2. Этапы технологического процесса в условиях децентрализованной обработки учетных данных

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ пред­ставлена на рис. 1. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность вы­полнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накоп­ления и обработки учетных данных с целью формирования фи­нансовой отчетности и управленческих сводок.

Процедура бухгалтерского учета предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовремен­но в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто систе­ма внедряется на действующем предприятии.

Для современного этапа развития компьютерной обработки ха­рактерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обра­батывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматиза­ции учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальны­ми подготовительными работами, относящимися к области ком­пьютеризации, такими как установка системы, настройка отдель­ных параметров, организация справочников и других, выполняют­ся работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета — ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных опи­сей имущества и обязательств, составление вступительного балан­са на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных ра­бот выделяют организацию справочников и, прежде всего, спра­вочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов — компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель ана­литического учета, организация связи синтетических и аналитиче­ских счетов влияют на технологию обработки учетных данных.

При функционировании системы автоматизации учета про­цесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

документирование хозяйственных операций и формирова­ние внутримашинной базы учета;

обобщение учетных данных и формирование текущих учет­ных регистров и внутренних отчетов;

завершение отчетного периода и формирование регламенти­рованной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

1. Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и фи­нансовой деятельности находят отражение в первичных докумен­тах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. В системах компьютерного уче­та первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за ис­ключением идентификации фактов по времени) и зависят от реа­лизуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формиру­ются и регистрируются входящие данные АИС БУ — бухгалтер­ские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйст­венно-производственной и финансовой деятельности предпри­ятия. Факты хозяйственно-производственной и фи­нансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, именуются хозяйст­венными операциями.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки.

Простая проводка (рис. 2) включает проводку и дату.

Однако чаще в состав бухгалтерской записи наряду с основны­ми реквизитами проводки входят классификационные и иденти­фикационные характеристики, подчеркивающие индивидуаль­ность хозяйственной операции. Такую запись называют «расши­ренной проводкой». Структура бухгалтерской записи — рас­ширенной проводки дана на рис. 3.

Основания проводки — поля записи, отводимые под стоимост­ные значения показателей, характеризующих хозяйственную опе­рацию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты — поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы изме­рения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты — поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под рекви­зиты, которые, как правило, не являются ключами группировки данных при расчетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью от­ражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция». Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный слу­чай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структуриро­ванное представление (рис. 4).

Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширен­ных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификацион­ные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, ха­рактеризующих хозяйственную операцию, а также часть классифи­кационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, ком­ментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

2. В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде простых и расширен­ных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличает­ся от ручной технологии, при которой регистрация учетных запи­сей выполняется в журналах, являющихся хронологическими ре­гистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который по­зволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зареги­стрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных опе­рациях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная техноло­гия работы с документами, разные способы формирования бухгал­терских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, заре­гистрированные на входе системы, дают импульс движению ин­формации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группиров­ки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наибо­лее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объ­ектов аналитического учета, который актуализируется либо в ав­томатическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских запи­сей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информа­цию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на сче­тах, является основным источником формирования любых анали­тических регистров, а также синтетических регистров — журна­лов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютер­ном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произ­вольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную инфор­мацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране мо­нитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и техноло­гия обобщения данных, и технология формирования и форма пред­ставления учетных регистров имеют значительные отличия.

3. В конце отчетного периода выполняется окончательный рас­чет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом за­висят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходи­мых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончатель­ный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формиру­ется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчет­ности, регламентированные отчеты для налоговых и статистиче­ских органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В кон­трольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некоторые из систем и шахматной ведомости. После составления балан­са в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с от­четами, когда непосредственно из баланса можно выйти на обо­ротную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обно­вив его показатели.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становят­ся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.