- •Тема 6. Довідково-інформаційні документи підприємтсва
- •Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.
- •1. Загальна частина;
- •2. Описова частина;
- •3. Висновки.
- •Пояснювальні записки
- •Відділ науково-технічної інформації Директорові Укр. Ндінті
- •Висновки.
- •Бланк листа складається з групи таких постійних реквізитів
- •Зразок бланка для службових листів, виготовленого на аркуші паперу формату а4 (вставити зразок) Види листування
- •Листування
- •Види службових (офіційних) листів
- •Листи-підтвердження містять повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо ), про те, що раніше складений документ лишився в силі.
- •Ви, мабуть, уже знаєте, що об'єднання_____________________________________
- •Відповіді на прохання і пропозиції
- •З найкращими побажаннями_____________
- •Залишаємось з повагою ________
- •Рекламаційні листи і листи-претензії
- •Типові мовні звороти
- •Супровідні листи
- •Заохочувальні та спонукальні листи
- •Рекомендаційні листи
- •Листи - вітання
- •Лівий берег
- •Телеграми та телефонограми, факси, електронна пошта.
Телеграми та телефонограми, факси, електронна пошта.
Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу.
Телеграми надсилають у найтерміновіших випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного поставлення інформації адресатові.
Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).
гранична стислість мови телеграм виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. заперечення “не” не вилучають. Розділові знаки у вигляді скорочень “КРП”, “км”, № лпк” вживають тоді, коли вони впливають на зміну змісту.
Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи однині.
Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп’ютерах великими літерами через два міжрядкових інтервали. Від руки треба писати великими літерами, чітким розбірливим почерком темним чорнилом.
Від окремим словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюються від адреси трьома інтервалами. Підпис ставлять окремі рядком, відступивши від тексту.
Реквізити телеграми: назва пункту призначення; назва адресата; текст; скорочена назва підприємства, що послало телеграму; прізвище посадової особи, яка її надіслала.
Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефону; це однин із видів усної ділової кореспонденції.
Зміст тексту передається адресатові по телефону, текст диктується і записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.
Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко висловлюються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю, без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.
Факси – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.
Реквізити: назва документа (факс); дата; назва адресата, установи; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.
Текст факсу складається без скорочень.