Тема 6. Довідково-інформаційні документи підприємтсва

План лекції:

1. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідниковими. Вони містять інформація про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати додій або бути лише доведена до відома.

2. ОКРЕМІ ВИДИ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Реквізити: назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

формуляр-зразок:

Львівське міське об’єднання Генеральному директору

книжкової торгівлі об’єднання

Магазин № 12 п. Горбатюкові О.В.

ДОВІДКА

09.01.98. м. Львів №1

Про комплектування товарних фондів у 1998 р.

(текст)

Директор магазину (підпис) О.М. Кравчук

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявної факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи: Звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на комп’ютері.

Реквізити: адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назви посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівництва.

Назва структурного підрозділу адресат

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

98. м. Київ

Про призначення …...

Структура тексту

1. Загальна частина;

2. Описова частина;

3. Висновки.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Пояснювальні записки з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальні записки

службові (оформлюються на бланку)

особисті (оформлюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та підписом автора

Оформлюються аналогічно доповідної записки.

Формуляр-зразок:

Відділ науково-технічної інформації Директорові Укр. Ндінті

п. Литовченку О.О.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

98. м. Харків № 34-15/178

Про порушення ……

Структура тексту:

1. Вступ;

2. Доказова частина;

3. Висновки.

(підпис) Розшифрування підпису

Акт – документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акт складають після: а) ухвал; б) при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій; в) після приймання завершених об’єктів будівництва; г) при проведенні випробовувань нової техніки; д) при нещасних випадках та ін. подіях.

Акт затверджується вищою установою або керівництвом підприємства.

Оформлюється комісією, що її створює керівник підприємства відповідним наказом.

Реквізити:

1. Автор документа (назва підприємства, організацій);

2. Дата, номер, місце складання;

3. Гриф затвердження;

4. Заголовок;

5. Підстава (наказ керівництва організацій);

6. Склад комісії;

7. Присутні;

8. Текст;

9. Відомості про кількість примірнику акту, їх місцезнаходження;

10. Перелік додатків до акту;

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності);

Структура тексту:

1.Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання).

2. Констатаційна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Текст акта складається із двох частин. У першій зазначаються підстави для складання акта, вказують членів комісії та її призначення. У другій описують суть і характер проведеної роботи, установлені факти, а також дають пропозиції та роблять висновки.

Після слова підстава вказується розпорядчий документ або усне розпорядження службової особи.

Після слова складаний вказують посади, ініціали, прізвища осіб, які склали акт.

Після слова присутні вказують посади, ініціали, прізвища осіб, які були свідками складання акту.

Дві останні позиції можуть бути викладені одним реченням на зразок “Колишній директор заводу О.М. Шишковський і новопризначений директор В.М. Пещак за участю представника об’єднання А.Л. Семчука склали цей акт про таке:...”

Акт складають у 3-х примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й – керівникові підприємства; 3-й – до справи.

3. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – це один із способів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ.

Для оформлення службового листування розробляються бланки листа, який виконує ще й роль візитної картки установи або фірми. Тому для виготовлення бланків використовують лише високоякісний папір.