2. Проектная часть

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и ее описание

Информационная модель представляет собой взаимосвязь входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области, необходимых для функционирования информационной системы.[18]

Для описания ИС была разработана информационная модель «TO–BE», которая строится в форме схемы данных и поясняется диаграммой потоков данных. Разработанная для решения поставленной задачи схема данных имеет структуру, представленную в Приложении А.

После автоматизации процесса приема и размещения гостей в гостинице «Вираж» будет сведено к минимуму количество ручных операций и бумажных документов. Модель потоков данных «TO-BE» представлена в Приложении Б на рис.7. Входные документы будут заноситься пользователями в ИС гостиницы «Вираж», преобразовываться до нужного формата и обрабатываться по запросам. Формат вводимых данных исключит возможность ошибки при занесении информации. Все данные о госте, номере, выбранных услугах и оплате будет храниться в базе данных. Выходные документы после обработки будут доступны для пользователей в любое время, что исключит возможность потери информации.

После внедрения информационной системы для службы приема и размещения гостей организационная структура гостиницы «Вираж» не изменится.

Служба приема и размещения гостей выполняет ряд задач, связанных с заселением и обслуживанием гостей.

Первая задача заключается в приеме «Заявок на бронирование мест». Рассматриваются такие показатели, как серия и номер паспорта клиента, ФИО клиента, планируемая дата заезда, планируемая дата выезда, количество дней проживания, тип номера, телефонный номер клиента. На основе этой информации составляется «Карта регистрации».

Вторая задача заключается в приеме и размещении гостей. Если гость ранее подал «Заявку на бронирование», то менеджер подтверждает заявку и в короткий срок заселяет гостя в номер. Если же гость не оформлял «Заявку на бронирование», тогда ему предлагается заполнить «Анкету гостя». Она включает следующие поля: ФИО гостя, паспортные данные (серия и номер), дата заезда и выезда, количество дней проживания, тип номера. На основе информации о гостях менеджер регистрирует гостя в системе (если не было брони), подбирает номер (из числа свободных), рассчитывает предварительную стоимость, и заселяет гостя в номер, то есть выдает «Визитную карту гостя» и «Разрешение на поселение».

Третья задача заключается в приеме «Заявок на дополнительные услуги». Гость, проживающий в гостинице, имеет право на платное пользование дополнительными услугами, такими как сауна, прокат автомобилей, мини-бар и др. Для этого он сообщает менеджеру о желании использования дополнительной услуги. Гость заполняет заявку, которая содержит Код заявки, Код гостя, ФИО гостя, Код услуги, Название услуги, Дата исполнения, Цена услуги. Менеджер регистрирует заявку в системе, сообщает дополнительным службам, подтверждает заявку, рассчитывает стоимость дополнительной услуги. На основе чего выдается «Счет за оказанные дополнительные услуги».

Четвертая задача заключается в окончательном расчете гостя и оформлении выезда. Выезд гостя оформляется до 12 часов. После этого времени оплачиваются еще сутки. Менеджер сводит «Предварительный расчет» и «Счет за дополнительные услуги», выставляет полный счет гостю для оплаты, менеджер контролирует оплату всех счетов гостя и после чего гость выезжает из гостиницы. Также каждый день администратор составляет сводный отчет по выполненным операциям, в котором указывает список рассчитанных гостей за день и дневную выручку. В конце периода (год, месяц) составляется «Ведомость заселения».

Для ввода первичной информации используются справочники и классификаторы, а также документы, предоставленные гостем. При внесении изменений, данные в справочниках обновляются.

Выходными документами являются экранные формы, сводный отчет и ведомость заселения в печатном и электронном виде. Выходные документы используются для передачи данных на вышестоящий уровень.

Взаимосвязь входных, промежуточных и результатных информационных потоков и задач, реализуемых в системе, представлена на диаграмме потоков данных в Приложении Б. Диаграмма потоков данных состоит из следующих блоков:

• Забронировать место в гостинице. На основе паспортных данных гостей составляется заявка на бронирование. После принятия, обработки и подтверждения заявки оформляется карта регистрации гостя.

• Принять и разместить гостей. На основе анкеты гостя или карты регистрации (при наличии брони) гости регистрируются в системе. Менеджер подбирает номер, исходя из пожеланий гостя и наличия свободных номеров. На данном этапе рассчитывается предварительная стоимость номера и предоставляется гостю для ознакомления. При выполнении всех вышеуказанных условий и согласия гостя, гость заселяется в номер. Выходными документами являются разрешение на поселение и визитная карта гостя.

• Предоставить дополнительные услуги. При желании гостя воспользоваться одной или несколькими дополнительными услугами он подает менеджеру заявку на оказание дополнительных услуг. Менеджер регистрирует заявку в системе, передает на выполнение в другие отделы и на основе прайс-листа рассчитывает стоимость выбранной дополнительной услуги. Выходным документом является счет за оказанные дополнительные услуги.

• Рассчитать и оформить выезд. Все расчеты ведутся на основании двух основных документов – предварительного расчета за проживание и счета за оказанные дополнительные услуги. Менеджер выставляет счет гостю, контролирует оплату гостем всех предоставленных услуг. На основании этих документов администратор составляет сводный отчет и ведомость заселения за период. Вышеуказанные выходные документы поступают к руководству, для контроля ситуации, а также остаются в службе приема и размещения гостей для сравнения с предыдущими периодами.