2.3. Технологическое обеспечение задачи

Работа с системой начинается с проверки полномочий пользователя, при этом предусматривается защита от несанкционированного доступа. Если пароль введен правильно, то происходит подключение пользователя к системе и осуществляется выбор определенной реализуемой функции. Технологический процесс работы с системой представлен в виде схем на рисунке 8.После входа в систему пользователь находится в главном меню и может выбрать функцию дальнейшей работы, а именно:

• Ведение закупщика;

• Ведение поставщика;

• Ведение тендера;

• Ведение договора

• Выход из системы.

Рис. 8. Схема технологического процесса работы

Глава 3. Обоснованиеэкономической эффективности проекта

3.1. Выбор и обоснование методики расчетаэкономической эффективности

Разработанная система документооборота обладает следующими показателями целевой эффективности:

• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

• Поддержка системы контроля качества, повышение исполнительской дисциплины;

• Оптимизация бизнес-процессов, ускорение документооборота;

• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией, сокращения времени на создание и поиск документов;

• Реализация единого методического подхода в делопроизводстве;

• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;

• Создание единого защищенного информационного пространства;

• Повышение сохранности и исключение потери документов;

• Повышение взаимозаменяемости сотрудников;

• Формализация деятельности каждого сотрудника;

• Учет рабочего времени сотрудников.

Для подтверждения вышеперечисленного следует оценить экономическую эффективность проекта.

Под оценкой экономической эффективности понимается определение качества результата разработки информационной системы. Для этого используется отношение между затратами и получаемым эффектом.

Разрабатываемая автоматизированная система изменяет процессы работы, поэтому целесообразно оценивать эффективность путем сравнения вариантов по стоимостным и трудовым показателям в рамках отдельных технологических операций. Исходным вариантом считается подход, который использовался до внедрения новой системы. Он заключался в использовании для работы сотрудников продающих подразделений приложений MSOffice. Сравниваемый вариант предлагает использование единой интегрированной системы в веб-доступе.

Экономическая эффективность проекта складывается их двух составляющих: косвенного и прямого эффекта. Косвенный эффект характеризуется улучшением качественных характеристик: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением количества ошибок при составлении документов. Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

Трудовые показатели:

1. Абсолютное снижение трудовых затрат (∆T) в часах в год. Вычисляется по формуле: ∆T= T_0-T_i, где T0 – трудовые затраты в часах в год на обработку информации по исходному варианту, Ti – трудовые затраты в часах в год на обработку информации по предлагаемому варианту.

2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (KT): K_T=∆T/T_0 *100%.

3. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT):Y_T=T_0/T_i .

Показатель трудовых затрат рассчитываются по формуле:

T=∑_(i=1)^n T_i, где Ti – показатель трудовых затрат на i-ю операцию технологического процесса; n – количество операций.

Показатель трудовых затрат на i-ю операцию (Ti) рассчитывается по следующей формуле: T_i=Q_i/N_i , где Qi – объем работ, выполненных на i-ой операции, Ni – норма выработки на i-ой операции.

Стоимостные показатели:

1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆C) в рублях в год: ∆C=C_0-C_i.

2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (KС) :K_С=∆С/С_0 *100%.

3. Индекс снижения стоимостных затрат (YC): Y_С=С_0/С_i .

Показатель стоимостных затрат (С) для базового и проектного варианта представляет собой сумму затрат на технологический процесс по следующим статьям затрат: на заработную плату, на оплату машинного времени, на амортизацию, на накладные расходы.

Этот показатель рассчитывается по формулеС=∑_(i=1)^n C_i , где Ci – показатель стоимостных затрат на i-ю операцию технологического процесса, в состав которого включаются следующие компоненты: Ci = Cзп+Cнр+Са+Смв, где Сзп– затраты на заработную плату, Снр – затраты на накладные расходы, Са – затраты на амортизацию, Смв – стоимость машинного времени на ввод информации в компьютер, обработку данных и выдачу результатной информации.

Затраты на накладные расходы рассчитываются как производная величина от затрат на заработную плату: Cнр= Cзп* Кнр, где Кнр – величина коэффициента накладных расходов (≈0,7) от величины Сзп.

Стоимость машинного времени рассчитывается по следующей формуле: Смв=tM*c, где с – стоимость машинного часа, tм – длительность выполнения м-й машинной операции технологического процесса, включающая в себя следующие компоненты: tM= t1+ t2+t3, где t1 – длительность выполнения операции ввода исходной информации в компьютер, t2 – длительность обработки информации при решении задачи (в час), t3 – время вывода результатной информации пользователю на печать или по каналам связи.

Показатель t1 рассчитывается по формуле: t_1=Q_ВВ/N_ВВ , где Qвв – объем вводимой информации в символах (байтах), Nвв – норма вводимой информации с клавиатуры в час.

Показатель t2 рассчитывается по следующей формуле:t_2=Q_ОП/V_об , где Vоб – быстродействие работы компьютера, Qоп – объем операций, выполняемых компьютером по обработке данных при решении задачи, определяемый как отношение объема вводимой информации к предполагаемому количеству операторов, реализуемых алгоритмом определенного класса задач: Q_ОП=Q_ВВ/R, где R – число операторов, приходящееся на один байт вводимой информации, характерное для определенного класса задач.

Показатель t3 рассчитывается по следующей формуле: t_3=Q_ВЫВ/V_ВЫВ , где Qвыв – объем выводимой информации (в строках или байтах), Vвыв – скорость работы печатающего устройства (стр./час) или канала связи (байт/час).

Кроме того, рассчитывают приведенный показатель годовой экономии (Эг) по формуле: Эг = (С0+Ен*К0) – (Сj+Ен*Кj),

где Cj и С0 – текущие стоимостные затраты для предлагаемого и базового варианта,

Ен – нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, ниже которого они уже будут нецелесообразны (≈0,15),

Kj и K0 – капитальные затраты, включающие в себя затраты на следующие направления:

Помимо вышеприведенных показателей эффективности, проектировщики рассчитывают также показатель срока окупаемости капитальных затрат (Ток), представляющий собой отношение капитальных затрат к экономии стоимостных затрат: T_OK=(K_j-K_0)/∆C.

Расчетный коэффициент эффективности Ер, показывающий долю окупаемости капитальных затрат за год, является обратной величиной сроку окупаемости и рассчитывается по формуле: E_p=1/T_OK.