Встановлення проміжних підсумків

П ідведення підсумків можна виконувати тільки після виконання відповідного сортування даних. Якщо, наприклад, вам потрібно підвести підсумки по датах із проміжними підсумками по товарах, то і сортування повинне виконуватися в першу чергу по датах, у другу - по товарах.

Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок по даті додається там, де відбувається зміна дати. Отже значення, по яких підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці.

Закінчивши сортування, потрібно обрати в меню Данные пункт Итоги.

На екран буде виведене діалогове вікно, у якому слід дати відповіді на запитання:

Де треба вставляти рядки з підсумками? Якщо, наприклад, ми виберемо тут Дата або Товар, то рядок підсумків буде з'являтися там, де змінюється значення дати чи найменування товару відповідно.

Як треба підбивати підсумок? Частіше усього підсумок - це просто сума значень у стовпці. Але замість суми можна вибрати, наприклад, середнє арифметичне, максимальне або мінімальне значення тощо.

У яких стовпцях треба підбивати підсумок? Тут слід зазначити найменування стовпців, у яких виконується обчислення суми, середнього і т.п.

Чи потрібно вилучати всі попередні підсумки перед виводом нових? Якщо ви відмовитеся від вилучення, то нові підсумки будуть додаватися до раніше сформованого. Це дозволяє виводити декілька різних підсумків одночасно, наприклад, до раніше обчислених сум додати ще і середні значення тощо.

Створення зведених документів

Зведені таблиці використовують для аналізу значної кількості даних у великих таблицях. Зведена таблиця містить всі або лише потрібні для аналізу дані основної таблиці, які відображені так, щоб залежності між ними було видно найкраще. Зведену таблицю будує програма-майстер, яка викликається на екран командою Данные/Сводная таблица (найчастіше діапазон даних для зведеної таблиці виділяється попередньо).

Для побудови зведеної таблиці потрібно послідовно виконати 4 кроки:

• вказати тип даних, на основі яких створюється зведений документ – «В списке или базе данных MS Excel», а також вид цього документу – лише таблиця або таблиця з діаграмою;

• уточнити діапазон даних;

• натиснувши кнопку «Макет», задати структуру майбутньої таблиці шляхом перетягування полів:

• Страница – текстове поле, по якому групуються дані,

• Строка, Столбец – текстові поля, дані яких є заголовками рядків і стовпців,

• Данные – числові поля, дані яких розміщуються на перетині рядків і стовпців, для них можна задати операції сумування, знаходження найбільшого і найменшого значення тощо.

• задати місце розташування зведеної таблиці.

При роботі із зведеними таблицями використовується панель інструментів Сводные таблицы з меню Вид (відразу після побудови з’являється разом із таблицею). Кнопка Сводная диаграмма на вказаній панелі інструментів дозволяє побудувати зведену діаграму за даними таблиці.