Порядок создания групп в отчете

Для создания группы следует выполнить следующие действия.

Выбрать меню Вид  Сортировка и группировка. Появится список, похожий на список полей в Конструкторе таблиц. Его нужно заполнить именами полей.

Группировка и сортировка совмещены, так как для того, чтобы записи попали в одну группу, они должны располагаться рядом друг с другом.

При вводе имени поля в строку списка полей для группировки, снизу появляется окно свойств. В нем стоят значения Нет для заголовка группы и примечания группы. Этот режим означает простую сортировку. Можно проводить сортировку и по нескольким полям. Она производится в порядке следования введенных полей.

Если же указать значения Да для заголовка и примечания группы, то в макете отчета появятся соответствующие элементы.

Внимание! В отчете заголовок и примечание группы будут появляться всегда, когда меняются значения полей группировки. Например, если в списке полей стоит

Район по возрастанию

Должность по возрастанию

и показ заголовка группы установлен только для района, то при каждом изменении в названии района будет выведен заголовок группы Район.

Если же для района заголовка группы нет, а есть только заголовок группы для Должности, то он будет появляться для каждой должности в каждом районе. Даже если во всем списке имеется только одна должность, заголовок для новой должности будет появляться при каждом изменении района.

Вычисления для групп

Для того, чтобы в областях заголовка и примечания группы появлялась полезная информация, в них следует создать поле вывода. Для заголовка группы выберите соответствующее поле из таблицы, например, название района.

Внимание. Если в заголовке группы имеется название соответствующей группы, то следует удалить поле группировки из области данных, так как оно будет там совершенно лишним.

Например, в области данных Табл. 2. нет названия района, так как это название помещено в заголовок группы Район.

В примечании группы для поля вывода задайте в свойстве Данные формулу

=Sum([Оклад]) .

Тогда будут подсчитаны суммы по каждому району. (Так как группировка происходит по району и поле находится в примечании группы для района, то и вычисления будут выполнены только для этой группы, то есть для каждого района).

Внимание. Использование круглых скобок обязательно: оно показывает, что запись содержит функцию. О роли квадрантных скобок говорилось выше.

Можно пользоваться функциями

Avg( ) – среднее

Max( ) – максимум

Min( ) – минимум

Count( ) – количество.

Полезно также нажать кнопку с тремя точками, расположенную около значения свойства Данные. Вы попадете в Построитель выражений, который позволяет не только выбрать функцию из имеющихся, но даже выбрать щелчком мыши знак операции (например, + (плюс) или – (минус), что позволяет избежать нажатия соответствующих клавиш. Впрочем, формула, сконструированная Построителем, часто нуждается в исправлениях с помощью клавиатуры.

Свойства отчета

В режиме Конструктора доступны свойства каждой области (заголовка отчета, верхнего колонтитула и проч.), а также всего отчета.

Свойства любой области отчета можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши по данной области (там, где нет никаких объектов) и выбрав в контекстном меню опцию Свойства. Свойством области данных является, например, запрет разрывания полей вывода, если они попадают на конец страницы.

Свойства всего отчета становятся доступны аналогично, при щелчке правой кнопкой мыши по серому квадрату в левом верхнем углу окна Конструктора отчетов (в том месте, где начинаются горизонтальная и вертикальная линейки). Важными свойствами всего отчета является задание режима печати верхнего колонтитула (обычно это шапка таблицы) на каждой странице, фонового рисунка для всего отчета (красиво выглядит отчет на фоне карты полушарий).

Здесь же можно поменять источник данных для отчета (например, тот же отчет может быть использован для распечатки сотрудников другого отдела из другой таблицы), что облегчает использование созданного отчета для вывода данных из различных таблиц.

Разработать простые отчеты, в которых перечисляются:

- табельные номера, ФИО, даты рождения, оклады и телефоны всех работников; (рисунок 6.1)