50. Понятие запроса в программе Microsoft Access. Назначение и виды запросов. Создание

запроса в режиме конструктора. Параметрические запросы. Запросы на изменение.

Запрос— инструкция на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными.

С помощью запроса из базы данных извлекается информация, отвечающая на конкретный вопрос, например: “Сколько в ОАО “Трест” работает главных менеджеров?” Задаваемые в запросе условия — значения конкретных полей — называются критериями отбора. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета.

Microsoft Access позволяет:

} сохранить запрос;

} использовать в запросе формулы и выражения на основе значений полей таблицы;

} сохранить записи, полученные в результате выполнения запроса, в виде новой таблицы.

В Microsoft Access пользователь имеет возможность создавать и выполнять запросы следующих типов:

1.Запрос на выборку (включая запросы с параметрами и итоговые запросы). Позволяет осуществлять загрузку и отображение записей в режиметаблицы.

2. Запрос на изменение — запрос, в котором выполняется копирование или изменение данных. Существуют следующие типы запросов на изменение.

2.1. Запрос на удаление записи удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

2.2. Запрос на обновление записивносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

2.3. Запрос на добавление прибавляет в конец таблицы или нескольких таблиц новые записи, удовлетворяющие заданным критериям отбора.

2.4. Запрос на создание таблицы формирует новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Обычно применяется при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

3. Перекрестный запрос позволяет проводить статистические расчеты и вычисления (суммы, количества записей и средних значений) по данным одного поля записи. Результаты группируются в ячейках, соответствующих конкретным полям калькулируемой БД.

4. Запрос с параметрами обеспечивает ввод информации, которая затем используется в качестве критериев отбора.

3.1 Создание простого запроса с помощью мастера запросов

Для примера создания запроса используем БД «Запрос», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. Открываем БД, БД содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» (р. 3.1.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.1.2).

В меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». Для использования в создании запросов таблицы должны содержать ключевые поля. В окне выбираем пункт «Создание запроса с помощью мастера» (р. 3.1.3).

Открывшееся окно мастера позволяет нам сделать выбор полей для запроса. Мы имеем возможность выбирать поля из всех таблиц и запросов находящихся в данной БД. Выбираем поля которые будут участвовать в запросе (в нашем случае поля «Должность», из таблицы «Имя – Должность» и «Имя», «Адрес», из таблицы «Имя – Адрес») (р. 3.1.4).Подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее».

В следующем окне мы можем присвоить запросу имя и выбрать следующее действие открыть запрос для просмотра данных или изменить макет запроса (по умолчанию запрос для просмотра данных, в нашем случае оставляем по умолчанию, присвоим имя «Сведения») (р. 3.1.5). Подтверждаем данные нажатием кнопки «Готово».

В открывшемся окне запроса мы видим сведённые данные из выбранных нами полей разных таблиц (т.е. «Имя», «Должность» и «Адрес») (р. 3.1.6). Запрос готов.

Этот способ создания запроса подходит для любого пользователя имеющего основные понятия о создании запросов, а также для быстрого создания простых запросов.