32. Составление историко-архивной справки.

Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.

Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на государственное хранение, и состоит из истории организации–фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

Историко-архивная справка состоит из двух частей.

В первой части в хронологической последовательности помещаются следующие сведения:

основание к созданию организации (издание правительственного или ведомственного распорядительного акта);

дата создания организации (дата принятия документа о ее создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя дата создания организации);

подчиненность, компетенция, задачи и функции организации (заимствуются из устава или положения об организации), их изменения;

структура организации и ее подведомственной сети на момент создания, на год (годы), в течение которого в организации произошли существенные структурные изменения; на момент составления историко-архивной справки; на момент ликвидации организации;

изменения в структуре организации и ее подведомственной сети (реорганизация, создание и переименование структурных подразделений и т.д.);

причина, основание и дата ликвидации (реорганизации) организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.

Если организация имеет сложную структуру, дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации (подведомственной сети) могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений или подведомственных организаций на определенный год (годы).

Основные документы по истории фондообразователя - законодательные материалы, постановления и распоряжения высших органов государственной власти и управления, положение (устав) об организации, положение о ее структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература. В историко-архивной справке обязательны ссылки на документальные источники и литературу как в основном тексте, так и в отсылочных данных, которые помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

Вопросы по истории организации и ее фонда, изложенные в предшествовавших историко-архивных справках, в последующих справках излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций организации и т.д.).

Во второй части историко-архивной справки указывается:

время поступления фонда и место его прежнего хранения;

когда и кем проведена обработка документов, составлена опись дел постоянного хранения и какие еще описи составлены (указать их хронологические рамки, количество дел, наличие НСА);

принципы построения описи дел постоянного хранения (хронологически-структурный, функциональный и т.п.);

перечень структурных подразделений, документы которых включены и не включены в опись дел постоянного хранения, с указанием причин включения или невключения их документов в опись;

состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения (перечисление по значимости разновидностей документов с кратким анализом особенностей их содержания, полноты состава, аннотация дел с собирательными заголовками и приложениями, характеристика типичных групп дел как по разновидностям документов, так и по их содержанию);

причины отсутствия тех или иных документов и дел;

порядок систематизации дел в описи дел постоянного хранения (признаки систематизации), особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных за два года или несколько лет и т.д.);

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;

сведения о выделении документов временного хранения с отметкой ЭПК к уничтожению;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).

Историко-архивная справка печатается в четырех экземплярах и хранится вместе с описями дел постоянного хранения в организациях, передающих документы на государственное хранение. Три экземпляра вместе с описями передаются в государственный архив, а один хранится в архиве.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации–фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.