Министерство образования и науки Российской Федерации
ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
Институт истории, филологии и иностранных языков
Кафедра документоведения и архивоведения
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «УЧАЛИНСКАЯ СПЕЦИАЛЬНАЯ (КОРРЕКЦИОННАЯ) НАЧАЛЬНАЯ ШКОЛА – ДЕТСКИЙ САД ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ, ВОСПИТАННИКОВ С ОГРАНИЧЕННЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ ЗДОРОВЬЯ »
Выпускная квалификационная работа
по специальности 032001.65 «Документоведение
и документационное обеспечение управления»
Выполнил: студент группы дНДОУ-09-21 В.С. Исаева
Магнитогорск, 2015
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 5
1.1. Основные особенности системы управления образовательного учреждения 5
1.2. Унифицированные системы документации в образовательном учреждении 10
Все эти группы документов унифицированы, поскольку являются типовыми для любой организации. Рассмотрим сначала организационные документы. 11
2. РАЗВИТИЕ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 38
2.1. Понятие и виды унификации 38
2.2. Влияние автоматизированных технологий на развитие унификации документов 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66
Введение
Трудно представить современную жизнь без документации, каждый наш официальный шаг связан с документами: чтобы получить пособие, необходимо собрать определенное количество документов, поступление на работу трудно представить без оформления документов. Следовательно, вся жизнь человека неотъемлемо пересекается с документацией.
Существуют определенные ГОСТы, по которым оформляются документы, правильность которых определяет служба документационного обеспечения управления.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия1.
Особое внимание следует уделять унификации документов в образовательных учреждениях, так как эти органы связаны с различными сферами, финансированием, распоряжением, а также правильно оформленной учебной документацией. Поэтому актуальность нашей работы заключается в том, что с развитием информационных технологий, появлением различных фирм и организацией появляются новые возможности для унификации документов.
Объект исследования – документационное обеспечение деятельности в государственном бюджетном образовательном учреждении «Учалинская специальная (коррекционная) начальная школа - детский сад для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья» (далее Образовательное учреждение); предмет исследования – унификация документов в образовательном учреждении.
Цель нашей работы – рассмотреть унификацию документов в образовательных учреждениях.
Для реализации поставленной цели был поставлен ряд задач:
рассмотреть унифицированные системы документации в образовательном учреждении;
проанализировать унификацию учебной документации образовательного учреждения;
дать определение понятию унификации, и выявить их виды;
изучить влияние автоматизированных технологий на развитие унификации документов.
Новизна нашей работы заключается в том, что унификация документов в образовательных учреждениях не изучается так пристально, как в других сферах. Хотя в образовательных учреждениях широкий спектр документов, которые необходимо унифицировать.
Структура нашей работы подчинена решению поставленных задач и цели и состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
1. Документационное обеспечение деятельности образовательного учреждения
1.1. Основные особенности системы управления образовательного учреждения
Деятельность Образовательного учреждения направлена на реализацию начального общего образования, а также дополнительной (углубленной) подготовки обучающихся по одному или нескольким предметам.
Основными целями Образовательного учреждения являются формирование общей культуры личности воспитанников на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных программ, их адаптация к жизни в обществе, создание основы для осознанного выбора и последующего освоения образовательных программ, воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни1.
Образовательное учреждение создает условия для реализации гражданами Российской Федерации гарантированного государством права на получение общедоступного и бесплатного общего образования. Деятельность Образовательного учреждения основывается на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека.
Образовательное учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности. Согласование между образовательной моделью в Образовательном учреждении и структурой его управления – условие гармоничного развития организованных и образовательных процессов. В основу проектирования модели управления Образовательного учреждения положены Закон РФ «Об образовании», устав Образовательного учреждения, нормативно-правовые документы Министерства образования, решения педагогического совета и органов общественного самоуправления. Реальная возможность, придать воспитательному и педагогическому процессу целостность и оптимальность, связана не только с ее совершенствованием, но и с применением принципиально новой модульной системы, которая строится в соответствии с прогнозируемыми целями. Эта система предусматривает вариативность и оптимальную технологичность содержания, средств, форм и методов обучения, где в управлении активно задействованы не только директор, его заместители, воспитатели и учителя Образовательного учреждения, но и сами учащиеся и их родители.
Децентрализация системы управления должна способствовать гармонизации содержательной и управленческой деятельности, причём для каждого отдельного структурного подразделения предусматриваются конкретные цели, оценивается сложность и неоднородность объекта управления. В системе управления ГБОУ «Учалинская специальная (коррекционная) начальная школа - детский сад для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья» функционируют не отдельные модули, работающие по известным образовательным моделям, а их оптимальная комбинация. Их деятельность определена следующими стратегическими требованиями: полный охват всех направлений работы; координация и взаимосвязь деятельности различных подразделений; адаптивность управленческой модели к изменяющимся социально-экономическим и педагогическим условиям, открытость, позволяющая субъектам управления своевременно вводить в имеющуюся систему новые структуры, отказываться от устаревших; использование в управлении Образовательного учреждения современных информационных технологий; оптимальное для данной модели привлечение квалифицированных специалистов, в том числе из числа общественности, к принятию управленческих решений1.
Исходя из целей, принципов построения и стратегии развития, построена матричная структура управления, в которой выделяется 4 уровня управления.
Первый уровень – учредители (директора – главные административные лица, воплощающее единоначалие и несущие персональную ответственность за всё, что делается в образовательном учреждении всеми субъектами управления.) На этом же уровне модели находятся высшие органы коллегиального и общественного управления, имеющие тот или иной правовой статус: педагогический совет, органы самоуправления учащихся. Субъекты управления этого уровня обеспечивают единство управляющей системы в целом, определяют стратегическое направление развития образовательного учреждения, всех его подразделений.
Второй уровень – заместители директора образовательного учреждения и заместитель директора по административно-хозяйственной работе, органы, входящие в сферу влияния каждого из членов администрации. Каждый член администрации интегрирует определённое направление или подразделение учебно-воспитательной системы согласно своему административному статусу или общественной роли. Это уровень выступает звеном опосредованного руководства директора образовательной системой. Его главная функция – согласование деятельности всех участников процесса в соответствии с заданными целями, программой и ожидаемыми результатами, то есть добиваться тактического воплощения стратегических задач и прогнозов.
Третий уровень – методическое объединение. К управленцам этого уровня относятся руководители методических объединений, члены советов объединений и т.п. Взаимодействие субъектов управления этого уровня осуществляется через специализацию, разделение функций при их одновременной интеграции. Руководство на этом уровне основано преимущественно на личных контактах, осуществляется с учетом индивидуальных особенностей и не формализовано.
Четвёртый уровень – учащиеся, родители и учителя. Развитие самоуправления на этом уровне обеспечивает реализацию принципа демократизации. Участие детей в управляющей системе формирует их организаторские способности и деловые качества1.
ЗАВЕДУЮЩАЯ ГБОУ
Музыкальный Воспитатели Логопеды Психолог Медицинская Воспитатель
руководитель сестра по физической
культуре
ДЕТИ, РОДИТЕЛИ
Рисунок 1. Организационная структура ГБОУ «Учалинская специальная (коррекционная) начальная школа - детский сад для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья»
В структурных связях принципиальным является единство управления – соуправления – самоуправления. Вертикальные связи в уровнях управления отражают формулу «власть – подчинение».
В Образовательном учреждении разработаны функциональные обязанности для управления каждого уровня управления, что обеспечивает чёткость и слаженность в управлении развитием образовательного учреждения, избавляет от перекладывания ответственности одного должностного лица на другого.
Работа по организации грамотного управления направлена на повышение культуры управленческой деятельности. Конечный результат любых управленческих действий ориентирован на качественную подготовку выпускника Образовательного учреждения, имея в виду совокупность собственно-образовательных приобретений, нравственных, духовных, а также развития его индивидуальных и творческих способностей. Результаты решения этой задачи с учётом того, что она не должна быть неизменной во времени и в обществе, – основной критерий оценки эффективности системы управления.
Согласно Письму Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»: «В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России "Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству»1.
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.
Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующий канцелярией (секретарем), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники1.
Деятельность образовательного учреждения осуществляется на основе следующих нормативно-правовых актах: Конституции Российской Федерации; Закона Российской Федерации «Об образовании»; Гражданского кодекса Российской Федерации; других законодательных и нормативных актов2.
Таким образом, образовательные учреждения имеют свои цели, задачи и функции. Их деятельность осуществляется на ряде нормативно-правовых актов.