2.1.3. Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информацией
Вся документация ОАО «ИНПЦ ТЛП» делится на входящие, исходящие и внутренние документы.
Входящие документы - документы, поступившие в организацию извне по различным каналам.
По способу доставки:
Факс;
Курьер;
Почта России;
Личный приём;
Электронная почта;
Корпоративный сайт;
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
По принадлежности к источнику поступления:
Из вышестоящих организаций;
Из подведомственных организаций и филиалов;
От сторонних организаций и физических лиц.
Исходящие документы - документы, предназначенные для отправки в сторонние организации или физическим лицам.
Внутренние документы - документы, предназначенные для использования внутри организации.
Договоры;
Организационно/нормативно-распорядительные документы:
Приказы;
Отчеты;
Распоряжения;
Постановления;
Протоколы совещаний;
Протоколы поручений;
Инструкции;
Регламенты.
Служебные записки;
Доверенности;
Заявки.
2.1.4. Характеристика базы данных
Для того чтобы спроектировать структуру информационной базы, необходимо иметь исходную информацию о предметной области. Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью предметной области [4].
Модель данных, необходимых для решения комплекса задач по ведению поставщика, тендера и заключения договора, представлена в виде диаграммы «сущность-связь» на рисунке 6. На ней изображены основные объекты предметной области системы, а также обозначены связи между ними и их характер.
Эта область базы данных состоит из следующих сущностей:
Компания-поставщик (Код поставщика, Название компании, Филиалы, Веб – адрес, Фактический адрес, Юридический адрес, Телефон, Факс, Электронная почта, Парма №, Соглашение о конфиденциальности_копия, Соглашение о конфиденциальности_оригинал, RFQ_на русском, RFQ_на английском, Каталог, Текущий поставщик, Заметки) – справочник по поставщикам;
Рис. 6. Инфологическая модель базы данных
Контактное лицо (Код контактного лица, Код поставщика, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Телефон, Внутренний номер, Мобильный телефон, Электронная почта, Заметки) – информация о контактах поставщика;
Юридическое лицо (Код юридического лица, Название юридического лица Цитрон) – справочник по юридическим лицам ;
Товарная группа (Код товарной группы, Название товарной группы) – справочник по товарным группам;
Сегмент (Код товарной группы, Код сегмента, Название сегмента) – справочник по сегментам;
Договор (Код договора, Код закупщика, Код юридического лица, Внутренний клиент, Тип договора, Дата заключения договора, Дата окончания действия договора, Сумма договора, Приблизительно, Валюта, № договора_Цитрон, № договора_Поставщик, Условия оплаты, Заметки) – информация о заключенных договорах;
Приложение (Код договора, № приложения, Дата подписания, Описание, Код закупщика, Код юридического лица) – информация о приложениях к договорам;
Закупщик (Код закупщика, ФИО закупщика, Телефон, Внутренний номер) – справочник по закупщикам;
Заключение договора (Код договора, Код поставщика, Код товарной группы, Код сегмента, Код закупщикам, Код юридического лица);
Тендер (Код тендера, Код закупщика, RFQ №, Название тендера, Дата проведения тендера, ФИО закупщика, Заметки) – информация о проводимых тендерах;
Участвующие в тендере поставщики (Код участника, Код тендера, Код поставщика, Код закупщика, Название компании, КП 1_$,RG 1_ Дата, ФКП _$, ФКП_Дата, Выбран, Заметки) – информация о поставщиках, участвующих в тендере;
Специализация поставщика (Код поставщика, Код товарной группы, Код сегмента);
Ведение тендера (Код тендера, Код товарной группы, Код сегмента, Код закупщика).