2. Выбытие денежных средств из кассы предприятия

Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

• сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

• оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

• выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

• выплата заработной платы и депонированных сумм;

• выплата пособий социального характера;

• выплата материального поощрения и материальной помощи;

• выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

• наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

• предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

• любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (ф.№КО-2), который имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Для выдачи заработной платы, социальных выплат, надбавок и премий применяются платежные ведомости. По этим ведомостям также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то так же, как при оформлении расходного кассового ордера, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».

По истечении срока хранения денег в кассе кассир должен сделать следующее:

• в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

• составить реестр депонированных сумм;

• в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

• записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп.

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

Операции по выбытию денежных средств из кассы предприятия представлены в таблице 5.

Таблица 5 Операции по выбытию денежных средств из кассы ООО «Нателла»
Содержание Операции	Корреспонденция счетов		Основание для взноса денежных средств
	Д	К
Выданы денежные средства в подотчет	71	50	Заявление, РКО
Сданы сверхлимитные денежные средства в банк	51	50	Объявление на взнос наличными, РКО
Оплачено подрядчику за выполненные работы	60	50	Договор подряда, доверенность, РКО
Выдана из кассы заработная плата персоналу	70	50	Платежная ведомость, РКО
Выдан сотруднику беспроцентный займ	73/1	50	Договор займа, РКО
Отражена сумма недостачи денежных средств, выявленная при инвентаризации	94	50	Акт инвентаризации
Отражено отнесение суммы недостачи на виновное лицо – кассира	73/2	94	Акт инвентаризации
Выдана премия персоналу орг-ции за счет нераспр. прибыли	84	50	Платежная ведомость, РКО

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

• приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

• заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс [15, с. 55].

Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на:

• проезд;

• наем жилого помещения;

• суточные. [5, с.56]

• Если сотруднику, направленному в командировку, поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом [5, с.57]. Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств: полученных с расчетного счета организации; поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам.

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому. Этот документ оформляется в одном экземпляре. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО. В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет. После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера [15,с.57].

На рисунке 8 представлена последовательность выдачи наличных денежных средств на командировочные расходы.

Директор организации	Приказ Заявление	Бухгалтерия
Подотчетное лицо (сотрудник, направляемый в командировку	Наличные	Расходный кассовый ордер
	Касса организации

Рисунок 8. Последовательность выдачи наличных денежных средств на командировочные расходы