6 Создание отчета

6.1 Постановка задачи

Разработать простые отчеты, в которых перечисляются:

- табельные номера, фамилии, даты рождения, телефоны и оклады всех работников;

- табельные номера, фамилии, оклады и количество детей всех работников;

- фамилии, должности, телефоны, служба в армии всех работников.

Ввести в отчеты следующие группировки:

- сведения о работниках с итогами по районам.

6.2 Теоретические сведения

Для того, чтобы работать с данными, хранящимися в БД, их часто требуется распечатывать. Распечатки служат для проверки и распространения информации.

Например, экзаменационная ведомость представляет собой распечатку списка студентов заданной группы с оставленными пустыми столбцами для занесения оценок, даты сдачи экзамена и подписи преподавателя. Эта ведомость выдается преподавателю на экзамен, во время которого заполняются пустые столбцы. Далее она утверждается деканом и передается оператору ЭВМ для ввода в БД результатов экзамена.

Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется отчетом.

Поскольку процедура создания отчета является типовой, в СУБД имеется генератор отчетов – специальная подпрограмма, помогающая разрабатывать вид отчета и задавать набор содержащихся в нем данных.

Внимание. Как и в других приложениях MS Office, например, в Word, работа с документами начинается с задания параметров страницы. В свою очередь, размер страницы и полей нельзя задать, если на компьютере не установлен принтер. Поэтому перед началом работы убедитесь в том, что в Windows установлен хотя бы один принтер. Это можно сделать через Пуск  Настройка  Принтеры.

В отчете можно выделить форму и содержание. Форма отчета постоянна, а содержание изменяется. Например, квартальный отчет о составе работающих имеет стандартную форму, а его содержание может меняться от квартала к кварталу из-за текучести кадров. Целью создания отчета является возможность периодического представления изменяющихся текущих данных в стандартной форме.

Структура отчета

В структуре отчета можно выделить следующие области.

Заголовок отчета. Он находится в начале, “открывая” отчет. В него входит текст типа “Отчет о ... “ и, иногда, изменяющаяся часть типа “по состоянию на .......”.

Верхний колонтитул (заголовок страницы). На первой странице эта область следует за титулом, а затем повторяется на каждой странице. Поскольку чаще всего отчет имеет вид таблицы, в верхнем колонтитуле содержится шапка этой таблицы с названиями столбцов.

Нижний колонтитул (конец страницы). Обычно в нем содержится номер страницы, реже – дата создания отчета и, при необходимости, контрольные суммы нарастающим итогом.

Заголовок отчета

Область данных. Это – строка отчета. Чаще всего в ней содержится информация, выводимая из одной записи БД. При создании формы отчета можно задать лишь вид, в котором эта информация будет выведена, но выводимые значения и количество повторений этой области определяются текущим состоянием БД.

Список
Верхний колонтитул (для каждой страницы) работающих в фирме ОМАНИД
по состоянию на 1 января 2000 года
Таб. номер	Фамилия, имя, отчество	Должность		Оклад, руб.
Василеостровский район
Заголовок группы (для каждой группы) 1234	Сидоров А.А.	Инженер		1000
Всего по району человек: 1
Центральный район
2345	Сидоров Б.Б.	Директор		1200
Область данных (для каждой записи) 3456	Сидоров В.В.	Гл. бухгалтер		1100
4567	Сидоров Г.Г.	Бухгалтер		1000
5678	Сидоров Д.Д.	Зам. директора		1050
6789	Сидоров Е.Е.	Инженер		1000
Примечание группы Всего по району человек: 5
Всего работающих: Сумма окладов: Средний оклад:			6 6350 1058
Примечание отчета Нижний колонтитул
Стр. 1

Таблица 6.1 – Пример отчета

Примечание отчета (итоги). Почти в каждом отчете требуется получение некоторой итоговой информации. Это может быть общее количество человек, сумма их зарплат, средняя, минимальная или максимальная зарплата. Для получения этих сведений и используется область Примечание отчета. Она появляется в отчете сразу же за последней областью данных.