Верхній берег 10+/-1
Лівий берег
15+/-1
Зона довідок про автора документа (Issuer field)
Зона посилань (Reference field)
24,5
Зону адресувань (Address field)
Зону адресувань (Address field)
76,2
76,2
20
183
Найбільш поширеним при складанні документів (службових листів) є блоковий стиль (block style), який визначає:
Адресування розміщується ліворуч;
Дата документа і посилання на реєстраційно-довідкові дані проставляється праворуч;
Службовий лист обов’язково має графу “До відома” і звертання до адресата, яке розташовується ліворуч”
Текст друкується від лівого берега без абзаців. Для відокремлення частини тексту використовуються міжрядкові інтервали;
Особистий підпис, прізвище, найменування посади відправника, а також відмітку про наявність посади відправника листа, а також відмітку про наявність додатків і копій листа розміщуються після основного тексту ліворуч.
Якщо листування ведеться з постійним адресатом, то блок його адресних даних вноситься в електронний файл і використовується кожного разу при документаційному спілкуванні з цією фірмою або особою (згідно вимог ISO 4882). Якщо службовий лист надсилається в конверті з прозорим віконцем, то адреса оформлюється лише один раз на самому документі, але з чітким дотриманням місця і площі розташування окремих її складових. Якщо ж для пересилання документа використовується звичайний конверт, то поштова адреса оформлюється відповідно до рекомендацій Всесвітнього поштового Союзу (ВПС).
Розглянемо деякі варіанти оформлення адресування.
Для оформлення поштової адреси приватної особи використовуються такі елементи: 1) назва адресата (громадянський стан або титул); 2) ім’я (з зазначенням доповнень). Так у країнах арабського Сходу перераховують ряд імен пращурів — Ахмед ібн (син) Мухаммед ібн Хасан ібн Хуссейн або Фатіма бінт (дочка) Хасан тощо. У Китаї, наприклад, на першому місці стоїть прізвище, а далі ім'я. У Японії навпаки. В Угорщині на першому місці пишуть прізвище, а потім ім'я.; 3) рід діяльності адресата (за спеціальністю: інженер, дантист і т. Ін.) або виконувана ним у суспільстві функція; При написанні адреси використовують також скорочення, що позначають посаду чи звання адресата.
Ph. В. — бакалавр філософії
Ph. M. — магістр філософії
Ph. D. — доктор філософії
В. L. — бакалавр права (LL. В.)
LL. М. — магістр права
LL. D. — доктор права
В. S. — бакалавр природничих наук (В. Sc.)
М. S. — магістр природничих наук (М. Sc.)
Sc. D. — доктор природничих наук
А. В. — бакалавр гуманітарних наук
L. Н D — доктор гуманітарних наук
М В. А. — магістр економіки управління
Mgr — менеджер
asst. — асистент
ally — адвокат, повірений у справах
Eng. — інженер
С Е. — інженер-будівельник
Е. М. — гірничий інженер
М. Е. — інженер-механік
G М — генеральний директор
Dir. — директор
Pres. — президент
Dr. — доктор
Prof. — професор
V Р. — віце-президент
V С — заступник голови
Esq. — есквайр
4) пункт доставки документа: вулиця, бульвар, площа; 5) назва вулиці, бульвару, площі; 6) номер будинку з зазначенням додаткових адресних компонентів: корпус, секція тощо; 7) назва селища, містечка, кварталу, регіону; 8) поштовий код (індекс) або номер поштового маршруту; 9) назва території – країни, регіону, району, Кантона і т. ін.
Приклад:
П. К. Лапмігікоскі, Генеральному директорові, «ТАМПЕЛЛА ПАУЕР ІНК.» 109. Лапінті ТАМПЕРЕ, 33101. ФІНЛЯНДІЯ
Якщо лист адресований фірмі, то спочатку вказується назва організації, а після цього – її поштова адреса. Інші реквізити зберігають свою послідовність.
Дату листа проставляють у правій верхній частині бланка. Доцільно використовувати мовно-цифровий спосіб (7 may 2005).
Сам текст службового листа складається з двох частин: вступної і основної. У вступній частині тексту повідомляють про обставини, плани, виконувану роботу і різні подробиці ділового спілкування. У другій частині – викладають пропозиції, прохання, подяки, вміщують розрахунки, підсумки тощо. Завершують основну частину листа формулою ввічливості:
З повагою – Faithfully yours
Найкращі побажання - Best wishes
Щиро Ваш -Truly yours.
У ділових листах іноземних кореспондентів підпис оформлюється безпосередньо під заключною формулою ввічливості. Прізвище особи, що підписала документ, проставляється під її особистим підписом, після чого вказується посада. Якщо лист підписується посадовою особою, що тимчасово виконує обов’язки, то перед підписом можуть ставитися літери Р.Р. (“за” або “від імені”.
Відмітку про наявність додатків до службового листа проставляють у нижньому лівому ріжку, під підписом. Вона складається зі слова Enclosure(s) – (додаток(и)).
У практиці зарубіжного листування використовують ще одну відмітку спеціального призначення. Ця відмітка про копії листа, яку проставляють на нижньому березі бланку – С.С. і назви фірми до якої надіслана копія. (C.C. Zepter International Ukraine).
Розглянуті правила оформлення службового листа не є раз і назавжди прийнятими. В багатьох країнах світу припускається внесення змін в ділові листи після їх підписання - робиться приписка безпосередньо на бланку основного листа з позначкою P.S., після додаткового повідомлення службовий лист підписується ще раз і відправляється адресату.
У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил:
1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.
2. У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде» («continued over»).
3. Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.
4.Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, факсі, ширина поля з лівого боку — не менше 2 см Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 Інтервали Абзац з крайнього рядка — 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.
5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністи, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається.
6. У тексті не допускають виправлень, підчищень.
7. Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.
8. Резолюції на усіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та проколюються.
9. Лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати.
. Якщо ви надсилаєте вітальні листівки, слід пам'ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна містити хоча б кілька рядків.
11. На телеграфний запит треба дати відповідь протягом 3-х днів. На лист — до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.