Реквізити документів та їх оформлення
№ пор. |
Реквізити |
Правила оформлення |
|
1 |
Державний герб |
Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації |
|
2 |
Емблема організації чи підприємства |
Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
|
3 |
Зображення державних нагород |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа |
|
4 |
Код підприємства, установи, організації |
Розташовується у верхньому правому кутку |
|
5 |
Код форми документа |
Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
|
6
|
Назва міністерства, комітету або відомства, якому підпорядковується установа (вищої установи, засновника) |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка |
|
7 |
Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом |
|
8 |
Назва структурного підрозділу |
Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом |
|
9 |
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку |
Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул., В.Бердичівська, 42, м. Житомир - 10005, т. (062) 37-45-59. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку; розрахунковий рахунок № 11632516 в Приватбанку . Житомир МФО 321518 |
|
10 |
Назва виду документа
|
Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу |
|
11 |
Дата |
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (10 вересня 20..р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 10.09.11. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
|
|
12 |
Індекс |
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання
|
|
13 |
Посилання на індекс та дату вхідного документа |
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Таке посилання здійснюється в разі оформлення листа-відповіді й допомагає організації, яка отримує такий лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь |
|
14 |
Місце укладання чи видання |
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ |
|
15 |
Гриф обмеження доступу до документа |
Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: "для службового користування", "таємно", "цілком таємно"
|
|
16 |
Адресат |
Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи); вулиця, номер будинку, квартири; населений пункт; номер відділення зв'язку; район і область (у разі потреби)
|
|
17 |
Гриф затвердження |
Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; —дата затвердження |
|
18 |
Резолюція |
Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку |
|
19 |
Заголовок до тексту |
Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа
|
|
20 |
Відмітка про контроль |
Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль" |
|
21 |
Текст |
Розташовується по всій ширині сторінки |
|
22 |
Відмітка про наявність додатка |
Розташовується по всій ширині сторінки |
|
23 |
Підпис |
Підпис — обов'язковий реквізит будь-якого документа і один з найважливіших способів його посвідчення. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: 1) зазначення посади (ліворуч); 2) ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); 3) підпис (посередині)
|
|
24 |
Гриф узгодження
|
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці
|
|
25 |
Віза |
Віза складається з: — особистого підпису особи, що візує; — дати. Візи ставляться на першому примірнику документа |
|
26 |
Печатка |
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб. Просту печатку прикладають до документів, що не виходять за межі організації |
27 |
Відмітка про засвідчення копії |
У правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою
|
28 |
Прізвище виконавця та номер його телефону |
Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа |
29 |
Відмітка про виконання документа й скерування його до справи |
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
|
30 |
Відмітка про перенесення даних на машинний носій |
Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис "Інформація перенесена на машинний носій"; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
|
31 |
Відмітка про находження |
Містить: — скорочену або повну назву організації, що отримана документ; — дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: — назву організації; — дату надходження; — індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа |
Ректорові Житомирського державного університету імені Івана Франка професору Сауху П.Ю. студентки ІV курсу ННІ педагогіки спеціальності «Початкове навчання» Вигівської Іванни Петрівни
Заява
Прошу надати мені академічну відпустку з 01.09.2013 по 01.09.2013 р. у зв’язку з народженням дитини. До заяви додаю:
30.08.13 Підпис
|
Директорові Житомирської ЗОШ № 20 Підгорецькому В.О. Коваленко Галини Петрівни, яка проживає: вул. Космонавтів,4, м. Житомир
Заява
Прошу зарахувати мене на посаду вчителя математики. До заяви додаю:
|
Автобіографія
Я, Мороз Іван Петрович, народився 16 липня 1990 року в місті Бердичів Житомирської області. З 1996 до 2007 р. навчався в міській гуманітарній гімназії № 9, 11 класів якої закінчив з відзнакою. З 2007 року – студент факультету фізичного виховання і спорту Житомирського державного університету імені Івана Франка, на ІІІ курсі якого й навчаюся. З 2008 року – голова студентського братства факультету. Склад сім'ї: Батько – Мороз Петро Миколайович, 1960 року народження, літературний редактор газети ”Наше місто”. Мати – Мороз Ганна Степанівна, 1963 року народження, домогосподарка. Сестра – Мороз Ірина Петрівна, 1992 року народження, студентка Житомирського медичного коледжу. Нині проживаю за адресою: м. Житомир, Польова площа, 12, кім. 132.
10 вересня 2009 року Підпис
|
Зразок Характеристика студентки факультету фізичного виховання і спорту Житомирського державного університету імені Івана Франка Іваненко Марини Іванівни 1989 року народження Іваненко М.І. навчається на ІІІ курсі факультету фізичної культури і спорту Житомирського державного університету імені Івана Франка. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Іваненко М.І. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки спортивних змагань серед першокурсників. Студентка виявляє активність у громадській та суспільно корисній роботі, є активним членом студентського братства. З першого курсу Іваненко М.І. працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів. Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки товаришів і відверто про це говорить. Студентка користується повагою серед товаришів і викладачів факультету. Характеристика видана для подання до……. 10.09.11 Декан факультету фізичного виховання і спорту (підпис) Т.П.Кузмінчук Печатка |
Зразок Р Е З Ю М Е Проспект Миру, 21, кв.132. тел.1269361 м. Житомир 10009 Самолюк Олег Іванович Мета: заміщення вакантної посади тренера дитячої збірної з футболу. Особисті дані: 1976 року народження; одружений; маю сина 5 років. Освіта: 1993-1998 рр. – факультет фізичної культури і спорту Національного педагогічного університету імені М.П.Драгоманова; Досвід: 1998-2003 рр. – вчитель фізкультури ЗОШ №23 м. Житомира. 2003 – 2009 рр. – помічник тренера футбольного клубу "Полісся" (м. Житомир). Додаткові відомості: маю водійське посвідчення категорії "В";досконало володію англійською мовою; маю навички роботи з ПК;відповідальний, комунікабельний, старанний. Дата: 10.09.11 Підпис. |
Рекомендаційний лист
Шановний Іване Володимировичу! Під час нашої останньої зустрічі Ви говорили про комплектацію штату співробітників відділу зв’язків з громадськістю. Хочу порекомендувати Вам Тимошенко Наталію Іванівну, яку я добре знаю. Наталія Іванівна проходила переддипломну практику в центральному офісі нашої фірми і виявила себе як цілеспрямований і наполегливий працівник. Має творче й нестандартне мислення, уміє працювати в команді. Брала активну участь в організації презентацій та прес-конференцій, що проводилися нашим PR-відділом. Розробила чудовий сценарій корпоративного свята, присвяченого п’ятиріччю фірми. З відзнакою захистила дипломну роботу на ступінь магістра на тему: «PR-інструменти формування іміджу сучасної компанії» у Київському національному університеті культури і мистецтв. Об’єктивно оцінюючи її теоретичну підготовку, прагнення до професійного зростання та ентузіазм, можу з упевненістю сказати, що посада менеджера зі зв’язків з громадськістю — це оптимальний варіант як для реалізації її потенціалу, так і для розв’язання завдань, які стоять перед PR-департаментом Вашої компанії.
З повагою й найкращими побажаннями директор з управління персоналом ТОВ "Мета" Підпис Сергій Козак
20.05.14
|
ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ
Місце для Фотокартки
|
ДОГОВІР № 7 на виконання робіт с. Іванівка Житомирського р-ну «10» вересня 2014 року Житомирської обл.
Житомирське автотранспортне підприємство № 35455 в особі директора Чуприна Олексія Андрійовича, що діє на підставі Статуту, названий далі «ВИКОНАВЕЦЬ», з одного боку, і агрофірма «Промінь» в особі директора Сідова Олександра Володимировича, що діє на підставі Статуту, названий далі «ЗАМОВНИК», з другого боку, уклали цей договір про таке:
6.1.Цей договір складений у двох примірниках; він вступає в силу.
10009, м Житомир, вул. Космонавтів, 1, агрофірма «Промінь» ВИКОНАВЕЦЬ:10003, м. Житомир, вул.І.Лі, 5, АТП № 35455
ЗАМОВНИК: ВИКОНАВЕЦЬ: Печатка Печатка |
Завдання на закріплення теми