Глава 18. Справка о доходах физического лица (форма 2-ндфл)

18.1. Кто должен подавать справку о доходах

Обратите внимание!

В настоящем разделе не рассматривается порядок представления лицами, признаваемыми налоговыми агентами по ст. 226.1 НК РФ, сведений по доходам, выплачиваемым при совершении операций с ценными бумагами, финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов.

Подробнее о том, кто признается налоговым агентам в соответствии с указанной статьей Налогового кодекса РФ, а также о порядке предоставления ими сведений о выплачиваемых доходах, читайте в разделах:

- 9.1.1 "Налоговые агенты при совершении операций с ценными бумагами, финансовыми инструментами срочных сделок, при выплатах по ценным бумагам российских эмитентов";

- 9.2.3.1 "Представление отчетности о выплате дохода при совершении операций с ценными бумагами, финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов".

Справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@) подают налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ).

По общему правилу налоговыми агентами являются лица, от которых или в результате отношений с которыми физическое лицо получило доход. С этого дохода налоговые агенты обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

К числу налоговых агентов относятся (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Налоговый агент должен самостоятельно исполнять обязанность по представлению сведений о доходах. Если за него это сделают иные лица, то указанная обязанность налогового агента считается неисполненной. Так, например, одна организация не может исполнить обязанности налогового агента за другую организацию (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.07.2012 N А19-22001/2011).

Заметим, что в отдельных случаях физические лица должны сами исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ с полученного дохода. Тогда у лица, выплатившего доход, обязанностей налогового агента не возникает. Подробнее об этом вы можете узнать в разд. 8.1 "Когда налогоплательщики сами платят НДФЛ" и разд. 9.3 "Когда организация не удерживает НДФЛ".

18.1.1. Если у организации есть обособленные подразделения

Напомним, что организация, которая имеет обособленные подразделения, должна уплачивать НДФЛ в том числе и по месту нахождения каждого из них (абз. 2 п. 7 ст. 226 НК РФ).

Причем если у обособленного подразделения есть свой расчетный счет и отдельный баланс, то оно, как правило, исчисляет и уплачивает налог самостоятельно (Письмо Минфина России от 28.08.2009 N 03-04-06-01/224).

Примечание

Подробнее о том, как платят НДФЛ обособленные подразделения организации, вы можете узнать в разд. 9.5 "Порядок уплаты НДФЛ обособленными подразделениями".

Соответственно, такие обособленные подразделения ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами, в регистрах налогового учета. Что касается представления в налоговый орган справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, то обособленное подразделение вправе это делать только в качестве уполномоченного представителя головной организации, т.е. на основании доверенности (Письмо ФНС России от 07.03.2007 N 23-3-04/238@).

Это связано с тем, что налоговым агентом в любом случае является головная организация (п. п. 1, 7 ст. 226 НК РФ), а обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц возлагаются непосредственно на налогового агента согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.

Аналогичное мнение высказывают некоторые суды (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.01.2008 N А05-6798/2007).

Однако в судебной практике встречается и иной подход, согласно которому обязанность представлять сведения о доходах физических лиц исполняет обособленное подразделение (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 27.04.2009 N Ф04-2593/2009(5604-А70-26), ФАС Московского округа от 15.06.2006 N КА-А40/5048-06).

Правоприменительную практику по вопросу о том, в какой налоговый орган представляются сведения о доходах работников обособленных подразделений, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

От себя отметим, что налоговый агент может действовать через своего представителя на основании п. п. 1 и 4 ст. 26 НК РФ.

В связи с этим, для того чтобы ваши обособленные подразделения на законном основании представляли справки 2-НДФЛ в налоговые органы, необходимо выполнение следующих условий:

1. В доверенности руководителя обособленного подразделения должно быть четко закреплено, что он вправе представлять интересы головной организации в отношениях с налоговыми органами, в том числе подавать от имени головной организации сведения о доходах, выплаченных физическим лицам обособленным подразделением, с правом подписи справок 2-НДФЛ.

Добавим, что если руководитель обособленного подразделения не уполномочен доверенностью на совершение этих действий, то справки по доходам, выплаченным этим подразделением, может подавать только головная организация.

2. Справки о доходах 2-НДФЛ должны оформляться от имени головной организации, но подписываться уполномоченным руководителем обособленного подразделения и заверяться печатью подразделения.

Примечание

О том, куда должны представляться справки 2-НДФЛ по физическим лицам, получившим доходы от обособленных подразделений организаций, см. в разд. 18.4 "Куда нужно подавать справку о доходах".

О том, как заполнить разд. 1 "Данные о налоговом агенте" справки 2-НДФЛ в случае ее подачи обособленным подразделением, см. разд. 18.6.4 "Заполняем раздел 1".

Отметим, что если работник в течение одного года перешел работать из одного обособленного подразделения в другое, то, по мнению налоговиков, сведения по форме 2-НДФЛ целесообразно представлять на него в целом головной организацией (Письмо ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-05/0916@).