Обліково-фінансові документи

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтер-дження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

• повну схоронність грошей та ін. цінностей;

• точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансових порушень і зловживань;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

• складання бухгалтерської та ін. звітності;

• право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінан­сових і бан-ківських установах.

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

АКТ

Акт – службовий документ, який містить рішення щодо законів, указів,

постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних

з діяльністю установ та окремих осіб.

Акт – це документація постійних експертних комісій, спеціально

уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій. (Спеціально

уповноваженою особою – ревізор, інспектор.)

Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ,

випробуваннях нових виробів та зразків, експертизі на новизну раціоналіза-

торських пропозицій, прийманні об’єктів до експлуатації, здаванні документів на

знищення, після переобліку, при нещасних випадках і т.д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та за-

тверджує відповідним наказом.

Група	Зміст
Законодавчі	Рішення щодо законів, указів, постанов.
Управлінські (адміністративні)	Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяль- ністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Акти, оформлені на підставі наказу керівництва даного підприємства, на-

зиваються внутрішніми.

Акти, складені особами, запрошеними з інших організацій, чи особами,

спеціально уповноваженими вищими органами, називаються зовнішніми.

Різноманітність змістовної сторони актів зумовила потребу в їх уніфікації:

акти формалізуються за допомогою трафаретів.

Для різних ситуацій передбачені типові акти-зразки.

Тексти актів складаються з двох частин: вступної і констатуючої.

Вступна частина включає відомості про:

1. підставу для складання акта;

2. склад комісії;

3. присутність осіб, які не входять до складу комісії.

У констатуючій частині визначається мета і задачі актування, відбивають-

ся установлені факти, робляться висновки.

Однотипні характеристики можуть бути представлені у вигляді таблиці.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить виснов-ки з фіксованих фактів і пропозицій.

В актах указуються документи, що визначають повноваження осіб, які його

склали.

Кількість примірників акта визначається нормативними документами або

практичними потребами.

Особа, котра повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує йо-

го, зробивши відповідний запис (про свою незгоду тощо). Свою думку ця особа

викладає на окремому аркуші-додатку (невелике за обсягом зауваження можна

навести нижче від підписів осіб, які склали акт).

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із за-

значенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який

має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організа-

ції, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом

осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату за актування факту чи події (якщо комісія пра-

цювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до ви-

щої організації, другий – керівникові організації, третій – підшивають у справу.