковий касовий ордер виписується в одному примірнику. Документи на ви-дачу грошей повинні підписати керівник і головний бухгалтер підприємства або осо-би, які уповноважені ними.

До того як передати їх до каси, прибуткові та видаткові касові ордери бухгалтерія ре-єструє в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Журнал реєс т-рації прибуткових та видаткових касових документів — форми № КО-3 і № КО-3а — зат-верджені наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.1996 р. за № 51.

Журнал форми № КО-3 застосовують окремо для реєстрації прибуткових і ви-даткових касових ордерів. Журнал форми № КО-3а використовують для реєстрації як прибуткових, так і видаткових касових документів.

У журналі форми № КО-3а вказується:

—        дата і номер прибуткових і видаткових касових документів;

—        суми, на які виписані прибуткові та видаткові касові документи;

У розділі «Примітка» міститься короткий опис господарської діяльності.

Підприємства, які здійснюють розрахункові операції у готівковій формі, в про-цесі продажу товарів у сфері торгівлі повинні обов’язково видавати документи, за-значені в табл. 2.8.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. У встановлені терміни касир складає і передає до бухгалтерської служби звіт про рух грошових до-кументів.

Бухгалтерський фінансовий облік: теорія та практика

Таблиця 2.8

Документи, які підтверджують рух готівки підприємств сфери торгівлі

 

Форма документа     Первинні документи            Призначення документа

ФКЧ-1            Фіскальний  касовий чек на товари (послу-ги)    Розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків за продані товари(надані послуги)

ФКЧ-2            Фіскальний  касовий чек видачі коштів     Розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків у разі видачі коштів покупцеві під час повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу, виплати виграшів державної лотереї та в інших випадках

РК-1   Розрахункова квитанція       Розрахунковий документ, бланк якого виготовлено дру-кованим способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проставлення штампів під час реєстра-ції розрахунків за продані товари (надані послуги) або під час видачі коштів покупцеві у випадку повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках

Підставою для відображення у бухгалтерському обліку грошових коштів у дорозі є:

—        супровідна відомість (готівка передається в банк через інкасатора);

—        квитанція про приймання грошової суми (готівка передається через відділен-ня зв’язку);

—        квитанція до прибуткового касового ордера банку (готівка здається до каси банку безпосередньо касиром);

—        отримані повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного до-ручення, сумою і назвою установи банку чи поштового відділення, яке при-йняло перерахування.

Супровідна відомість, яка є підставою для списання коштів та підтверджує здачу готівки до каси банку, складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідну відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладну) віддають інкасаторові при отриманні ним сумки, третій (копію супро-відної відомості) залишають у касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп). На зворотному боці першого та другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють по-купюрний опис грошей, які здаються.

Касир зобов’язаний надавати особливу увагу належному складанню касових до-кументів. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, які суперечать законодавству, встановленому порядку приймання, зберігання і ви-трачання коштів, порушують договірну, фінансову дисципліну, завдають збитку дер-жаві, власникам, іншим юридичним та фізичним особам.

Усі касові документи повинні заповнювати відповідальні особи чітко та зрозумі-ло чорнилом, кульковою ручкою або складати на машинних носіях. Жодних підчи-сток, помарок або виправлень у цих документах не допускається.

Якщо хоча б одна з вимог щодо заповнення касових документів не виконана, ка-сир зобов’язаний повернути документи до бухгалтерської служби для належного їх оформлення.

Облік грошових коштів

Після завершення операцій касир зобов’язаний підписати усі прибуткові та ви-даткові касові ордери, а ті документи, які до них додаються, погасити штампом або надписом: на прибуткових документах — «отримано», а на видаткових — «оплачено», вказавши дату. Порядок оформлення видачі готівки видатковим касовим ордером наведено в табл. 2.9.

Таблиця 2.9

Робоча інструкція щодо оформлення видачі готівки видатковим касовим ордером

Виконавець   Перелік робіт

 

Головний бухгалтер Розглядає усну заяву особи про видачу грошей і за необхідності з’ясовує у бухгалтера розрахункового відділу стан розрахунків з одержувачем або обґрунтованість суми, необхідної одержувачеві. Бухгалтер розрахункового відділу дає відповідну довідку, на підставі якої головний бухгалтер прий-має рішення

Бухгалтер

розрахункового

відділу Складає видатковий касовий ордер, зазначаючи в ньому такі реквізити: дату (число цифрами, місяць літерами); прізвище, ім’я, по батькові одер-жувача (якщо гроші видаються за дорученням — дату, номер доручення та особу, яка його видала); зміст операції (за що або для чого видаються гро-ші); суму до видачі (цифрами та словами); номер кореспондуючого рахун-ку. Бухгалтер розрахункового відділу здійснює контирування на ордері та реєструє його під відповідним порядковим номером, проставляє цей номер на ордері й передає документ головному бухгалтеру

Головний бухгалтер Перевіряє правильність складання касового ордера, підписує його і пере-дає (через працівника бухгалтерської служби) керівникові підприємства. Одержавши підписаний керівником ордер, головний бухгалтер направляє його (через працівника бухгалтерської служби) касиру для виконання

Касир Перевіряє достовірність підписів на ордері та правильність його оформ-лення.

Вимагає від одержувача пред’явити паспорт або інший документ, який за-свідчує особу та доручення (якщо гроші видаються за дорученням). Дору-чення прикріплюється до ордера. Після цього касир пропонує одержуваче-ві поставити підпис на ордері з указуванням суми прописом, підписується на ордері сам і видає гроші. Ордер реєструється у відповідних касових до-кументах

Після реєстрації касові ордери бухгалтер передає до каси підприємства для ви-конання.

Усі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касо-вій книзі — обліковому реєстрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. У ній у хронологічній послідовності відображається витрачання і над-ходження готівки, що дає можливість контролювати рух коштів підприємства.

Кожне підприємство, яке має касу, повинно мати одну касову книгу в національ-ній валюті та касові книги окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства.

Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або осіб, які їх замінюють.

Бухгалтерський фінансовий облік: теорія та практика

Записи в касовій книзі здійснює касир одразу ж після отримання або видачі гро-шей за кожним ордером або іншими документами, що його замінюють. У кінці кож-ного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок го-тівки в касі та передає до бухгалтерської служби звіт касира з додатком прибуткових і видаткових касових документів.

Готівкові кошти підприємства одержують з банку через касира. Одержання готів-ки здійснюється згідно з грошовим чеком, виписаним на ім’я касира та підписаним керівником і головним бухгалтером. У випадку, коли на підприємстві немає посади касира, за письмовим розпорядженням його обов’язки виконує інший працівник.

В установах банку підприємство повинно отримати чекову книжку. З цією метою на підприємстві заповнюється заява, підписана керівником і головним бухгалтером, у якій зазначається прізвище, ім’я та по батькові касира і зразок його підпису. Крім того, в заяві ставиться печатка підприємства. На підставі заяви касир одержує чекову книжку, в якій міститься від 25 до 50 чеків.

Для одержання готівки необхідно попередньо (за один-два дні) замовити необ-хідну суму готівкових коштів, які касир одержує за чеками.

Одержану готівку з банку використовують за суворо цільовим призначенням. У чеку на одержання готівки необхідно вказати, на які потреби одержано гроші. Неви-користаний залишок готівки необхідно з каси здати до каси банку. Наприклад, заро-бітна плата, яка не була виплачена в триденний термін, повертається до каси банку.

Здача готівкових коштів на рахунки в банках оформлюється видатковим касовим ордером. При цьому касир повинен заповнити первинний документ «Об’ява на вне-сок суми готівкою», який слід одержати в оператора банку. Цей документ складаєть-ся з трьох частин. Верхня частина об’яви залишається у банку, квитанція передається касиру. Нижня частина об’яви (ордер) також повертається касиру (після проведення господарської операції) разом з випискою банку. На кожній частині об’яви зазнача-ється дата, сума прийнятої готівки, банк одержувача і одержувач, прізвище, ім’я та по батькові особи, від якої прийнято готівку.

Для відкриття та обслуговування банківського рахунку складається договір, що має містити реквізити сторін, номер та вид рахунка, умови відкриття та закриття рахунку, види послуг, що надаються банком, зобов'язання сторін, відповідальність за невиконання зобов'язань, інші положення за домовленістю сторін та умови, за якими договір може бути розірвано. Для відкриття рахунку господарство подає установі банку такі документи: заяву про відкриття рахунку, копію свідоцтва про державну реєстрацію, статут, картку із взірцями підписів та відбитком печатки встановленого зразка, довідку про реєстрацію в ДПА та органах Пенсійного фонду України. На вимогу установи банку в окремих випадках можуть подаватися: копія договору оренди, копія установчого договору, заява на переоформлення рахунку тощо. Заява про відкриття рахунку встановленого взірця підписується керівником господарства та головним бухгалтером власника рахунку. Рахунок відкривається з письмового дозволу керівника установи банку на заяві. Копія свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади має бути засвідчена нотаріально або органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію.

Також при відкритті рахунку в банку, господарство подає у двох примірниках встановленого взірця карту із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства і установчих документів господарство надало право розпорядження рахунком та підпису розрахунково-платіжних документів, і відбитком печатки. Картка із взірцями підписів та відбитком печатки має бути засвідчена підписом керівника. У випадку заміни чи доповнення підписів подається нова картка взірців підписів на всіх осіб, які мають право першого та другого підписів. При відкритті рахунку банк, в триденний термін, зобов'язаний повідомити про це податкову адміністрацію за місцем реєстрації власника рахунку.

Поточний рахунок може бути закритий за наступних умов: на підставі заяви власника рахунку; на підставі рішення органу, на якого покладено законодавчими органами функції щодо ліквідації чи реорганізації підприємства;

на підставі відповідного рішення суду або арбітражного суду про ліквідацію підприємства чи визнання його банкрутом;

при відсутності записів на рахунку протягом встановленого договором на відкриття та обслуговування банківського рахунку терміну;

на інших підставах, передбачених чинним законодавством України або договором між установою банку та власником рахунку. Взаємовідносини між банком та їх клієнтами здійснюється на платній основі з укладанням договору про розрахунково-касове обслуговування. Укладання такого договору регулюється Порядком організації розрахунково-касового обслуговування комерційними банками клієнтів.

Для оплати одержаних товарно-матеріальних цінностей від постачальників, перерахування коштів у доходи бюджету і на відрахування платежів податкового характеру до державних цільових фондів, страхових платежів, профспілкових внесків, торгової виручки тощо застосовують розрахункові платіжні доручення. Платіжне доручення - це наказ власника рахунка відділенню банку, яке його обслуговує, про перерахування вказаної суми коштів зі свого рахунку на рахунок одержувача. Банки приймають до виконання доручення протягом десяти календарних днів з дати його заповнення і в сумі, що може бути оплачена за наявними коштами на рахунку або за рахунок кредиту. У платіжному дорученні вказують номер, дату, повну назву платника і одержувача коштів, їхні коди, підставу для проведення платежу, суму цифрами і прописом, номери кореспондуючих рахунків, по яких проводять зарахування і списання коштів.

Платіжні доручення обов'язково складаються у двох примірниках. Якщо платника і одержувача коштів обслуговують різні установи банків, платіжне доручення складається у трьох примірниках. На перших двох примірниках повинні бути підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, які відповідають зразку, що зберігається у банку, і чіткий відбиток печатки господарства. Платіжне доручення для різних видів платежів виписують на суму не меншу, встановленої банком. При необхідності одночасного перерахування коштів зі свого рахунку декільком одержувачам, використовують зведене платіжне доручення, яке застосовують для розрахунків із постачальниками і підрядниками, фінансовими органами як одного міста, так і з іногородніми.

Інструкція №7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України" передбачає застосування платіжної вимоги-доручення, що виписується постачальникам. Платіжна вимога-доручення - це комбінований документ, який складається з двох частин: верхньої - вимоги постачальника (отримувача коштів) безпосередньо до покупця (платника) оплатити вартість відпущеної йому за договором продукції, виконаних робіт, наданих послуг; та нижньої - доручення платника своєму банку про перерахування з його рахунку визначених сум. Платіжна вимога-доручення заповнюється постачальником і передається покупцеві разом з відвантаженою продукцією або після надання послуг. При отриманні покупцем даного документу і при наявності коштів на його поточному рахунку він вказує прописом суму, що поточного рахунку. Після цього даний документ передається до банку на оплату. Якщо в момент отримання платіжної вимоги-доручення грошові кошти відсутні в потрібному обсязі, то в міру їх накопичення виписуються платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги-доручення.

Забезпеченню своєчасності та оперативності оплати розрахунків між підприємствами сприяє застосування розрахунків чеками. їх використовують як при місцевих, так і при іногородніх розрахунках. Для одержання чекової книжки підприємство подає до банку заяву. Чек є письмовим розпорядженням його власника банку, який обслуговує рахунок, оплатити пред'явникові чека вказану суму. При видачі чеків банк вписує у кожен чек наступні реквізити: назву, місце знаходження, номер (код) банку власника чека, номер кореспондуючого рахунку, назву юридичної або фізичної особи, якій видано чек та номер її рахунку. На обкладинці чекової книжки банк проставляє цифрами і прописом ліміт грошової суми та засвідчує її підписом уповноваженої особи банку та печаткою.

У момент здійснення платежу чекодавець або його Представник вписує у чек наступні реквізити: суму цифрами та прописом, мотив для перерахування, назву одержувача платежів, дату і місце складання. Чек завіряється чекодавцем або його представником у момент здійснення оплати. Чекодавець реєструє видані чеки на спеціально відведених сторінках у кінці чекової книжки, де вказує дату виписки, номер чека, кому видано чек і на яку суму, залишок ліміту за чековою книжкою. Чек має бути пред'явлений в установу банку протягом десяти днів з моменту його заповнення, не враховуючи дня його заповнення. Після закінчення вказаного терміну чек банком не приймається. На три і більше чеків складається реєстр чеків. Перелік чеків розташовують на зворотній стороні реєстру. Реєстр складають у двох примірниках, якщо рахунки чекодавця і одержувача знаходяться в одному відділенні банку. Якщо ж вони обслуговуються різними відділеннями банку, то на кожне відділення складають окремий реєстр.

Перелік та призначення інших первинних документів для обліку безготівкових операцій представлено в табл. 7.7.

Таблиця 2.9. Документування безготівкових розрахунків

Первинний документ	Призначення документа
Платіжне доручення	Письмове доручення банку, який обслуговує підприємство, на перерахування певної суми коштів з поточного рахунку в банку на рахунок постачальника
Гарантійне доручення	Використовують для перерахування коштів одержувачу, який не має рахунку в установі банку або якщо розрахунки безпосередньо з ним платіжними дорученнями неможливі, у разі проведення розрахунків через послуги "Укрпошти"
Платіжна вимога-доручення	Виписує постачальник і надсилають з розрахунковими та відвантажувальними документами в банк платника (або безпосередньо платнику) з вимогою сплатити вартість поставлених за договором товарів, виконаних робіт, наданих послуг
Банківська платіжна картка (БПК)	Пластиковий ідентифікований засіб, за допомогою якого одержувачу БПК надають можливість здійснювати операції сплати за товари, послуги й отримати готівкові кошти
Виписка банку	Видає банк підприємству, документ відображає рух грошових коштів на поточному рахунку підприємства