1.7. Требованияк информационному обеспечению проекта

Информационное обеспечение (ИО) – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы [8]. В состав данного вида обеспечения входят компоненты внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения.

К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники.

В состав внемашинного обеспечения входят:

• Система классификации и кодирования типов технико-экономической информации;

• Нормативно-справочные документы (справочники по поставщикам, товарным группам, сегментам);

• Методические и инструктивные материалы (должностные инструкции, руководства пользователей, внутриорганизационные регламенты);

• Оперативные документы (приказы, служебные записки, счета, договоры и т.д.).

К внутримашинному ИО относится та часть информационного обеспечения, которая представляя собой совокупность данных, использующихся в автоматизированных системах управления, и фиксируется на машинных носителях системы (макеты и экранные формы для ввода первичных данных или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения [4].

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

В данном дипломном проекте должны быть спроектированы следующие классификаторы: данные о поставщиках, отчеты о тендерах, договора, отчеты, приказы, сегментов. Решение задачи осуществления закупок должно осуществляться на основе принятой единой системы классификации и кодирования. Поэтому используются общесистемные классификаторы единиц измерения.

Внутримашинное ИО может быть организовано в виде совокупности локальных файлов или интегрированной БД. Для решения поставленной задачи целесообразно использовать интегрированную базу, а точнее Банк данных (БнД). БнД - это БД с СУБД, применяемой для ее создания, ведения и обработки. БнД занимают ведущее положение по объему хранимой информации, составу решаемых задач, сложности создания и поддержания в достоверном состоянии всей совокупности данных. Данные условия способствуют разделению необходимой информации по типам решаемых задач, данные упорядочиваются, сокращается время на поиск информации и уменьшается вероятность ошибок [11].

При решении данного комплекса задач на вход поступают следующие данные:

• По поставщикам: общая информация, профиль компании, данные по контактным лицам;

• По тендерам: общие данные, специализация тендера, коммерческие предложения компаний, участвующих в процедуре по выбору поставщика;

• По договорам: общие условия по договору, включая цену, условия оплаты и поставки товара.

Выходными документами являются следующие отчеты:

• «Отчет по количеству договоров, заключенных в определенный временной промежуток»;

• «Отчеты по договорам, заключенным в определенный временной промежуток» (детализированный отчет, основной отчет);

• «Отчеты по тендерам, проводимым в заданные сроки» (детализированный отчет, основной отчет);

• «Основной отчет по тендерам, проводимым конкретным закупщиком»;

• «Отчет по специализации заданного поставщика»

• «Отчет по специализации текущих поставщиков»;

• «Отчет по специализации потенциальных поставщиков»;

• «Список тендеров, в которых определенный поставщик принимал участие»;

• «Список договоров, заключенных с данным поставщиком».

База данных (БД) - поименованная совокупность данных, отражающая совокупность объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области [7].

По способу установления связей между данными различают:

• иерархическую;

• сетевую;

• реляционную модель.

Иерархические модели данных представляют собой графовую модель с вершинами-таблицами. В моделях имеется один файл, который является входом в структуру. Между файлами устанавливаются отношения соподчиненности. У файла может быть одна исходная вершина и несколько подчиненных. Основной тип отношений - 1:М.

В сетевых моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1, 1:М и М:М.

Наиболее широкое распространение получила реляционная модель данных. При такой организации вся информация представлена в виде таблиц (файлов БД) и отношений. Таблицы являются совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) существуют связи типа 1:М, М:М. Каждое отношение имеет ключ - это поле записи (атрибут) однозначно идентифицирующее ее. Данное свойство реляционной модели данных исключает дублирование информации, ускоряет поиск и доступ к конкретным данным.

Принятый в реляционной модели подход к структурированию и целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции обладают мощными возможностями управления данными и их обработки.

Наиболее предпочтительной является реляционная модель, которая строится на понятии отношения, чем исключает недостатки, присущие сетевой и иерархической структурам.

Заполнение пользователем электронных форм документов осуществляется посредством экранных форм. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать кнопки, переключатели, выпадающее меню или списки выбора.

При создании ИС необходимо учитывать следующие требования к оформлению экранных форм:

• Однозначное наименование полей;

• Соответствующий реальным данным размер полей для ввода информации;

• Реализация четкой последовательности введения информации;

• Максимальная степень понятности для пользователя.

• Требования к печатным формам:

• Соответствие принятым в компании формами выходных документов;

• Максимальная степень понятности для пользователя.