3. Бухгалтерський облік безготівкових розрахунків

1. Бухгалтерський облік грошових коштів на рахунках в органах Казначейства

Відповідно до ст. 43 БКУ при виконанні державного бюджету і місцевих бюджетів застосовується казначейське обслуговування бюджетних коштів. Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, забезпечує казначейське обслуговування бюджетних коштів на основі ведення єдиного казначейського рахунку, відкритого у Національному банку України.

Казначейське обслуговування бюджетних коштів передбачає:

• розрахунково-касового обслуговування розпорядників і одержувачів бюджетних коштів, а також інших клієнтів відповідно до законодавства;

• контроль за здійсненням бюджетних повноважень при зарахуванні надходжень бюджету, взятті бюджетних зобов’язань розпорядниками бюджетних коштів та здійсненні платежів за цими зобов’язаннями;

• ведення бухгалтерського обліку і складання звітності про виконання бюджетів з дотриманням національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку та інших нормативно-правових актів центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної бюджетної політики;

• здійснення інших операцій з бюджетними коштами.

Для цього в органах Казначейства бюджетним установам відкриваються рахунки у встановленому законодавством порядку (рис. 2.6).

Небюджетні

Бюджетні

Рахунки для зарахування надходжень (рахунки за надходженнями)

Інші бюджетні рахунки

Рахунки для операцій з бюджетними коштами

Рахунки для обліку операцій з фінансування бюджетів

Реєстраційні рахунки

Спеціальні реєстраційні рахунки

Рахунки одержувачів коштів

Особові рахунки

Рахунки для обліку операцій з міжбюджетними трансфертами

Рахунки, які відкривають розпорядникам бюджетних коштів для здійснення загальнодержавних видатків

Рис. 2.6. Види рахунків, які відкриваються в органах Казначейства

Порядок відкриття рахунків у органах Казначейства регламентується наказом МФУ «Про затвердження Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України» від 22.06.2012 року № 758.

Найбільший інтерес для бюджетних установ становить бюджетні рахунки для операцій з бюджетними коштами – рахунки для здійснення операцій з бюджетними асигнуваннями, передбаченими на виконання відповідних програм і заходів у державному та місцевих бюджетах, які відкриваються розпорядникам бюджетних коштів та одержувачам бюджетних коштів, відокремленим структурним підрозділам розпорядників бюджетних коштів.

Бюджетні рахунки для операцій з бюджетними коштами поділяються на:

• особові рахунки – рахунки, які відкриваються розпорядникам коштів місцевих бюджетів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків та кредитування бюджету для обліку руху коштів, виділених із загального та/або спеціального фондів місцевих бюджетів для розподілу між розпорядниками та одержувачами коштів місцевих бюджетів, а також відокремленими структурними підрозділами розпорядників коштів місцевих бюджетів;

• реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів – рахунки, які відкриваються розпорядникам бюджетних коштів, відокремленим структурним підрозділам розпорядників бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків та кредитування бюджету для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів;

• спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів – рахунки, які відкриваються розпорядникам бюджетних коштів, відокремленим структурним підрозділам розпорядників бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків та кредитування бюджету для обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів;

• рахунки одержувачів бюджетних коштів – рахунки, які відкриваються одержувачам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків та кредитування бюджету загального та/або спеціального фондів для обліку операцій з виконання плану використання бюджетних коштів;

• рахунки для обліку операцій по загальнодержавних витратах – рахунки, які відкриваються розпорядникам бюджетних коштів для здійснення загальнодержавних витрат;

• рахунки для обліку операцій з міжбюджетними трансфертами – рахунки, які відкриваються розпорядникам коштів місцевих бюджетів для обліку руху коштів загального та/або спеціального фондів місцевих бюджетів за міжбюджетними трансфертами.

Бюджетні рахунки відкриваються щорічно на початок нового бюджетного періоду відповідно до закону про Державний бюджет України та рішень про місцеві бюджети. У разі неприйняття або несвоєчасного прийняття закону про Державний бюджет України відкриваються рахунки попереднього бюджетного періоду. Спеціальні реєстраційні рахунки, на яких зберігаються залишки коштів для покриття відповідних витрат у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення, відкриваються у наступному бюджетному періоді відповідно до законодавства.

Розпорядники бюджетних коштів, які не мають відкритих рахунків в органі Казначейства, для відкриття бюджетних рахунків подають документи відображені на рис. 2.7.

Договір про розрахунково-касове обслуговування

Реєстраційна картка розпорядника (одержувача) бюджетних коштів

Формування справи з юридичного оформлення рахунків

Відкриття рахунків

Прийняття документів

Перевірка документів

Документи на відкриття рахунка

1) заяву про відкриття рахунків установленого зразка за підписом керівника та головного бухгалтера або інших посадових осіб, яким відповідно до затвердженої в установленому порядку картки із зразками підписів та відбитка печатки надано право першого та другого підписів

3) копію довідки про включення розпорядника бюджетних коштів до Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів

2) картку із зразками підписів та відбитка печатки і перелік рахунків, якими можуть розпоряджатися зазначені у картці (тимчасовій картці) особи, у двох примірниках

Рис. 2.7. Порядок відкриття реєстраційного рахунку

На кожну бюджетну установу формуються справи з юридичного оформлення рахунків, які містять договір про здійснення розрахунково-касового обслуговування, додатковий договір (у разі наявності), реєстраційну картку розпорядника бюджетних коштів (одержувача бюджетних коштів), складену відповідно до Порядку формування Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів, затв. наказом МФУ від 22.12. 2011 р. № 1691, зміни до неї та документи, які надаються разом з Реєстраційною карткою (змінами до неї).

Бюджетні рахунки для операцій бюджетних установ з бюджетними коштами відкриваються на початок нового бюджетного періоду. При цьому за бюджетними програмами (кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів), виконання яких продовжує здійснюватись у наступному бюджетному періоді та бюджетні призначення за якими передбачені у законі про Державний бюджет України або рішеннях про місцеві бюджети, використовуються рахунки попереднього бюджетного періоду.

Днем відкриття рахунків вважається дата, зазначена на заяві про відкриття рахунків у розділі «Відмітки органу Державної казначейської служби України».

Після надання повного пакета документів, оформлених у встановленому порядку, органи Казначейства не пізніше трьох робочих днів з дати подання заяви про відкриття рахунків клієнта відкривають відповідні рахунки.

Органи Казначейства здійснюють розрахунково-касове обслуговування бюджетних установ шляхом проведення платежів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків відповідно до затверджених кошторисів, планів асигнувань загального фонду, планів використання бюджетних коштів та наявності відповідного бюджетного зобов’язання.

Бюджетні рахунки, відкриті в поточному бюджетному періоді, закриваються не пізніше 31 грудня або в останній день іншого бюджетного періоду. За виняткових обставин Міністр фінансів України може визначити інший термін закриття рахунків, який повинен настати не пізніше ніж через п’ять робочих днів після закінчення бюджетного періоду.

Безготівкові розрахунки та вимоги щодо заповнення розрахункових документів здійснюють відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої Постановою правління НБУ від 21.01.2004 № 22, і проводяться за такими формами розрахункових документів: меморіальний ордер; платіжне доручення; платіжна вимога – доручення; платіжна вимога; розрахунковий чек; акредитив.

Найпоширенішими серед перелічених платіжних документів у використання бюджетних установ є платіжні доручення.

Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення бюджетної установи обслуговуючому органу ДКСУ про списання зі свого реєстраційного рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок отримувача.

Платіжні доручення приймаються органом Казначейства до виконання протягом 30 календарних днів після складання платіжного доручення й визначається в межах одного календарного місяця.

Платіжні доручення подаються до органів Казначейства в кількості примірників, необхідних для всіх учасників безготівкових розрахунків. У платіжному дорученні повинні бути заповнені всі реквізити, передбачені його формою. Реквізит «Призначення платежу» платіжного доручення заповнюється з урахуванням вимог нормативно-правових актів та повинен містити повну інформацію про платіж та документи, на підставі яких здійснюється перерахування коштів отримувачу.

На першому примірнику платіжного доручення ставляться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб розпорядника (одержувача бюджетних коштів), які мають право підписів згідно з картками зі зразками підписів. Перерахування коштів з рахунків розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа, який залишається на зберіганні в органі Казначейства.

Подані розпорядниками бюджетних коштів та одержувачами бюджетних коштів платіжні доручення перевіряються органами Казначейства щодо наявності всіх необхідних реквізитів, відповідності підписів відповідальних посадових осіб і відбитка печатки установи зразкам. У разі невідповідності дати подання даті платіжного доручення у полі «Одержано банком» платіжного доручення на всіх примірниках обов’язково проставляються дата подання та підпис казначея.

Після проведення платежу на платіжних дорученнях, за якими проведено оплату, ставиться відмітка у вигляді відбитка штампа казначея «Оплачено».

Подання платіжних доручень до органів Казначейства здійснюють одночасно у паперовій та електронній формі. Усі реквізити розрахункового документа на електронних носіях повинні бути аналогічними реквізитам документа на паперових носіях.

Схему розрахунків бюджетних установ платіжними дорученнями відображено на рис. 2.8

1

2

3 8

11

4 6

9

де:

1- постачальник відвантажує продукцію (виконує роботи, послуги);

2-постачальник виставляє рахунок-фактуру за продукцію (роботи, послуги);

3-бюджетна установа подає до органу Казначейства платіжні доручення з реєстром;

4-орган Казначейства подає до уповноваженого банку платіжні доручення;

5- уповноважений банк списує кошти з казначейського рахунка;

6- уповноважений банк надсилає до органу Казначейства виписки з казначейського рахунка з доданими платіжними дорученнями;

7-орган Казначейства списує кошти з реєстраційного рахунку бюджетної установи;

8-орган Казначейства надсилає бюджетній установі витяги з реєстраційних рахунків з доданими платіжними дорученнями;

9-уповноважена установа банку передає електронним зв’язком або надсилає платіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника;

10-банк постачальника зараховує кошти на рахунок отримувача коштів;

11-банк постачальника надсилає витяг з рахунку постачальнику коштів.

Рис. 2.8 Розрахунки платіжними дорученнями

Для обліку руху грошових коштів на реєстраційних рахунках (спеціальних реєстраційних) рахунках, відкритих в органах Казначейства, використовується активний рахунок № 32 «Рахунки в казначействі», характеристику субрахунків якого відображено в табл. 2.4.

За дебетом рахунку 32 «Рахунки в казначействі» відображається надходження грошових коштів, а за кредитом – їх використання.

Таблиця 2.4

Характеристика субрахунків до рахунку 32 «Рахунки в казначействі»

№ з/п	Субрахунок		Характеристика субрахунку
	номер	назва
1	321	Реєстраційні рахунки	обліковуються кошти, виділені розпоряднику коштів для утримання установи та на централізовані заходи
2	322	Особові рахунки	обліковуються кошти, виділені з бюджету головному розпоряднику коштів або розпоряднику коштів другого ступеня для подальшого їх розподілу та перерахування на реєстраційні рахунки
3	323	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги	обліковуються надходження від плати за послуги, що надаються установою згідно із законодавством (плата за послуги, що надаються установою згідно з їх основною діяльністю; надходження установи від додаткової (господарської) діяльності; плата за оренду майна установи; надходження установи від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)).
4	324	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень	обліковуються надходження за іншими джерелами власних надходжень установи (благодійні внески, гранти та дарунки; кошти, що отримує установа від підприємств, організацій, фізичних осіб та від інших установ для виконання цільових заходів, у тому числі заходів з відчуження для суспільних потреб земельних ділянок та розміщених на них інших об'єктів нерухомого майна, що перебувають у приватній власності фізичних або юридичних осіб; кошти, що отримують вищі та професійно-технічні навчальні заклади від розміщення на депозитах тимчасово вільних коштів, отриманих за надання платних послуг, якщо таким закладам законом надано відповідне право)
5	325	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум	обліковується рух депозитних коштів установ, які надійшли в тимчасове розпорядження і з настанням відповідних умов належать поверненню або перерахуванню за призначенням
6	326	Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду	обліковуються кошти установи, що відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету
7	327	Рахунки для обліку коштів, які підляга-ють розподілу за видами загально-обов’язкового дер-жавного соціаль-ного страхування	обліковуються кошти, що надійшли від сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування для подальшого розподілу (перерахування) за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування та з настанням відповідних умов належать до повернення
8	328	Інші рахунки в казначействі	обліковуються кошти, що надходять на ім’я установи і не зазначені в субрахунках 321 - 327, а також кошти для виплати працівникам допомоги з тимчасової непрацездатності

Первинними документами щодо обліку коштів на рахунках Казначейства є виписки з реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків з органів Казначейства, які відображають здійснені операції за результатами попереднього операційного дня.

У залежності від кількості рахунків, відкритих в органах Казначейства субрахунки рахунку 32 «Рахунки в казначействі» розподіляються на рахунки третього порядку (321-1, 321-2 та інші).

Кореспонденцію рахунків з обліку коштів на рахунках в органах Казначейства відображено в табл. 2.5.

Таблиця 2.5

Кореспонденція рахунків з обліку коштів на рахунках в органах Казначейства

№ з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
Облік надходження коштів на рахунки в органах Казначейства
1	Отримання асигнувань із загального фонду
	з державного бюджету	321	701
	з місцевого бюджету		702
2	Отримання асигнувань із спеціального фонду (крім власних надходжень)	326	713
3	Отримання спонсорських, благодійних внесків та іншої гуманітарної допомоги	324	712
4	Надходження на спеціальні реєстраційні рахунки установи сум, що відносяться до плати за надані послуги, оренду та реалізацію майна відповідно до законодавства	323	364, 674
5	Надходження на спеціальний реєстраційний рахунок установи коштів, отриманих від реалізації необоротних активів (крім будівель і споруд) та інших матеріальних цінностей (у т. ч. списаних), за здані у вигляді брухту і відходів чорні, кольорові метали, дорогоцінні метали (у т. ч. відходів від використання фотоматеріалів і кіноплівки), дорогоцінне каміння у розмірах, що залишаються у розпорядженні установи	323	364, 675
6	Зарахування коштів на депозитний рахунок	325	672
7	Зарахування коштів, які надійшли з каси установи
	на реєстраційні рахунки	321	301
	на спеціальні реєстраційні рахунки	323, 324, 326
	на інші рахунки	328
8	Зарахування плати за телефонні переговори та інших коштів, які відповідно до законодавства відносяться на відшкодування касових видатків
	на реєстраційні рахунки	321	364
	на спеціальні реєстраційні рахунки	323
9	Надходження сум у касу, на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки установи на погашення нестач, завданих збитків тощо	321, 323	363
10	Надходження коштів на спеціальний реєстраційний рахунок установи
	за харчування працівників за місцем роботи	323	364

Продовження таблиці 2.5

1	2	3	4
10	за утримання дітей в дитячих дошкільних закладах	323	674
11	Зарахування коштів, що надійшли від сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування	327	673
Облік списання, видавання коштів з рахунків в органах Казначейства
1	Переведення коштів розпорядникам нижчого рівня
	з державного бюджету загального фонду	701	321, 322
	з місцевого бюджету загального фонду	702
	з державного бюджету спеціального фонду	713	326
2	Списання з рахунків залишків коштів, виділених асигнувань
	з державного бюджету загального фонду	701	321, 322
	з місцевого бюджету загального фонду	702
	з державного бюджету спеціального фонду	713	326
3	Перерахування частини отриманих доходів відповідно до чинного законодавства України установі нижчого рівня
	з спеціального реєстраційного рахунку для обліку коштів, отриманих як плата за послуги	711	323
	з спеціального реєстраційного рахунку для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень	712	324
4	Передано грошові кошти в касу
	з реєстраційних рахунків	301	321
	з спеціальних реєстраційних рахунків		323, 324
5	Перерахування до Державного бюджету України податків та інших платежів	641, 642	321, 323
6	Перерахування сум постачальникам згідно з пред’явленими рахунками за матеріальні цінності та отримані послуги, за електричну енергію та комунальні послуги, за замовлення транспорту на доставку матеріалів і продуктів харчування:
	шляхом попередньої оплати у випадках, передбачених законодавством	364	321, 323, 324, 326
	у порядку планових платежів	361
	після надходження матеріальних цінностей, отримання послуг	675
7	Перераховані кошти установі – закупнику за матеріальні цінності за операціями з внутрівідомчої передачі, коли установа закупник є бюджетною установою
	які проводяться за рахунок коштів загального фонду	683	321
	які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду	684	323, 324
8	Перераховані кошти для проведення операцій з внутрівідомчої передачі матеріальних цінностей за власними надходженнями установою – замовником установі – закупнику, коли остання є госпрозрахунковою установою	675	323, 324
9	Отримання в касу готівки за прибутковими касовими ордерами
	з реєстраційних рахунків	301	321
	з спеціальних реєстраційних рахунків		323, 324, 326
	з інших рахунків		328
10	Повернення коштів з депозитного рахунку	672	325
11	Придбання поточних фінансових інвестицій

Продовження таблиці 2.5

1	2	3	4
11	за кошти загального фонду	371	321
	з кошти спеціального фонду		323-326, 328
12	Розподіл (перерахування) коштів, що надійшли від сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування	673	327

Схему облікового процесу руху грошових коштів на рахунках в органах Казначейства відображено на рис. 2.9.

Виписки з реєстраційних спеціальних реєстраційних рахунків

Меморіальні ордери № 2, 3

Книга «Журнал – головна»

Картка аналітичного обліку касових

видатків

Первинні документи: платіжні доручення, грошові чеки, оголошення на внесення готівки

Рис. 2.9. Схема облікового процесу руху грошових коштів на рахунках в органах Казначейства

Аналітичний облік ведеться в розрізі реєстраційних рахунків, відкритих за кодами програмної класифікації видатків державного бюджету, установою, яка утримується за рахунок коштів державного бюджету, або функціональної класифікації видатків бюджету установою, яка утримується за рахунок коштів місцевих бюджетів. Характеристику аналітичного обліку грошових коштів на рахунках, відкритих в органах Казначейства відображено в табл. 2.6.

Таблиця 2.6

Характеристика аналітичного обліку грошових коштів на рахунках, відкритих в

органах Казначейства

№ з/п	Форма аналітичного обліку	Характеристика форми
1	Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань	Використовується для аналітичного обліку отриманих асигнувань та доходів спеціального фонду
2	Картка аналітичного обліку касових видатків	Використовується для аналітичного обліку касових видатків у бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях

Синтетичний облік руху грошових коштів на рахунках, відкритих в органах Казначейства ведеться:

у меморіальному ордері № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» форми 381 (бюджет) – для обліку грошових коштів на реєстраційних та особових рахунках. Якщо установі відкрито декілька особових, реєстраційних рахунків меморіальні ордери ведуться за кожним рахунком окремо з присвоєнням номерів відповідно № 2 – 1, 2 – 2, і т.д.;

• у меморіальному ордері № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» форми 382 (бюджет) – для обліку грошових коштів на спеціальних реєстраційних рахунках. За наявності кількох спеціальних реєстраційних рахунків, відкритих на ім’я бюджетної установи Накопичувальні відомості ведуть окремо за кожним рахунком і нумеруються так: № 3-1, 3-2, 3-3.