Ви, мабуть, уже знаєте, що об'єднання_____________________________________

назва

розпочало будівництво пекарні нового зразка. Однак, на жаль, у процесі роботи виявилося, що у нас немає достатньої кількості спеціалістів для її випробування та експлуатації. Ось чому ми звертаємось до Вас із проханням допомогти нам з підготовкою відповідних кваліфікованих кадрів.

У зв'язку з цим просимо відрядити до нас кількох досвідчених спеціалістів, які могли б провести курс навчання на місці і, можливо, дали б нам деякі практичні рекомендації.

Сподіваємось, що Ви не відмовитесь допомогти нам.

Наперед вдячні_______

підпис

Відповіді на прохання і пропозиції

Отримавши листа з якоюсь пропозицією чи проханням, ви повинні зробити вибір і сказати так або ні, погодитись або відмовити. Звичайно, можна знайти вихід і делікатно обійти цю нагальну потребу, зазначивши, наприклад, що зараз ви не готові прийняти остаточне рішення і дати відповідь. Однак це не врятує вас від необхідності визначитися, а лише дасть можливість відтягти час, щоб об'єктивно оцінити ситуацію — сказати вирішальне слово все одно доведеться.

З погляду епістолярію усе виглядає значно простіше, якщо після роздумів та детального зважування усіх «за» і «проти» ви все ж вирішили прийняти пропозицію чи задовольнити прохання клієнта (партнера тощо):

Шановні панове,

Висловлюю щиру вдячність за пропозицію працювати агентом по рекламі та продажу Вашого обладнання у Львівській обл.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект контракту, я вирішив погодитись на Ваші умови.

Ще раз дякую і сподіваюся, що наша співпраця буде плідною.

З найкращими побажаннями_____________

підпис

А втори наступного листа теж погоджуються з надісланими їм зауваженнями та доповненнями до проекту контракту:

Шановні колеги,

Дякуємо Вам за надіслані зауваження та доповнення до проекту контракту на______________________________________________________________________

назва робіт

Розглянувши їх на засіданні дирекції, ми визнали їх влучними і суттєвими, цілком погоджуємось з ними і готові включити у контракт.

Як ми розуміємо, у проекті немає більше пунктів, що викликали б у Вас сумніви чи вагання. Якщо решта умов Вас влаштовують, телеграфуйте, будь ласка, відповідь про готовність підписати контракт між нашими сторонами.

Сподіваємось швидкої відповіді й бажаємо успіхів.

З повагою ____________

підпис

Якщо ж надіслана пропозиція вас не влаштовує або на даний час ви не можете задовольнити прохання? Тоді завдання ускладнюється, і якщо у вас ще немає багатої практики ділового листування, вам доведеться докласти чимало зусиль, щоб відмова вийшла переконливою і не образливою для адресата.

Відмови належать до категорії «важких» листів — «важких» для обох учасників листування. Звичайно, вони значно неприємніші для того, кому дають відповідь — він є стороною, більш зацікавленою у позитивному вирішенні, і ваша відмова буде своєрідним крахом його сподівань. Але й вам, мабуть, не так легко казати «ні» та мимоволі завдавати комусь прикрощів. Безперечно, жодна фірма чи ділова людина у своїй практиці не обходиться без відмов, адже у ділових відносинах важко бути філантропом-ідеалістом і задовольняти всі прохання, погоджуватись на всі пропозиції. Цього й не потрібно. І якщо ви не можете змінити обставини і дати позитивну відповідь, то дещо пом'якшити ситуацію, зробити її доброзичливішою — цілком у ваших силах.

Листи-нагадування. Один з найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування — це нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Зрозуміло, що листа такого змісту ви будете писати не в найкращому настрої. Однак пам'ятайте: ввічливість — передусім! Навряд чи ваш клієнт такий уже злісний боржник і навмисно приховує від вас свою платоспроможність. Очевидно, за цією затримкою криється якась серйозніша причина. А якщо це навіть випадкова забудькуватість чи неуважність, не варто відразу ж кидатися у вир звинувачень та погроз — так ви лише ризикуєте відштовхнути клієнта. Значно краще, коли неприємне для обох сторін нагадування буде доброзичливим і ненав'язливим — приблизно таким:

Шановний пане ________,

ім'я

Один з найосновніших принципів роботи нашої компанії — гідно цінувати своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж ______ років нашої співпраці у нас не виникало серйозних непорозумінь

Однак вчора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи не може простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати Вас з цього приводу.