5. Автоматизированное рабочее место бухгалтера

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) – это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных в целях получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией.

АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

• комплекс программ для обработки учетной информации;

• обучающую систему;

• сервисные средства настройки АРМ;

• методическую и правовую поддержку АРМ.

Помимо компонент, установленных на компьютере, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети.

АИС-БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети.

6. Концептуальная модель обработки данных в аис-бу

В концептуальной модели обработки данных в АИС-БУ выделяют два этапа: подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

- документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

- обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;

- завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки.

Простая проводка включает проводку и дату.

Однако чаще в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют "расширенной проводкой".

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название "бухгалтерская операция".

Бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде простых и расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя.

На третьем этапе при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода создаются необходимые бухгалтерские записи, регистрируемые в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.