1.5.5. Требования к технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение реализует информационные процессы в автоматизированных системах организационного управления с помощью ПК и других технических средств.[13]

Технологический процесс обработки данных - это совокупность методов и средств, организованных в логическую последовательность этапов обработки и выдачи информации о качестве управляемой ИС.[39]

Несмотря на то, что в гостинице «Вираж» отсутствует какая-либо информационная система по работе с гостями, служба приема и размещения использует в своей работе вычислительную технику. Однако это использование сводится лишь к простому хранению информации на электронном носителе и простейшим вычислениям, с помощью функций MS Excel. Такое использование вычислительной техники является неэффективным и нерезультативным.

При создании и внедрении информационной системы качественно повысится уровень использования, имеющийся в гостинице «Вираж» вычислительной техники. Будут устранены многие недостатки существующей системы обработки данных, а именно:

• Уменьшится вероятности печати неверного комплекта документов;

• Сократится вероятность утери информации;

• Повысится формализованность и наглядности вносимых данных;

• Ускорится ввода и обработка первичной информации в ПК;

• Повысится точность расчетов и достоверность обработки данных;

• Сократится избыточность информации о гостях;

• Повысится точность расчетов результатных показателей.

После внедрения ИС, разработанной специально для службы приема и размещения гостиницы «Вираж», изменится способы и методы создания, хранения и обработки информации. Входная информация будет заноситься в систему, обрабатываться и храниться внутри системы. Вся результатная информация будет рассчитываться с помощью ИС.

1.6. Анализ существующих разработок, выбор и обоснование стратегии автоматизации. Обоснование выбора технологии проектирования

1.6.1. Сравнительная характеристика существующих ит-решений и выбор ит-решения

Чтобы сделать правильный выбор информационной системы для службы приема и размещения гостей необходимо изучить лучший мировой и российский опыт, в части управления гостиницами среднего и мелкого сегмента, к которым и относится гостиница «Вираж».

Сравнительный анализ будет производиться по нескольким факторам:

• Функциональность ИС;

• Программная платформа;

• Аппаратная платформа;

• Время исполнения проекта;

• Стоимость проекта.

При выборе ИС перечисленные факторы крайне важны. Для средних и мелких гостиниц необходимо иметь ИС, которая реализует все необходимые функции и при этом не является избыточной. В основном, персонал, работающий в гостинице, владеет компьютерной техникой на уровне пользователя. Что вызывает необходимость выбирать ИС, которая отличается простотой пользования и понятным, дружелюбным интерфейсом. В ином случае, придется обучать сотрудников принципам работы новой ИС, что значительно увеличит время по внедрению, стоимость проекта и вызовет недоброжелательное отношение персонала к нововведениям уже на первых этапах.[19]

Вторым немаловажным фактором при выборе ИС является ее способность работы на уже существующей в гостинице программной и аппаратной платформе. Так как изменение программных средств или технической оснащенности для внедрения информационной системы несет в себе определенные риски: увеличивается бюджет, выделенный на автоматизацию, время реализации проекта внедрения, риск несовместимости уже существующих ИС в других отделах, а также невозможность переноса старых данных в новой формат и т.д.

Ключевым фактором, непосредственно влияющим на выбор решения, является его стоимость. Руководство средних и мелких гостиниц без особого желания идет на изменение и автоматизацию бизнес-процессов, в первую очередь, в связи с пониманием о неизбежности крупных финансовых затрат. Поэтому если руководство мелкой гостиницы и приняло решение о внедрении ИС, то под проект, как правило, выделяется четкая сумма денег, и выходы за пределы обозначенного лимита не допускаются.

На основе вышеуказанных факторов оценки ИС рассмотрим основные информационные системы, применяемые в мелких и средних гостиницах России.

Система Fidelio Front Office (FFO)

Помогает автоматизировать основные этапы работы гостиницы: от регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, ведения бухгалтерии и финансов. FFO может успешно использоваться как в отелях, принадлежащих к гостиничным цепям, так и в независимых отелях и пансионатах с совершенно различной технологией работы.[24]

Функционально комплекс состоит из нескольких модулей:

• Управление блоками (создание, просмотр, анализ блоков комнат);

• Управление тарифами (просмотр, изменение, оптимизация);

• Пакетирование услуг (конфигурирование, реализация, отслеживание, предоставление услуг, расчеты и т.п.);

• Регистрация и выписка гостей, администратора (отображение статусов комнат, поэтажных планов, генерация отчетов);

• Подготовка отчетов.

К преимуществам FFO следует отнести: легкость в эксплуатации, обусловленную достаточно простой логикой построения системы и удобством интерфейса, высокий уровень безопасности, обеспеченный строгим разграничением доступа пользователей.

Недостатки: отсутствие модуля бронирования номеров, невозможность донастройки и самостоятельного создания новых отчетных форм, отсутствие интеграции с пакетом приложений Microsoft Office.

Система Lodging Touch

Создана американской компанией MAI Hospitality, являющейся одним из лидеров в разработке программ для индустрии гостеприимства. Она представляет собой интегрированный пакет программ, автоматизирующий различные отделы гостиницы: портье, ресторанную службу, отдел продажи, организации банкетов. К числу некоторых других программных модулей системы относится блок управления тарифами, блок управления номерным фондом (для составления графика уборки номеров и работы горничных). Lodging Touch может быть связана с такими периферийными системами, как бухгалтерские программы, системы оптимизации прибыли гостиницы, платное телевидение, системы телефонные, контроля доступа в номера и др.[26]

Преимущества: удобный интерфейс, большое количество функциональных модулей, адаптирована под российский бизнес.

Недостатки: больше подходит для крупных гостиниц и отелей.

Комплексная система управления гостиницей «Эдельвейс»

На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 400 установок в Западной Европе, Австралии и Канаде. В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой Эдельвейс.

Функционал:

• Отображение состояния номерного фонда;

• Учёт, предоставление услуг, проведение расчётов различными типами оплат. Печать документов;

• Управление групповыми заявками - создание и размещение, разделение гостей/оплат. Функции групповых настроек, печать групповых документов;

• Учёт и предоставление дополнительных помещений и ресурсов. Гибкая тарификация, полноценный учёт и ведение расчётов;

• Контроль безналичных расчётов между организациями. Накопительная информация о проводимых операциях;

• Финансовая, статистическая и специализированная отчётность по всем критериям работы предприятия. Формирование, печать, сохранение в Word, Excel;

• Хранение накопительной информации о проживавших гостях. Карточки с данными организаций, настройками и договорами (фирмы и агентства);

• Функции службы уборки. Статусы и типы уборки. Назначения смен, контроль их выполнения. Отчётность;

• Просмотр оперативной статистики в графическом виде.[28]

Преимущества: соответствие стандартам качества, адаптация к российским условиям, гибкая настройка под специфические требования отеля, мультиязычность и мультивалютность, более 70 интерфейсов со смежными системами, безопасность (разграничение прав доступа), оптимальное соотношение цена/качество.

Недостатки: неудобный интерфейс, медленная скорость работы системы, не интегрируема с Microsoft Office, большие требования к аппаратному обеспечению.

OPERA Enterprise Solution

Это принципиально новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве информационных систем - корпорации Micros-Fidelio.

В отличие от традиционных систем для гостиниц, OPERA Enterprise Solution представляет собой самое полнофункциональное на сегодняшний день решение управления, предназначенное как для независимых отелей, так и для гостиничных сетей; как для небольших отелей с ограниченным набором услуг, так и для шикарных 5-ти звездочных гостиниц.

Основанная на базе СУБД Oracle, самой надежной и универсальной платформе управления данными, OPERA Enterprise Solution предлагает новую концепцию работы и улучшения уровня обслуживания гостей, сочетая в себе такие несомненные преимущества как скорость, надежность, функциональность и в то же время простоту использования.

OPERA Enterprise Solution - это система, состоящая из модулей, которые могут быть настроены и добавлены в зависимости от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System); систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering); систему управления качеством обслуживания (Quality Management System); систему оптимизации прибыли (Revenue Management); систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler); систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System); модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service); централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System).[27]

Преимущества: скорость, надежность, функциональность и в то же время простота использования.

Недостатки: дорогостоящая система.

Система "Hotel-2000"

Осуществляет автоматизацию основных гостиничных служб. В ней реализована гибкая система расчетов с гостями, обеспечен контроль за работой кассиров, осуществлено управление номерным фондом, обеспечивая контроль за работой горничных. В систему встроен мощный аналитический аппарат, позволяющий посредством системы запросов сформировать для менеджеров гостиницы более 100 различных статистических, операционных, аудиторских и финансовых отчетов. "Hotel-2000" также дает возможность управлять процессом включения и отключения телефонных номеров и осуществляет перенос информации о телефонных переговорах на общий гостевой баланс. Система может быть связана с любой системой ограничения прав доступа, установленной в гостинице. Управление системой электронных замков осуществляется с использованием магнитных карт.[25]

Недостатки: сложность с дальнейшей доработкой информационной системы, большие требования к аппаратному обеспечению..

Для того чтобы определиться с выбором внедряемой ИС необходимо сравнить представленные системы по определенным признакам. Сравнительный анализ по функциональным характеристикам произведен в таблице 3.

Также проведем сравнительный анализ по другим ключевым факторам и представим в виде таблице 4.

Исходя из анализа информационных систем гостиниц, было принято решение разрабатывать собственную информационную систему. Так как из представленных для анализа систем, нет такой ИС, которая бы полностью отвечала потребностям конкретного бизнеса. Некоторые из представленных систем не могут быть адаптированы под российский бизнес и конкретно под гостиницу «Вираж». Другие имеют избыточный функционал для поставленных целей и задач, поэтому покупка данных решений будет нерациональной. Также для всех решений потребуется определенная кастомизация, что несет за собой дополнительные затраты, как финансовые, так и трудовые. Многие из представленных систем не совместимы с уже существующим программным обеспечением и требует существенных изменений в аппаратном обеспечении, что также приведет к серьезным затратам.

Таблица 3

Сравнительный анализ функционала ИС гостиниц (0 - нет, 1- есть)

№	Характеристики	Fidelio	Lodging Touch	Эдельвейс	OPERA Enterprise Solution	Hotel-2000
1	Ввод и хранение информации о госте	1	1	1	1	1
2	Возможность бронирования номеров	0	1	1	1	0
3	Внесение информации о предоставлении доп. услуг	1	1	1	1	1
4	Автоматический расчет оплаты	0	1	0	1	0
5	Занесение информации об оплате, выписка счета	1	1	1	1	1
6	Генерирование отчетов о деятельности гостиницы	1	1	1	1	1
7	Корректировка данных на всех этапах работы	1	1	1	1	1
8	Разграничение доступа	1	1	1	1	1
9	Русскоязычность	0	1	1	1	1
10	Гибкость системы	0	0	1	1	1
11	Удобный интерфейс	1	1	0	1	0
12	Быстрая скорость работы	1	1	0	1	1
13	Наличие модуля управления несколькими гостиницами	0	1	0	1	1
Итого баллов:		8	12	9	13	10

Таблица 4

Сравнительный анализ ИС гостиниц

№	Характеристика	Fidelio	Lodging Touch	Эдельвейс	OPERA Enterprise Solution	Hotel-2000
1	Операционная система	MS DOS и Windows NT	Windows NT, Windows-2000/XP	Windows 9x, Windows NT	Microsoft Windows NT/2000/XP/7, AIX и Sun Solari s	Solaris x86 2.5 Server Edition
2	СУБД	Oracle	MS-SQL Server	Sybase SQL Anywhere 5.0 и выше	Oracle	dВase
3	Интеграция	Не интегрируема с Microsoft Office	Интегрируема с Microsoft Office 95/97/2000/2010	Не интегрируема с Microsoft Office	Интегрируема с Microsoft Office 95/97/2000/2010/2013	Интегрируема с Microsoft Office 95/97/2000/2010
4	Аппаратное обеспечение	Компьютеры с процессорами 486 с частотой 120 Мгц и оперативно памятью от 16 МБ	Компьютеры не ниже Р/120/32 Мб, принтеры.	Сервер рабочая станция – IBM PC-совместимый компьютер (Pentium 100, оперативная память от 32 до 64 Мбайт, свободное место на жестком диске – 500 Мбайт)	Сервер Р-266/64/2 Гб; рабочая станция Р-133/32/1 Гб.	Компьютер-сервер на базе процессора Pentium-120 (32 Мб RAM; монитор SVGA и выше; HDD – 2 Гб на SCSI-шине; источник бесперебойного питания UPS; Ethernet-адаптер; стриммер, подключаемый к SCSI-шине); Компьютер – рабочая станция 486 DX2-66 (4 М Таблица 4. Продолжение б RAM; монитор SVGA и выше; модем со скоростью передачи не ниже 19200 бит/с; Ethernet-адаптер; аппаратные принт-серверы)
5	Время исполнения проекта	5-6 месяцев	5-6 месяцев	Около 1 года	6 -7 месяцев	Около 1 года
6	Стоимость системы (руб.)	2.900.000	3.050.000	1.360.000	3.300.000	2.600.000

В связи с этим принято решение о самостоятельной разработке ИС для службы приема и размещения гостиницы «Вираж». По предварительному анализу стоимость такой разработки составит 120000 руб., что существенно ниже стоимости всех рассматриваемых информационных систем на рынке.