Тема 9. Організація документообігу та робота апарату правління з документами. Експертиза цінності документів, їх облік і зберігання.

План лекції:

2. Номенклатура справ

Вимоги до складання номенклатур справ та формування документів у справи

Складання номенклатур справ

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником,який складається для створення єдиної системи формування справ,забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на службу документаційного забезпечення управління за участю архіву установи.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.

Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством. іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (далі — ЦЕПК) Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу .виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

Типова номенклатура справ для установ окремого регіону (Автономної Республіки Крим, області, міст Києва, Севастополя) розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву, затверджується керівництвом установи-автора та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірні номенклатури справ розробляються міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджуються з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджуються керівництвом установи-автора.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для установ, що належать до сфери їх управління, і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатур справ окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 2) розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником архіву установи. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Заголовок справи складається з:

• назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

• найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документів;

• найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

• короткого змісту документів справи;

• найменування регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

• дати періоду, до якого належать документи справи;

• вказівки на наявність копій документів у справі.

П риклади:

1. "Листування з Міністерством фінансів України про внесення змін до кошторису витрат державних архівних установ на І—IV квартали 2000 року".

2. "Журнал реєстрації вхідних документів _______________сільської ради

_______району__________________області за 1999 рік".

3. "Довідки фінансового управління Міністерства охорони здоров'я України про заробітну плату працівників міністерства, видані в 1998 р. (копії)".

У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін"справа".

Приклади:

1. "Справа про притягнення до адміністративної відповідальності державного службовця Потапенка І. В. у зв'язку з займанням ним посади на комерційному підприємстві".

2. "Особова справа директора Державного архіву Волинської області Гики В. М."

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, уживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи.

Приклад. "Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за результатами перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта.

Приклад. "Документи до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

У заголовках справ з листуванням зазначаються кореспондент та короткий зміст документів.

Приклад. "Листування з Фондом державного майна України про приватизацію об'єктів державної власності".

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, вони не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.

Приклад. "Листування з державними архівами України про планування роботи на 2000 рік".

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються. Приклад. "Листування про організацію науково-практичної конференції з забезпечення збереженості документів та друкованих видань".

Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в заголовку справи їх індивідуальні найменування не вказуються.

Приклад. "Листування з державними архівами областей про протипожежну безпеку".

Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), то її (його) найменування наводиться в заголовку справи.

Приклад. "Листування з Державним архівом Волинської області (м. Луцьк) про роботу з кадрами".

Найменування населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

Приклади:

1. "План організаційно-технічних заходів підприємства на 2000 рік".

2. "Звіт про використання бюджетних коштів за листопад 2000 року".

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється Її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додаються заголовки кожного тома (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад. "Звіти державних архівів України про виконання планів розвитку архівної справи на 1999 рік.

Том 1. Центральні державні архіви;

Том 2. Галузеві державні архіви".

Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1,т. 2 тощо.

У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік (додаток 1).

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі — ЕК) і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається в структурному підрозділі. Другий примірник передається в службу документаційного забезпечення управління установи. Третій примірник використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення управління установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. При цьому номенклатури справ первинних громадських організацій вміщуються наприкінці зведеної номенклатури справ.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба документаційного забезпечення управління.

Приклад. "Канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо".

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб'єктах господарської діяльності недержавної власності.

Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ зазначеної вище установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та галузі діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості.

Приклад. "Організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо".

До зведеної номенклатури справ установи включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи, наприклад справи ліквідаційної комісії.

До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (наприклад, протоколи засідань керівних органів первинних громадських організацій), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж всього терміну їх вирішення або ведення.

До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Зведена номенклатура справ погоджується з ЕК установи і ЕПК (ЕК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (додаток 3).

Державні установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Установи з недержавною власністю після першого повідомлення відповідного державного архіву про свою зведену номенклатуру справ надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника установи.

У графі "Примітка" зведеної номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ в архів установи або іншим установам для продовження ведення справ.

У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом "Для службового користування", якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним'грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК".

У кінці року зведена номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби документаційного забезпечення управління установи. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).

Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі документаційного забезпечення управління установи. Другий передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ. Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи.

Установи недержавних форм власності можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу — у двох примірниках.

Зведена номенклатура справ установи та номенклатури справ структурних підрозділів щорічно не пізніше грудня переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються керівником установи (структурного підрозділу) та вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

Формування документів у справи

Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в чинному порядку.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності. засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

• документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої — тимчасового зберігання;

до справи включають документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується Ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30—40 мм завтовшки).

Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами - (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів установи групуються в дві справи: • протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу,— за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчихдокументів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 639.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба документаційного забезпечення управління.

Оформлення справ

Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів установи, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву установи.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Нумерація аркушів справ

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується.окремо.

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1 -а, 12-6 тощо).

Складання внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, судово-слідчі справи тощо. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис (додаток 2) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх Індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього одису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 10) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному напису зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному напису застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

• наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

• номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

• номери великоформатних аркушів;

• номери конвертів з укладеннями І кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі'наприкінці її складається новий Засвідчувальний напис. Старий Засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

Оправлення справ

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися до їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою (додаток 11).

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або підчас передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.