79

Тема . Контроль як функція управління.

Контроль за поширеним сприйманням насамперед асоціюється з обмеженням, відсутністю самостійності і свободи особистості. Але ці функції контролю не повні, бо змістом процесу контролю є встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів, забезпечення змоги корегування у разі необхідності.

Необхідність контролю визначається відразу після формулювання цілей організації як протидії хаосу і невизначеності.

Зменшити невизначеність - означає запобігти виникненню кризових ситуацій (катастроф). Останнім часом набула значного розвитку теорія катастроф (Р. Уітні). Одним з головних висновків цієї теорії є обґрунтування “фаталізму”. Доведено, що дуже малі локальні зміни можуть призвести до великих глобальних наслідків.

Функція контролю - це така множина дій, що дає змогу визначити проблеми і отримати можливість корегувати їх. Потреба дисципліни під час контролю визначена ще у китайському творі (Ші-Цзін. “Книга змін”) – “Коли розумна людина бачить в чому вона досягла успіху, вона робить так знову, коли вона бачить свої помилки, то не повторює їх”.

Контроль має бути спрямований на підтримку стану успіху, визначення тих напрямків діяльності, що сприяють досягненню успіху.

Головні види контролю (рис. 1.).

Попередній контроль

Поточний контроль

Заключний контроль

Ч ас

Рис. 1. Види контролю .

Попередній контроль вміщує змогу чіткого визначення таких ресурсів: людські (визначення кваліфікації), матеріальні (якість використовуваних матеріалів), фінансові (обсяг бюджету, встановлення можливих меж виплат).

Ці види контролю здійснюються дискретно, у різні моменти часу. Поточний контроль здійснюється завдяки зворотному зв'язку (наприклад, повідомлення начальником про наслідки роботи своїм підлеглим якщо він бачить помилки). Він особливо корисний, якщо це відбувається регулярно. Всі живі організми користуються системами зворотного зв'язку при взаємодії з зовнішнім середовищем. Наприклад, підтримка внутрішньої температури тіла людини на рівні 36,6 - наслідок дії складної системи зі зворотнім зв'язком.

Всі системи зворотного зв'язку мають спільні риси (рис. 13.1. ).

Ціль

Використання зовнішніх ресурсів

Перетворення зовнішніх ресурсів для внутрішнього використання

Слідкування за відхиленнями від цілі

Керування відхилень для забезпечення цілі

1

2

3

4

5

Інформація

Рис. 2. Контроль зі зворотним зв’язком.

Заключний контроль потрібен для здобуття інформації, необхідної для планування і встановлення нових цілей.

Процес контролю вмішує три чітко визначених етапи (фази) - (рис.3.):

виробка стандартів і критеріїв, порівняння з цими критеріями отриманих результатів; виконання корегуючих дій.

Контроль

Порівняння

Пошук корегуючих дій

Стандарт

(Оцінка)

Рис 3.Структура контролю.

Показники результативності організації точно визначають зроблену роботу і дають змогу реально порівняти її з плановою. Система контролю має спрацьовувати лише при підвищенні масштабу достатніх відхилень від встановлюваного рівня. У цьому полягає так званий принцип включення.

Фази (етапи) контролю