3. Автоматизированные рабочие места в системах бухгалтерского учета

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает:

доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;

простоту, удобство и «дружественность» по отношению к пользователю;

компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;

возможность поэтапного внедрения; о информационно-справочное обслуживание пользователя; о развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;

максимальное использование ресурсов системы;

возможность ведения локальных и распределенных баз данных;

наличие документации по эксплуатации и сопровождению; а совместимость с другими системами.

Классификация АРМ:

по выполняемым функциям различают АРМ проблемные и технологические;

по способу организации - типовые или универсальные, специализированные (АРМ бухгалтера, АРМ руководителя) и проблемно-ориентированные комплексы;

по режиму эксплуатации - индивидуальные, групповые, сетевые.

Оценка АРМ

При качественной оценке АРМ учитывают:

простоту использования;

совместимость АРМ-проекта с другими системами;

степень модульности и иерархичности проекта;

совместимость интерфейса с другими системами;

характер контроля данных и вычислений; о достоверность потоков данных и др.

При количественной оценке АРМ учитывают:

надежность и универсальность системы;

структурно-функциональную сложность системы;

пропускную способность систем и др.

Техническая база создания автоматизированных рабочих мест

Автоматизированные рабочие места, построенные на базе больших универсальных ЭВМ, обеспечивают работу с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами собственного информационно-вычислительного центра — и в этом их достоинство. Однако существуют причины, не позволяющие широко использовать большие ЭВМ в качестве базы для создания автоматизированных рабочих мест. К их числу относятся:

необходимость наличия специального подразделения по техническому и программному обеспечению вычислительного центра;

недостаточная гибкость используемых программных средств; а жесткость требований технических средств по отношению к операционной системе;

высокая стоимость машинных ресурсов;

слабая ориентированность вычислительной системы на пользователя-непрограммиста.

Автоматизированные рабочие места, организованные на базе малых ЭВМ, несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство названных недостатков. Автоматизированные рабочие места, созданные на базе персональных компьютеров, являются наиболее простым и распространенным вариантом. АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

ЭВМ с одним или несколькими микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, служащими для взаимной увязки устройств;

устройства ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь;

дополнительные устройства — принтер, сканер, графопостроитель и другие периферийные устройства.

К инструментальным средствам АРМ относятся все виды обеспечения автоматизированного рабочего места (информационного, математического, программного, организационного, технологического, методического, лингвистического, эргономического). Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

АРМ бухгалтера — это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения.

Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб первичного (оперативного) учета — АРМ СПУ. АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме документов на машинных носителях.

АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

комплекс программ для обработки учетной информации;

обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);

сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских и технологических параметров, устройств — принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т.д.) и эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг — контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор);

методическую и правовую поддержку АРМ.

Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется теми задачами, которые решаются на данном месте.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети.

При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей.

Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

АИС-БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым системам, базам данных и т.д.).

Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии определяют функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ — состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от технической базы, а также от уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.

Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: основных средств, материальных ценностей, заработной платы, выпуска и реализации готовой продукции, затрат, сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета. Возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала).