Решения, типичные для функций управления

Планирование

Выбор миссии Выработка предположений о ситуации в будущем Определение целей Выбор стратегий по достижению поставленных целей Формирование мероприятий по реализации стратегий

Организация

Адаптация организационной структуры под новые цели и задачи Рационализация распределения задач, обязанностей и прав Кадровые решения: найм и увольнения, создание резерва на выдвижение, повышение квалификации

Мотивация

Разработка системы оплаты труда и премирования, максимально соответствующей характеру и результатам труда, а также возможностям организации Выбор социальных методов стимулирования эффективного труда Создание надлежащего морального климата в организации Разработка мероприятий по эффективному использованию факторов корпоративной культуры

Контроль

Создание системы контроля; выбор методов учета, анализа и внесения коррективов — для всех трех видов контроля: упреждающего, текущего и заключительного

Выполнение общих и частных функций управления требует принятия решений. Например, при планировании принимаются плановые решения, при организации — организационные решения, при мотивации — стимулирующие решения. В каждую такую функцию управления можно «встроить» рассматриваемые ниже процедуры принятия решений. С этой точки зрения принятие решения, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы, что делать и как делать, возникающие при реализации всех функций управления. Выполнение различных функций управления, таким образом, можно представить как последовательность соответствующих решений.

Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения. Так, планирование, как ранее уже отмечалось, предполагает постановку целей и выбор альтернатив и мероприятий по их достижению, организация и мотивация характеризуют главные действия по реализации принятого планового решения, а контроль предполагает оценку уровня выполнения принятого решения. Можно говорить, что функция принятия решений выполняет в процессе управления особую роль — она необходима для осуществления всех других функций.

Далее, функции управления можно «вписать» в отдельные этапы процесса принятия решения. Так, например, в этапе «определение проблемной ситуации», с которого, собственно, и начинается процесс принятия решения (см. ниже), можно выделить функцию планирования (работы на данном этапе надо планировать). Руководствуясь подобными рассуждениями, можно вести речь о выполнении на данном этапе также функций организации, мотивации и контроля.

Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений. По сути дела, это трудноотделимые друг от друга виды управленческой деятельности. Знание методов, средств и процедур процесса принятия решений является необходимым условием повышения эффективности выполнения отдельных функций управления, управления в целом. В организации и технологии принятия решений прежде всего находит свое отражение общее усиление роли науки и информационно-технических средств в управленческом процессе. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов принятия решений.

БИЛЕТ 5

БИЛЕТ6

БИЛЕТ 7

Контроль – это главная функция управления, которая воспринимается как принуждение и ограничение. Функция контроля, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то.

Предварительный контроль осуществляется перед началом выполняемой работы (проверка качества сырья, готовности оборудования и др.). Выявление и устранение на начальном этапе значительной массы препятствий в дальнейшем способствует снижению количества брака в производстве. Различают три направления проведения предварительного контроля:

1) при подборе персонала, когда работодатель выдвигает ряд жестких требований, которым должен соответствовать кандидат. Это касается, прежде всего, профессиональных навыков (квалификации);

2) при разработке материально-технической базы, когда работа строится на основе существующих стандартов (ГОСТов, ОСТов, ТУ и др.), предъявляемых к качеству сырья, продукции и техническим характеристикам оборудования;

3) при решении финансовых вопросов, когда составляется бюджет предприятия с указанием всех доходов и расходов, а также бизнес-плана на основе текущей деятельности предприятия.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работы (в процессе производства). Такой контроль проводится с целью выявления недостатков в процессе выполняемой работы и позволяет устранять возникающие недоработки и причины, вызывающие их.

Недостаток этого вида контроля – его дороговизна, что может привести к увеличению цены на готовую продукцию.

Итоговый контроль проводится по результатам деятельности предприятия. Его основной целью является выявление недоброкачественной продукции на этапе ее окончательного производства, с тем чтобы предотвратить выход на рынок некачественной продукции.

Все перечисленные выше виды контроля осуществляются в три этапа.

1. Установление планируемых показателей. Это этап контроля, на котором ставятся определенные цели и задачи, которые необходимо решить для достижения той или иной цели.

2. Сопоставление планируемых результатов с действительными. На этом этапе осуществляется сравнение планируемых показателей реально полученными в результате завершения работы.

При несовпадении сравниваемых показателей определяется уровень отклонений от заданных параметров, который может быть отрицательным и положительным.

3. Процесс осуществления корректирующих мер. Это заключительный этап контроля, на котором осуществляется работа над ошибками. Предпринимается ряд действий, направленных на улучшение конкретного показателя в будущем.

БИЛЕТ 8

Контроллинг — комплексная система поддержки управления организацией, направленная на координацию взаимодействия систем менеджмента и контроля их эффективности. Контроллинг может обеспечивать информационно-аналитическую поддержку процессов принятия решений при управлении организацией (предприятием, корпорацией, органом государственной власти) и может быть частью прописывающей принятие определённых решений в рамках определённых систем менеджмента.

Современный контроллинг включает в себя управление рисками, обширную систему информационного снабжения предприятия, систему оповещения путём управления системой ключевых показателей, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества.

В систему контроллинга включаются следующие аспекты:

• определение целей деятельности;

• отражение этих целей в системе эффективных и сбалансированных показателей (KPI);

• регулярный контроль (измерение) фактических значений показателей;

• анализ и выявление причин отклонений фактических значений показателей от плановых;

• принятие на этой основе управленческих решений по минимизации отклонений.

Целевая задача контроллинга — построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений.

Основные задачи, которые нужно решить:

• Оптимизация управления организационной структурой.

• Организация эффективной системы учёта операций и результатов.

• Внедрение систем планирования, контроля и анализа деятельности.

• Обеспечение мотивации персонала в повышении эффективности работы компании.

• Автоматизация систем учёта и управления компанией.

БИЛЕТ 9

Понятия и значения информации и коммуникации организациях ОП

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат.

Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Информация в процессе управления, ее виды, требования, предъявляемые к ней. «Информационное поле специалиста». Совершенствование информационного обеспечения управленческой деятельности согласно с «Концепцией развития потребительской кооперации Российской Федерации на период до 2010 года».

Управление как информационный процесс – это обмен информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых решений. Так, для разработки и принятия любого управленческого решения, а так же для организации его исполнения необходима информация. Количество и качество информации оказывают влияние на распределение функций между работниками аппарата управления и структуру управления. Информация используется в различных областях научных знаний. И поэтому имеет множество определений.

Два основных:

Информация – это сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью компьютеров, интернет и т.д.)

Информация – это совокупность различных сообщений об изменениях в организации и окружающей ее среде, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информационное обеспечение менеджмента – это обеспечение аппарата управления сведениями о состоянии и динамике развития организации, ее подразделений, необходимыми для подготовки, принятия и реализации управленческих решений. Информация служит так же основой для отчетов, докладов, сообщений, предложений. Особую роль она играет в прогнозировании сценариев развития внешней среды организации и выработке стратегии.

Информация оценивается как ресурс организации, который по мере развития научно-технического процесса приобретает все большее значение. Информация используется во всех сферах деятельности человека и имеет множество классификаций по тому или иному признаку.

Информация характеризуется по различным признакам:

Внешняя информация – это информация, поступающая от различных организаций. Она в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую.

Входящая информация – это сведения, поступающие в организацию (например, документы, сопровождающие комплектующие изделия, предложения о сотрудничестве и так далее).

Исходящая информация – это информация, отправленная организацией во внешнюю среду (например, заявки на поставки товаров, исковые требования покупателям продукции о невыполнении условий договора и тому подобное).

Внутренняя информация – это информация, циркулирующая между подразделениями организации (например, отчеты о выполнении планов, данные об отгрузке товаров, заявки в отдел снабжения и так далее).

По роли и назначению в процессе управления можно выделить следующие виды информации: директивную, нормативную, распорядительную, аналитическую, плановую, прогнозную, учетную, контрольную.

Количество перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности управленческих работников, поэтому очень важно, чтобы менеджеру поступала только та информация, которая ему необходима для исполнения служебных обязанностей.

Для принятия своевременных решений менеджеру необходима, прежде всего, качественная информация, определяемая следующими признаками:

- Достоверность

- Своевременность

- Краткость

- Комплектность (необходимо представлять весь комплекс информации, требуемой для принятия решений)

- Уместность

- Ценность и полезность

В последние годы получили развитие информационно-управленческие системы. Они являются одним из важнейших условий успешного функционирования аппарата управления и организации в целом.

Информационно-управленческие системы – это совокупность информационно-технических средств, информационных процессов и каналов для переработки и передачи информации. В крупных организациях созданы и эффективно функционируют информационные системы, обслуживающие процесс анализа деятельности отдельных или всех подразделений за тот или иной период времени, подготовки и принятия управленческих решений.

В настоящее время информационно-управленческие системы функционируют на базе современной техники, программного обеспечения и информационных технологий передачи сообщений. Все это создаёт хорошие предпосылки для совершенствования коммуникаций.

Коммуникации – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. В то же время коммуникации – это способ получения информации, на основе которой руководитель принимает решения и организует их выполнение. Обмен информацией – это важная часть управленческой деятельности.

Основными элементами процесса коммуникаций являются:

Отправитель – человек генерирующий идеи и передающий их;

Сообщение – текстовая или закодированная информация;

Канал – средство передачи информации;

Получатель – человек, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Технологически коммуникации представляют собой совокупность взаимосвязанных процедур или этапов движения информации:

Зарождение идеи и формулирования сообщения;

Выбор канала связи и кодирование информации;

Передача сообщения;

Декодирование сообщения и восприятие информации;

Формулирование ответа отправителю;

Передача ответа.

Зарождение идеи заключается в обдумывании и формулировании идеи, сообщения, которые будут предметом обмена. Источниками идей является информация (например, планы, отчеты, норматив).

Для отправления сообщения необходимо выбрать канал связи и закодировать информацию.

Передача сообщения – это физическое использование выюранного канала для доставки сообщения.

Декодирование информации – это перевод символов отправителя в мысли получателя.

5-6. При коммуникации очень важной является обратная связь, то есть ответ отправителю в виде реакции на то, что услышано, прочитано или увидено. Хорошо отработанная система обратной связи способствует совершенствованию межличностного обмена.

Коммуникации подразделяются на:

Внутренние (внутри организации);

Внешние (с внешней средой).

В зависимости от направления циркуляции информации различают следующие коммуникации:

Нисходящие (сверху вниз)

Восходящие (снизу вверх)

Горизонтальные.

Коммуникации, которые определяются уставом организации или официальными правилами, называются официальной или формальной организационной коммуникацией.

В организации так же присутствуют и неформальные коммуникации, которые возникают из-за желания работников знать ту информацию, которую они не получают по официальным каналам.

Неформальная коммуникация – это информация, передаваемая по каналам распространения слухов. Например, это может быть информация о предстоящем сокращении; о наказаниях за опоздания; об изменении в структуре организации; о конфликтах в организации и так далее.

Вербальные символы (слова) – основное средство для кодирования информации и решений, предназначенных к передаче. Однако в коммуникациях используются и другие символы.

Невербальная коммуникация (несловесная) – это коммуникация, осуществляемая на основе жестов, интонаций и тому подобное.

Невербальные коммуникации часто носят бессознательную основу и свидетельствуют об эмоциях участника коммуникационного процесса. Жесты, позы, выражения лица и тому подобное являются образцами культуры, в которой воспитывался человек. Определенные жесты отражают также этику поведения.

БИЛЕТ 10

Понятие и сущность мотивации. Особенности мотивации на организаций оп

Сущность и значение мотивации в процессе управления. Содержательные и процессуальные теории мотивации.

Эффективное правление человеком может быть обеспеченно через понимание его мотивации. Зная, что побуждает человека к деятельности , какие мотивы лежат в основе его действий, можно разработать эффективную систему форм и методов управления человеком.

Сущность основных терминов мотивации:

Потребность – нужда, в чем либо, объективно необходимом для поддержания жизнедеятельности и развития человека, как личности. Человеческие потребности растут по мере развития общества.

Мотив – побудительная причина поведения человека, возникающая под действием множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов.

Мотивация – совокупность внутренних и внешних факторов, которые побуждают человека к деятельности.

Мотивирование – метод психологического воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям. Мотивирование является основой управления человеком.

Выделяют два основных типа мотивирования.

В первом случае путем внешних воздействий на человека вызывают к действию мотивы, которые побуждают его осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для организации результату.

Во втором случае основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для организации мотивы действий человека, и, наоборот, ослабить мотивы, которые мешают эффективному управлению человеком.

Стимулы – внешние раздражители, вызывающие действие определенных мотивов.

Стимулирование – процесс использования различных стимулов для мотивирования людей и достижения поставленных целей. Стимулирование имеет различные формы. Одной из основных является – материальное стимулирование.

Вознаграждение – это то, что человек считает ценным для себя. Различают внешнее и внутреннее вознаграждение.

Внешнее вознаграждение – это то, что организация предоставляет работнику за выполненную работу (зарплата, продвижение по службе, признание, дополнительные выплаты)

Внутреннее вознаграждение – это удовлетворение, которое приносит работа (чувство достижения результата, значимости выполненной работы, дружба и общение, возникающие в процессе работы)

Схема мотивационного процесса:

На первой стадии человек ощущает, что ему чего-то не хватает.

На второй – ищет пути устранения потребности (например, удовлетворить, подавить или не замечать)

На третьей – определяет, что оно должен сделать, чтобы получить то, что необходимо для устранения потребности.

На четвертой - затрачивает усилия для получения чего-то, что необходимо для устранения потребности.

На пятой – человек получает то, что он может использовать для устранения потребности.

На шестой – устраняется потребность (полностью или частично).

Процесс мотивации очень сложен и неоднозначен. Существуют различные теории мотивации, пытающиеся объяснить этот прцесс. Их обычно делят на две большие группы.

Теории содержания мотивации.

Они анализируют потребности и их влияние на мотивацию человека.

Тории процесса мотивации.

Эти теории изучают механизм удовлетворения потребностей и поведение людей с учетом восприятия ими ситуаций.

Из содержательных теорий наиболее признанной является теория А. Маслоу, которая утверждает, что люди в своих мотивациях опираются на пять видов потребностей. При этом потребности формируют иерархию, в которой любая потребность становится мотиватором после того, как низшая из иерархии потребностей будет удовлетворена.

Теория мотивации К. Альдефера выделяет три группы потребностей: существования, связи и роста. Альдефер считает, что в отличие от теории Маслоу, движение от потребности к потребности идет в обе стороны: наверх, если не удовлетворяется потребность нижнего уровня, и вниз, если не удовлетворяется потребность более высокого уровня. Теории мотивации МакКлелланда утверждает, что людей мотивируют потребности высших уровней: власти, достижения и причастности.

Согласно теории Ф. Герцберга, так называемые «факторы здоровья»( заработная плата, условия и режим работы, межличностные отношения) создают у человека лишь чувства наличия или отсутствия неудовлетворенности работой и не относятся к мотивирующим факторам. Мотивация человека должна обеспечиваться такими факторами, как достижение, признание, продвижение работника по службе и т.п.

Сущность теории справедливости заключается в том, что работник сравнивает полученное вознаграждение с усилиями, затраченными не достижение результата, и с вознаграждением других работников. Если работник считает вознаграждение несправедливым, то он снижает результативность труда.

Согласно теории ожидания, наиболее эффективная мотивация достигается тогда, когда люди верят, что их усилия позволят им достичь цели и приведут к получению соответствующего результата и вознаграждения.

Концепция партисипативного управления исходит из того, что человек работает с большой отдачей, лучше, более производительно, если он принимает участие в выработке решений и другой внутриорганизационной деятельности.

Данные теории помогает осуществлять мотивирование деятельности работников на достижение желаемых результатов.

Создание условий для карьерного роста в соответствии с профессиональными интересами работника, уровнем профессиональной подготовки, индивидуальными способностями и предпочтениями. Содействие в обеспечении потребностей в жилье. Создание условий для повышения оплаты высоко результативного труда. Развитие социального обеспечения работников. Развитие методов нематериального стимулирования работников, включая конкурсы, нематериальные награды, освещение успехов и достижений работников потребительской кооперации в средствах массовой информации и иные формы морального поощрения. Обеспечение непрерывной профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, обучения персонала внутри организаций в течение всего периода профессиональной деятельности; использование современных форм обучения таких как дистанционное, модульное и другие. Анализ потребностей организаций потребительской кооперации в кадровом обеспечении и формирование заказов на обучение работников в образовательных организациях высшего и среднего профессионального образования, в том числе в образовательных организациях системы потребительской кооперации. Практическое обучение кадров в организациях потребительской кооперации, развитие наставничества и стажировок. Углубление профессиональной ориентации молодёжи, особенно в сельской местности, с целью повышения информированности о возможностях обучения и карьеры в системе потребительской кооперации, создание позитивного образа работника потребительской кооперации. Развитие программ социальной поддержки работников потребительской кооперации, пайщиков, населения.

БИЛЕТ 11

Теория мотивации: Иерархия потребностей Маслоу Иерархия потребностей американского психолога Абрахама Маслоу, сложена из шести взаимозависимых уровней основных потребностей человека. Каждый уровень иерархии Маслоу, находящийся ниже, является основой для зарождения мотивации на более высоком уровне, ну на более высоком уровне, мотивация не может быть достаточно сильной до тех пор, пока не удовлетворены потребности на более низком уровне. Давайте рассмотрим эту иерархию поближе, начиная с низшего уровня. Иерархия потребностей Маслоу: 1. Физиологический уровень – еда, кров, одежда. 2. Уровень безопасности – от хищников, себе подобных и так далее. 3. Любовь и чувство принадлежности – отношения. 4. Достаток, престиж и почёт – положение в обществе. 5. Уровень знаний – тяга к знаниям, любопытство. 6. Самореализация – творчество. Само собой разумеется, у вас не будет ни какой мотивации, или минимальная мотивация, к тяге к знаниям или к самовыражению, до тех пор, пока не будут удовлетворены основные потребности на первых уровнях. Особенно здесь следует отметить физиологический уровень и уровень безопасности, от которых напрямую зависит наше выживание. С другой стороны, нередко более низкие уровни удовлетворяются за счёт работы на более высоких уровнях, что, однако, не делает теорию Маслоу несостоятельной, но требует более детального рассмотрения. Теория мотивации – ERG теория Альдерфера ERG теория, это аббревиатура, указывающая на три уровня потребностей Альдерфера: Existense (существование), Relatedness (связанность) и Growtn (рост). Теория Альдерфера, скорей, является видоизменённой или модернизированной (как хотите) теорией Маслоу, упрощенной до трёх уровней. Первые две потребности иерархии Маслоу объединены в потребности существования, вторые две потребности – в потребности связанности, ну и третья пара потребностей – в рост и саморазвитие: • Существование – потребность в выживании. • Связанность – обособленность и связность. • Рост – изучение чего-то нового, увеличение потребностей. Так, удовлетворение потребностей на уровне существования, приводит к появлению потребности в связанности – общению между людьми, удовлетворение потребностей на котором приводит к появлению потребностей на уровне роста – к жажде знаний, самовыражению. Теория мотивации: Теория цели Существует предположение, что люди стремятся к удовлетворению определённых конечных состояний, или к достижению завершённого вида, либо состояния. Так, видя перед собой нерешённую задачу, человек испытывает желание решить её. Задаваясь вопросом или слыша загадку, человек стремится найти ответ. Горстка предметов, которые могут быть собраны в одно целое, должны быть собраны, хаос должен превратиться в порядок. Теория цели предполагает три основных элемента для определения степени мотивации, вот они. Длительность. Сколько времени необходимо на решение поставленной перед нами задачи? То есть, сколько времени должно пройти от начала наших действий до получения результата, а, следовательно, и поощрения. Это довольно значительный фактор, особенно для детей и подростков, ещё не обладающих должным уровнем понимания времени. Кстати это одна из причин, почему так трудно заставить ребёнка учиться и так легко увлечь игрой. Уровень сложности. Задача должна быть достаточно простой, чтобы у вас было желание её достигать, но и достаточно сложной, чтобы не заставить вас заскучать. Если проблема кажется непреодолимой, у человека пропадает всякое желание преодолеть её. Зачастую единственным способом мотивации на решение большой проблемы является её расщепление на несколько небольших задач. Специфичность. Какой смысл нам делать что-либо, если мы не знаем, для чего мы это делаем? Поэтому, конечное состояние должно быть чётко определено и понятно. В идеале, человек должен представлять всеми своими чувствами состояние завершения поставленной перед ним задачи и чем ярче эти ощущения, тем выше мотивация. Из всего этого становится ясно, что наибольший уровень мотивации, может быть, достигнут, если задача будет достаточно короткой по продолжительности решения, умеренно сложной и решаемой, ну а результат ясным и определённым. Теория мотивации: Теория мотивации достижения В основе теории мотивации достижения лежит предположение Дэвида МакКлелланда, о трёх факторах, влияющих на мотивацию человека, а именно: потребности в достижении, жажды власти и стремлении к принадлежности. Влияние каждого из этих факторов имеет разную интенсивность у разных людей. Рассмотрим эти факторы чуть подробнее: Потребность в достижении. Может быть как очень низкой, так и очень высокой, потребность в достижении связана со сложностью выбираемой человеком задачи. Люди с низкой потребностью в достижении склонны выбирать слишком простые задачи, чтобы избежать неудач, либо слишком сложные, дабы избежать смущения при неудаче. Люди же с высокой потребностью в достижении склонны выбирать задачи средней сложности. Жажда власти. Люди с высоким уровнем жажды власти испытывают удовлетворение от процесса влияния на своё окружение и движение его в том направлении, которое они выбирают сами. Жажда власти заставляет человека испытывать сильную потребность в контроле ситуаций и обстоятельств, в которых они оказываются, и это является одним из основных источников мотивации для них. Стремление к принадлежности. Желание взаимодействовать с другими людьми и общими усилиями достигать цели. Чувство принадлежности и причастности к той или иной социальной группе приносит человеку ощущение счастья. Такая потребность не редкость среди экстравертов, и менее выражена среди интровертов. В тот или иной период времени вы испытываем каждую из этих потребностей, однако, в разной степени. Обычное же, в течение всей взрослой жизни нами руководит одна из этих потребностей, ну а то, какая именно, определяет воспитание. Естественно, это не полный список существующих теорий мотивации, однако вполне достаточный для того, чтобы вы, основываясь на них, находили и применяли свои собственные техники мотивации. Некоторые из перечисленных выше теорий мы будем разбирать более детально, также не исключено, что со временем этот список будет пополнен. Успехов вам и стремительных достижений!