Глава 2. Разработка проектных решений по автоматизации документооборота оао «инпц тлп»

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Описание программных модулей

В реализуемой системе документооборота имеются следующие модули (разрабатываемый модуль включен в список):

1. Управление электронными документами;

2. Управление деловыми процессами;

3. Канцелярия;

4. Управление совещаниями;

5. Управление взаимодействием с клиентами;

6. Управление договорами.

Ниже каждый из модулей будет рассмотрен более подробно.

Управление электронными документами. Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д. Для решения этих задач предназначен модуль системы «Мотив» «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.).

Модуль «Управление деловыми процессами». Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. Система «Мотив» решает эти задачи за счет автоматизации процессов создания, обработки и движения документов. Кроме того, реализованный в системе бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

Модуль «Канцелярия» предназначен для секретарей и делопроизводителей и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

• единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

• регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

• осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

• получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Модуль «Канцелярия» позволяет организовать обмен документами между сторонними организациями. При таком обмене возможно использование ЭЦП, а специальные механизмы системы «Мотив» позволяют осуществлять контроль доставки документов. Принципы обмена основываются на отраслевом стандарте обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденном Гильдией Управляющих Документацией.

Модуль «Управление совещаниями» В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания. Подготовка к совещанию в системе «Мотив» начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника «Работники»), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника «Контактные лица»). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» обеспечивает удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий. Кроме того, модуль поддерживает полный жизненный цикл продаж. Эффективность управления взаимодействием с клиентами значительно увеличивается за счет использования различных отчетов и возможностей других модулей: «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Модуль «Управление договорами» системы «Мотив» предназначен для автоматизации согласования договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.). При использовании модуля процесс подготовки договора и работа с заключенным договором значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как процесс согласования проходит через всех необходимых участников с учетом заданных сроков согласования. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и позволяет гибко разграничивать права доступа к информации.