1.5. Обзор существующих на рынке разработок

Сравнение систем и выбор систем электронного документооборота, удовлетворяющей потребностям предприятия, является крайне сложной задачей. И если проведение детального исследования систем, имеющих полнофункциональную демонстрационную версию, - вполне реальная задача, то предоставленный разработчиками удаленный доступ к системам и, тем более, презентации консультантов, далеко не всегда и не всем позволяют достаточно полно ознакомиться с системами и подробно сравнить их [11].

В данном параграфе дипломного проекта приводится сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России. Для рассмотрения были отобраны те разработчики, которые активно присутствуют на рынке, постоянно улучшают свои продукты и ориентируются на современные тенденции развития систем электронного документооборота. Представленные системы используют различные базовые платформы и технологии, однако предназначены для решения одной и той же задачи - автоматизации документооборота. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, нами не рассматриваются.

Проведенный сравнительный анализ учитывает функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а их сочетание определяет положение каждой системы на рынке предложения. Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Что касается стоимостного анализа, то главная сложность заключается в различиях оценки того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой - быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах. Показатели сравнения представлены в таблице 3.

Таблица 3 Значения бальной системы

Значение	Показатель
Возможность не реализована	0
Реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности	0,5
Возможность реализована	1

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 4 «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица 4 Функциональная возможность модуля «Канцелярия»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Ведение РК документов	1	1	1	1
Ведение номенклатуры дел	1	1	1	1
Присоединение файлов	1	1	1	1
Сканирование документов	1	0,5	0,5	0,5
Совместимость с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов	0,5	0	0,5	0,5
Регистрация документов из электронной почты	1	0	1	1
Регистрация существующих документов	0	0	0	0
Сопровождение бумажных и электронных документов	1	0,5	1	1
Контроль заполнения обязательных полей в РК	1	1	1	1
Проверка на дублирование при регистрации	0	0	0	0
Использование справочников	1	1	1	1
Добавление новых справочников	1	0	1	0,5
Создание и изменение словарей и справочников	1	0	1	0,5
Поддержка иерархических справочников	1	1	1	1
Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки	1	1	1	1
Создание своих РК (графический дизайнер)	0,5	0	1	0,5
Наличие шаблонов создаваемых документов	1	0	1	1
Ведение истории работы с документами	1	1	1	1
Средний бал	0,83	0,5	0,83	0,75

Одной из главных задач, стоящих перед системами электронного документооборота, является управление процессами движения и обработки документов. В современных системах электронного документооборота имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам. Результаты исследования исполнения данных функциональных задач представлены в таблице 5.

Таблица 5 Функциональная возможность модуля «Маршрутизация и контроль исполнения»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Поддержка пользователей и параллельной маршрутизации документов и задач	1	1	1	1
Работа с типовыми маршрутами (регламенты)	1	1	1	1
Работа со свободными маршрутами	1	0,5	1	1
Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрутов движения	1	0,5	1	1
Наличие визуального редактора процессов обработки документов	1	0,5	1	0,5
Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование	0	0	0,5	1
Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по электронной почте)	1	0,5	1	1
Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению	0	0	0	0
Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль	1	1	1	1
Оперативный контроль за рассмотрением документов	1	1	1	1
Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации	0	0	1	1
Средний бал	0,73	0,55	0,86	0,86

Повышение эффективности предприятия после внедрения системы электронного документооборота достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице 6 «Аналитика и управление» приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Таблица 6 Функциональная возможность модуля«Аналитика и управление»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Поиск по всем атрибутам РК (диапазоны)	1	1	1	1
Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)	0	0	1	1
Наличие полнотектового поиска по РК и документу	0,5	1	1	1
Поддержка морфологии русского языка	1	0	0	1
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением	0,5	0,5	1	1
Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска	1	1	1	1
Наличие в системе генератора отчетов	1	0,5	0,5	1
Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине	1	1	1	1
Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов	1	0	0,5	0,5
Средний бал	0,78	0,56	0,78	0,94

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой системы электронного документооборота или отдельного модуля. Данные по этим показателям представлены в Таблице 7.

Таблица 7 Функциональная возможность модуля «Архив»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Списание в архив	1	1	1	1
Ведение архивов электронных документов	0,5	0,5	0,5	0,5
Поиск по архиву	1	0,5	1	1
Ведение архивных хранилищ электронных образов документов	1	0,5	1	0,5
Ведение отдельной архивной базы документов	0,5	0	0	0,5
Обеспечение учета контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве	0	0	0	0,5
Обеспечение оптимизации хранения данных	1	0,5	1	1
Средний бал	0,71	0,43	0,64	0,71

Важность обрабатываемой в системе электронного документооборота информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице 8 дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых системах электронного документооборота.

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации систем электронного документооборота на предприятии.

Таблица 8 Функциональная возможность модуля«Информационная безопасность»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)	1	1	1	1
Наличие программных средств контроля целостности докментов	0,5	0,5	0,5	0,5
Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)	1	1	1	1
Применение средств шифрования	0,5	0	0,5	1
Применение сертифицированных средств криптозащиты	1	0	1	1
Применение электронно-цифровой подписи	0,5	1	0,5	1
Средний бал	0,75	0,58	0,75	0,92

В нижеследующей Таблице 9 приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Таблица 9 Функциональная возможность модуля«Общие характеристики»

Функция	Landocs	Corporate	Босс-Референт	Мотив
Полнофункциональный толстый клиент	+	+	+	+
Полнофункциональный тонкий клиент (* - только WEB-клиент)	+	+ / -	+	+
Поддержка территориально-распределенного режима работы	+ / -	-	+	+ / -
Наличие API (Application Programming Interface)	+	-	+	+
Демонстрационная версия (* - WEB-доступ)	-	+	-	-

В таблице 10 приводится стоимость систем электронного документооборота из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Следует обратить внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентоспособность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В Таблице 10 приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Таблица 10 Стоимость анализируемых систем ЭД

Система ЭД	10 лицензий	30 лицензий	100 лицензий	Конкурентоспособность лицензий
Landocs	186700	354700	862700	да
Corporate	18900	56680	188950	да
Босс-Референт	94940	284820	949400	нет
Мотив	60600	157500	417600	да

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением Таблицы 9 «Общие характеристики». Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100. Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» системам электронного документооборота в рамках данной методики сравнения.

Рисунок 4. Оценка функционала рассматриваемых систем электронного документооборота

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные (Мотив), среднефункциональные (Босс-Референт, LanDocs) и низкофункциональные (Corporate).

ОАО «ИНПЦ ТЛП» - крупная организация с большим штатом сотрудников. Для компании при выборе системы предъявляются следующие требования к функционалу :

• Осуществление различных видов поиска в одном запросе;

• Ведение отдельной архивной базы документов;

• Поддержка пользователей и параллельной маршрутизации документов и задач;

• Обеспечение оптимизации хранения данных;

• Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли);

• Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию);

• Применение электронно-цифровой подписи;

• Поддержка территориально-распределенного режима работы;

• Полнофункциональный толстый клиент;

• Поддержка морфологии русского языка;

• Оптимальная стоимость программного обеспечения.

Всем этим требованиям отвечает функционал системы Мотив. Было принято решение выбрать данную систему электронного документооборота для оптимизации работы организации. В ходе изучения системы было выявлено, что после покупки системы необходимо будет доработать модуль по управлению договорами.