Справочно-информационные документы

К справочно-информационным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы, сводки, отчеты и пр.

_{СПРАВКИ}

_{Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки}

_{Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).}

_{Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.}

С

3стр.

правки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3 или «по месту требования»). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки является справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени, сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экземплярах:

1. Адресату

2. Подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Пример внешней справки:

Наименование предприятия Место предоставления

Адрес предприятия справки

Тел.

Факс

СПРАВКА

00.00.00 №

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО “Комета” с окладом 7500 (семь тысячь пятьсот) рублей в месяц.

Директор И.О. Фамилия

М.П.

Главный бухгалтер И.О. Фамилия

Мишин 243382

_{ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА}

_{Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, адресованным руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащим обстоятельное изложение сложившейся ситуации, вопроса, явления или факта отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.}

_{Она четко делится на две части:}

_{1. Констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация}

_{2. Излагается предложение или просьба.}

_{Докладные записки бывают внешние и внутренние.}

_{Внутренние докладную подписывает составитель, внешнюю, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.}