2.1.2. Информационная модель и ее описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов [13].

Схема данных состоит из следующих элементов:

• символов данных (символы данных могут также указывать вид носителя данных);

• символов процесса, который следует выполнить над данными (символы процесса могут также указывать функции, выполняемые вычислительной машиной);

• символов линий, указывающих потоки данных между процессами и (или) носителями данных;

• специальных символов, используемых для облегчения написания и чтения схемы.

Цикл обработки информации можно разбить на два этапа:

1. Прием, обработка и ввод первичной входящей информации;

2. Формирование документов (отчетные документы).

Информационная модель, описывающая систему документооборота после автоматизации и доработки модуля управления договорами представлена на рисунке 5.

Объективно оценив реализуемую систему следует отметить, что процесс обработки документов для сотрудников отдела закупок будет существенно облегчен за счет автоматизации большинства действий.

Рис. 5. Информационная модель

Далее следует описать входную и результатную информации, классификаторы, системы кодирования и проектируемую базу данных.

2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Система классификации – это совокупность правил распределения объектов множества на подмножества [16].

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения» [16]. Для кодирования объектов необходимо их упорядочить по некоторым признакам. Результат упорядоченного распределения объектов заданного множества носит название классификации.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

• Наличие в системе неограниченного количества признаков классификации;

• Соподчиненность признаков классификации, что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки. Однако эта система характеризуется жесткой структурой классификации, не позволяющей вносить новые признаки или изменять их последовательность. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора.

Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутствуют в других системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классификации. Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками.

Многоаспектная система - это система классификации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная.

Фасет - это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Дескриптор - ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает принадлежность этого объекта к классу, группе и так далее.

Фасетная система характеризуется следующими особенностями построения:

• Имеется некоторое множество классифицируемых объектов, которое можно рассматривать в нескольких аспектах, каждый из которых может характеризоваться одним или несколькими признаками, образующими фасет;

• Устанавливается некоторый порядок следования фасетов с помощью фасетной формулы.

Таблица 12

Система кодов и классификаций

Наименование кодируемого множества объектов	Значность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Поставщик	10	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Регион	3	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Тендер	10	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Тип операции	2	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Отчеты	2	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Приказы	14	Порядковая	Отсутствует	Локальный

К преимуществам данной системы следует отнести большую емкость системы и высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вводить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле. К недостаткам – сложность структуры и низкую степень заполненности системы. ИС «Мотив» является многоаспектной структурой фасетного типа. Используемые в системе классификаторы и системы кодирования представлены в таблице 3.