Вопрос 30. Многоуровневые списки.

Создание многоуровневых списков

Во многих видах документов встречаются более сложные типы списков. Это так называемые многоуровневые списки. В них также используется либо маркировка, либо нумерация, а иногда и сочетание того и другого. Но главное их отличие от предыдущих типов списков – наличие нескольких уровней. В зависимости от уровня для каждого абзаца устанавливается символ или номер.

Многоуровневые списки отличаются от обычных наличием отступов. Определенный отступ принимается за уровень такого списка.

Создание многоуровневого списка возможно только с помощью окна диалога Список. Причем уровни задает сам исполнитель, устанавливая определенные отступы. Word анализирует отступы и, в зависимости от их величины, нумерует, создавая уровни.

Можно создавать измененные форматы нумерации для различных уровней многоуровневого списка, однако в одном документе допустим только один формат многоуровневого списка.

Для создания многоуровневого списка необходимо выполнить следующие действия:

1.  Определить фрагмент документа, который предполагается оформить в виде списка.

2.  С оздать отступы каждого абзаца, воспользовавшись кнопкой Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование (при создании отступов нельзя использовать табуляцию).

3.  Выделить выбранный фрагмент текста.

4.  Выбрать команду Формат – Список. В окне диалога Список перейти  на вкладку Многоуровневый (рис. 4.27).

5.  Выбрать нужный тип многоуровневого списка из предложенных вариантов. Нажать ОК.

Вопрос 31.Назначение сноски в документе Word. Типы сносок. Вставка, перемещение, копирование, удаление. Преобразование сносок. Форматирование и редактирование текста сносок.

Обычные и концевые сноски используются в документах и книгах для указания источника материала или ввода поясняющей или дополнительной информации. Обычные сноски располагаются в конце страницы, а концевые — в конце документа.

При написании документа, который требует тщательного исследования, можно быстро указать источник сведений, сделав обычную сноску в нижней части страницы или концевую сноску в конце документа.

Обычные и концевые сноски можно также использовать для добавления дополнительного пояснительного материала или примечаний, которые не будут непосредственно относиться к основному тексту документа.

Основное различие между обычными и концевыми сносками состоит в том, где они располагаются в документе.

 Сноска

 Концевая сноска

 Знаки сносок

Между обычными и концевыми сносками существует одно основное различие: место, где они располагаются. Обычная сноска размещается в нижней части страницы, а концевая сноска — в конце документа (или, возможно, в конце раздела).

Независимо от типа источника, на который вы ссылаетесь (книгу, периодическое издание, источник в Интернете), можно использовать либо обычную, либо концевую сноску. То же самое справедливо при добавлении комментария или пояснительного замечания.

Причина, по которой можно использовать любую сноску, состоит в том, что внешне они выглядят очень похоже. И для обычных, и для концевых сносок в основном тексте содержатся знаки сносок, которые обозначают, что дополнительные сведения находятся в обычной сноске или в концевой сноске, но при этом для каждого типа сносок используется разная система нумерации, которая указывает читателю, где искать примечание — в конце страницы или в конце документа.

Сноски (и обычные, и концевые) отделяются от основного текста короткой горизонтальной линией. Текст сноски размещается либо в конце страницы, либо в конце документа; для текста сноски (и в обычных, и в концевых сносках) используется шрифт меньшего размера, чем в основном тексте.

 

Когда сноска содержит слишком длинный текст, лучше использовать концевую сноску.

Поскольку обычные сноски находятся внизу страницы, читатели могут видеть их в контексте, когда материалы об источнике или дополнительные объяснения могут быть наиболее полезными. С другой стороны, если с источниками или дополнительными сведениями можно ознакомиться позднее, лучше использовать концевые сноски.

Также следует иметь в виду следующее: внизу страницы для текста сноски имеется меньше места. Если сноска очень длинная, она будет продолжаться на следующей странице. В таком случае вместо обычной можно использовать концевую сноску.

Вопрос о том, какие сноски, обычные или концевые, следует использовать, решается в зависимости от ваших предпочтений, требований вашего издателя или правил, принятых в вашей организации. И обычные, и концевые сноски могут быть использованы в одном и том же документе.

 

Создание обычных и концевых сносок

Предположим, что вам требуется добавить обычную или концевую сноску в реферат о Солнечной системе, чтобы указать источник сведений о задачах космического аппарата Mariner.

Сначала поместите курсор туда, где должен появиться знак сноски. Затем выполните следующие действия:

·         Выберите пункт Ссылка в меню Вставка и щелкните Сноска.

·         В диалоговом окне Сноски щелкните либо Сноски, либо Концевые сноски, а затем нажмите кнопку Вставить внизу диалогового окна.

·         Word добавит знак сноски в то место документа, где находится курсор, при этом нумерация будет установлена автоматически. Знак сноски с тем же номером будет добавлен внизу страницы, если вы щелкнули Сноски, или в конце документа, если вы щелкнули Концевые сноски.

·         Затем текст сноски с указанием источника вводится рядом с номером сноски. Например: автор, название книги, издательство, дата публикации, номер страницы и т. д.

При добавлении следующей обычной или концевой сноски Word автоматически пронумерует ее в соответствующей последовательности. Если позднее перед этой сноской будет добавлена другая сноска, Word правильно пронумерует новую сноску и изменит номера других сносок в документе.

 

Совет.

Вместо использования диалогового окна можно добавлять обычные сноски, нажав ALT+CTRL+F, и концевые сноски, нажав ALT+CTRL+D. При работе в обычном режиме откроется область сносок в нижней части окна, куда нужно ввести текст сноски.

 

Совет.

Если документ Word сохраняется как веб-страница, обычные и концевые сноски автоматически поменяются на гиперссылки, и обычные сноски переместятся в конец веб-страницы. Концевые сноски будут размещены непосредственно за обычными сносками, при этом обычные сноски будут отделены от концевых короткой горизонтальной чертой.

 

Просмотр сносок

Если необходимо просмотреть текст сноски после того, как он был введен, вам не потребуется прокручивать вниз страницу или идти в конец документа. Наведите указатель на знак сноски в документе. Текст сноски появится в поле всплывающей подсказки.

Удаление сносок

Удаляйте знак сноски в основном тексте документа, а не внизу страницы.

Чтобы удалить сноску, выделите знак сноски в тексте документа и нажмите клавишу DELETE. Будет удален и знак сноски, и текст сноски внизу страницы или в конце документа. Не пытайтесь удалять сноску, удаляя ее текст, иначе в тексте документа останется знак сноски.

При удалении знака сноски номера оставшихся сносок поменяются автоматически.

 

Перемещение сноски из одного местоположения в другое

Если вы добавили обычную или концевую сноску, а затем решили, что эта сноска должна находиться в другом месте, нет никакой необходимости удалять сноску и начинать все заново. Просто переместите сноску, выделив знак сноски в тексте документа и перетащив его на новое место.

Текст сноски также переместится.

Если в другой сноске опять указывается тот же самый источник, можно скопировать сноску. Для этого выделите знак сноски, затем нажмите клавишу CTRL и перетащите знак сноски на новое место. Новый знак сноски на новом месте будет пронумерован автоматически.

 

Совет.

Если в тексте скопированной сноски нужно что-либо изменить, например, указать другой номер страницы источника, просто дважды щелкните знак сноски в тексте документа. Курсор переместится непосредственно к тексту сноски, и вы сможете внести изменения.

 

Изменение формата номеров обычных или концевых сносок

Когда добавляется обычная или концевая сноска, в Word автоматически используется стандартный числовой формат: арабские цифры (1,2,3) для обычных сносок и строчные римские (i,ii,iii) для концевых сносок. Можно внести изменения, если вы хотите использовать другой числовой формат.

Поместите курсор в раздел, в котором требуется изменить формат концевых или обычных сносок. Если документ не разбит на разделы, установите курсор в любом месте документа.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Сноска.

Выберите сноски или концевые сноски.

В списке Формат номера выберите нужный вариант.

Нажмите кнопку Применить.

 

Преобразование обычных сносок в концевые и наоборот

После того как обычные или концевые сноски были добавлены, их можно преобразовать. Это удобно, если, например, обычная сноска получилась слишком длинной, и вы решили сделать ее концевой.

Чтобы преобразовать обычные сноски в концевые или концевые сноски в обычные, работайте в области сносок, которая расположена в нижней части окна документа:

·         В Обычном режиме (меню Вид, пункт Обычный) в меню Вид щелкните Сноски. Если появится сообщение, выберите Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку ОК.

·         В области сносок щелкните стрелку, чтобы открылся список, затем выберите либо Все сноски, либо Все концевые сноски, чтобы отобразить требуемые сноски.

·         Выделите знак нужной сноски, щелкните его правой кнопкой мыши, затем выберите команду Преобразовать в сноску или Преобразовать в концевую сноску.

·         Повторите эти действия для каждой сноски, которую необходимо преобразовать.

Можно также преобразовать сразу все обычные сноски в концевые или все концевые сноски в обычные.

 

Совет.

В области сносок можно просмотреть все обычные или концевые сноски в документе.

 

Изменение или удаление разделителя обычных и концевых сносок

Текст документа отделяется от текста сносок с помощью короткой горизонтальной линии, которая называется разделителем сносок. Если сноски переходят на следующую страницу, печатается более длинная линия, называемая разделителем продолжения. Разделители можно настраивать, добавляя границы, текст или рисунки.

Перейдите в обычный режим (меню Вид, пункт Обычный).

В меню Вид выберите команду Сноски.

Если документ содержит как обычные сноски, так и концевые, появится соответствующее сообщение. Выберите обычные сноски или концевые сноски, а затем нажмите кнопку OK.

В области сносок в поле Сноски или Концевые сноски выберите тип разделителя, который требуется удалить или изменить.

Чтобы изменить разделитель между текстом документа и текстом сносок, выберите параметр Разделитель сносок или Разделитель концевых сносок.

Чтобы изменить разделитель для сносок, которые продолжаются с предыдущей страницы, выберите параметр Разделитель продолжения сноски или Разделитель продолжения концевой сноски.

Выберите разделитель и внесите нужные изменения.

Чтобы удалить разделитель, нажмите клавишу DEL.

Чтобы изменить разделитель, вставьте картинку или введите текст.

Чтобы восстановить стандартный разделитель, нажмите кнопку Сброс.

 

Изменение расположения сносок

По умолчанию обычные сноски располагаются в конце каждой страницы, а концевые сноски — в конце документа. Можно изменить положение обычных сносок таким образом, чтобы они отображались непосредственно под текстом. Положение концевых сносок тоже можно изменить, поместив их после каждого раздела.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Сноска.

В группе Положение выберите параметр сноски или концевые сноски.

 Выберите нужный вариант расположения в поле сноски или концевые сноски.

Нажмите кнопку Применить.

 

Перекрестные ссылки на сноски

Установите курсор в то место документа, в которое следует вставить сноску.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Перекрестная ссылка.

В списке Тип ссылки выберите Сноска или Концевая сноска.

В списке Для какой сноски выберите сноску, ссылку на которую следует вставить.

В списке Вставить ссылку на выберите Номер сноски или Номер концевой сноски.

Нажмите кнопку Вставить, а затем — кнопку Закрыть.

Знак сноски вставляется в виде неформатированного текста, а не надстрочного знака.

 

Форматирование знака сноски как надстрочного знака

Выберите знак сноски.

Если область задач Стили и форматирование не открыта, нажмите кнопку Стили и форматирование   на панели инструментов Форматирование.

В области задач Стили и форматирование из списка Показать выберите пункт Специальное.

В диалоговом окне Настройки формата установите флажок Знак сноски или Знак концевой сноски, а затем нажмите кнопку OK.

 

Печать концевых сносок на отдельной странице

Чтобы напечатать концевые сноски на отдельной странице, вставьте в конец раздела или документа (в зависимости от того, где расположены концевые сноски) разрыв страницы.

Укажите место разрыва страницы.

В меню Вставка выберите команду Разрыв.

Выберите параметр Начать новую страницу, а затем нажмите кнопку OK.

В меню Файл выберите команду Печать.

В поле Страницы укажите часть документа, которую требуется напечатать.

 

Продолжение последовательной нумерации для нескольких документов

Чтобы задать последовательную нумерацию сносок для нескольких не связанных между собой документов, следует принудительно установить начальный номер для первой сноски каждого документа.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Сноска.

В поле Начать с укажите начальный номер.

В поле Нумерация выберите параметр Продолжить.

Нажмите кнопку Вставить.

 

Примечание:

Сквозная нумерация сносок организуется автоматически, если документы являются частью главного документа или связаны по полю INCLUDETEXT.

 

Сброс нумерации сносок

Можно сбрасывать нумерацию сносок в начале каждой страницы или каждого раздела.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Сноска.

Введите значение 1 в поле Начать с.

В поле Нумерация выберите нужный параметр.

Нажмите кнопку Применить.

 

Создание уведомления о продолжении сноски

Если обычная или концевая сноска не помещается на странице, можно предупредить читателя о ее продолжении на следующей странице.

Перейдите в Обычный режим.

В меню Вид выберите команду Сноски.

Если документ содержит как обычные сноски, так и концевые, то появится соответствующее сообщение. Выберите обычные сноски или концевые сноски, а затем нажмите кнопку OK.

В области сносок выберите в списке вариант Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски.

В области сносок введите текст, который требуется включить в уведомление о продолжении, например Продолжение на следующей странице.

 

Примечание:

Чтобы увидеть, как уведомление о продолжении будет напечатано в документе, нажмите кнопку Режим разметки на горизонтальной полосе прокрутки.

 

Разрешение вопросов, связанных со сносками

1. Команда Сноска отсутствует в меню:

·         В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Сноска.

2. При удалении текста сноски знак сноски остался в документе:

·         Необходимо удалить знак сноски, связанный со сноской. Нельзя удалить сноску, удалив ее текст.

3. Некоторые сноски исчезли из документа:

·         Чтобы увидеть сноски при предварительном просмотре печатаемых документов, установите указатель на знак сноски в документе и немного подождите. Над знаком сноски появится текст сноски. В противном случае в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем на вкладке Вид установите флажок Всплывающие подсказки.

·         Все обычные и концевые сноски отображаются также в области сносок в нижней части экрана. Для их просмотра перейдите в обычный режим и выберите в меню Вид команду Сноски. Если появится сообщение, выберите обычные сноски или концевые сноски, а затем нажмите кнопку OK. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски.

·         При сохранении документа в качестве веб-страницы все обычные и концевые сноски автоматически перемещаются в нижнюю часть веб-страницы. Чтобы просмотреть сноски на веб-странице, щелкните знак сноски, чтобы перейти по гиперссылке в текст сноски.

·         При удалении области текста, содержащей знак сноски, будет удален и текст связанной с ним сноски. Если это произошло случайно, нажмите кнопку Отменить  .

4. Область сносок не отображается в нижней части страницы:

·         Перейдите в обычный режим, а затем в меню Вид выберите команду Сноски или дважды щелкните знак сноски.

5. Часть сноски переносится на следующую страницу:

·         Если сноска не умещается на данной странице, часть сноски автоматически переносится на следующую страницу. Доступное для сноски место определяется объемом текста на данной странице, размерами полей документа, а также количеством и длиной сносок.

6. Вместо специально разработанного разделителя сносок отображается простая горизонтальная линия:

·         При сохранении документа Microsoft Word в виде веб-страницы специальные разделители сносок отображаются в обозревателе в виде коротких горизонтальных линий. Однако данный документ содержит специальные разделители сносок, которые отображаются при просмотре или печати документа Microsoft Word.

7. Произошла перенумерация сносок в таблице:

·         Нумерация отдельных сносок может измениться, например при вставке новых сносок в таблицу, которая уже содержит сноски. Это происходит в том случае, если новая сноска вставляется в таблицу правее и выше существующего знака сноски.