15.4. Как облагается ндфл возмещение работнику расходов на оплату услуг связи в командировке

В состав командировочных расходов, которые организация компенсирует работнику, могут входить затраты на услуги связи (в том числе и мобильной). Это следует из абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ. Причем работодателю целесообразно закрепить порядок и размеры возмещения таких расходов в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Примечание

Исключением являются работники федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов таким работникам определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, пп. "а", "б" п. 15 ст. 2 Федерального закона от 02.04.2014 N 55-ФЗ).

Если расходы на услуги связи документально подтверждены, сумма их возмещения, выплаченная работнику, НДФЛ не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). При отсутствии подтверждающих документов размер компенсации подлежит обложению в полном размере.

Конкретного перечня таких документов Налоговым кодексом РФ не предусмотрено. Полагаем, что для подтверждения расходов на связь можно использовать, в частности, документы об оплате услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.

На возможность подтверждения услуг связи такими документами указано, в частности, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2007 N А26-5611/2006-216.

15.5. Как облагается ндфл оплата питания командированного работника

В числе возмещаемых работодателем командировочных расходов оплата питания работника не указана (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). Вместе с тем перечень таких расходов не ограничен (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Поэтому работодатель вправе компенсировать работнику стоимость питания в командировке, установив порядок такого возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Примечание

Исключением являются работники федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов таким работникам определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, пп. "а", "б" п. 15 ст. 2 Федерального закона от 02.04.2014 N 55-ФЗ).

По мнению контролирующих органов, оплата питания работника в командировке облагается НДФЛ. Дело в том, что она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в абз. 9, 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Данная позиция чиновников отражена в Письмах Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271.

В судебной практике по вопросу налогообложения оплаты питания командированного работника нет единого мнения.

Так, отдельные суды придерживаются позиции чиновников и считают, что с суммы возмещения расходов на питание работодатель должен удерживать НДФЛ. Такой вывод содержат, в частности, Постановления ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06.

Другие суды приходят к противоположному решению: поскольку работник находился в командировке и выполнял производственное поручение, оплата его питания является компенсацией командировочных расходов и НДФЛ не облагается (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).

Примечание

Дополнительно о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Таким образом, если при возмещении командированному работнику стоимости питания вы не удержите НДФЛ, то существует риск конфликта с налоговыми органами и доначисления налога. Отстаивать свою позицию вам придется в суде.

СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата питания работника в командировке, если такие расходы работодатель возмещает за счет суточных

Иногда на практике работодатели возмещают работникам расходы на питание в командировке в составе суточных либо вместо суточных оплачивают стоимость питания.

Например, в организации "Дельта" утверждено положение о командировках по территории РФ. В нем предусмотрено, что командированным работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. в сутки. При этом 25% указанной суммы составляет оплата работнику разового питания в командировке.

Минфин России в Письме от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 проанализировал подобную ситуацию. Финансисты посчитали, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов и начислить на ее стоимость НДФЛ.

Заметим, что судебная практика не поддерживает позицию контролирующих органов.

Так, судьи ФАС Московского округа в Постановлении от 16.07.2007, 20.07.2007 N КА-А40/6799-07 пришли к выводу, что законодательство не запрещает дифференцировать размер суточных. В связи с этим расходы на питание командированного работника, которые работодатель возмещает за счет суточных, не облагаются НДФЛ.

ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 02.03.2006, 22.02.2006 N Ф03-А80/05-2/5074 сделал аналогичный вывод относительно ситуации, когда командированным работникам предоставлялось бесплатное питание взамен суточных.

Как видно, по данному вопросу у контролирующих органов и арбитражных судов нет единого мнения. В связи с этим во избежание спорных ситуаций рекомендуем не выделять в коллективном договоре или иных локальных актах оплату питания командированному работнику в составе суточных.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ возмещение работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в счет стоимости проживания в гостинице?

Нередко по возвращении из командировки работник представляет работодателю документы из гостиницы, согласно которым стоимость проживания включает и питание работника (например, завтраки). При этом о питании в гостиничном счете может быть указано по-разному:

а) питание выделено отдельной строкой с указанием его стоимости;

б) питание упомянуто в счете, но его стоимость отдельно не выделена.

Нужно ли работодателю в таких случаях начислить НДФЛ на стоимость питания?

По мнению Минфина России, оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения. Поэтому если вы компенсируете работнику расходы на питание, то его стоимость, которая выделена в гостиничном счете за проживание, облагается НДФЛ в общем порядке (Письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1)).

Если в счете из гостиницы стоимость питания отдельно не указана, то претензии со стороны контролирующих органов также не исключены. Ведь его стоимость вы можете установить, если, например, обратитесь с таким запросом к администрации гостиницы, где проживал работник.

Таким образом, во избежание спорных ситуаций желательно получить от гостиницы документы, в которых указана только стоимость проживания командированного работника, а о его питании не упоминается.

15.6. НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКУ.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ,

ВОЗМЕЩЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

(НА ПРОЕЗД, ПРОЖИВАНИЕ, СУТОЧНЫХ И ДР.),

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

О порядке оформления служебной командировки см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

По общему правилу порядок и размеры возмещения работодателем расходов, связанных со служебными командировками (как на территории РФ, так и за границей), определяются в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Примечание

Исключением являются работники федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений, государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов таким работникам определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Суммы возмещения произведенных работником, направленным в загранкомандировку, расходов не включаются в его налогооблагаемый доход при условии их документального подтверждения (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В случаях когда оправдательные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. Основание - п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Однако относительно перевода проездных билетов есть особенности. Данный вопрос Минфин России рассматривал применительно к налогу на прибыль и пояснил следующее. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. Перевод не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Кроме того, ФНС России не требует переводить на русский язык электронный авиабилет (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Полагаем, что на изложенные рекомендации вы можете ориентироваться и в отношении документального подтверждения командировочных расходов в целях НДФЛ.

При отсутствии документального подтверждения компенсационные выплаты подлежат обложению НДФЛ в полном размере. Исключением из данного правила являются суммы компенсации произведенных работником расходов по найму жилого помещения, которые при отсутствии подтверждающих документов не облагаются в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные, выплаченные работнику, направленному в загранкомандировку, не включаются в его налогооблагаемый доход в размере, не превышающем 2500 руб. (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В заключение отметим, что при выплате командированному работнику налогооблагаемого дохода следует учитывать его налоговый статус, поскольку от этого будет зависеть применяемая к этому доходу налоговая ставка.

СИТУАЦИЯ: Как определить облагаемый доход при выплате суточных в иностранной валюте

Организация вправе выдавать работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Суточные в иностранной валюте необходимо пересчитать в российские рубли по официальному курсу Банка России на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если их размер в рублях окажется больше установленных норм, с суммы превышения организация должна удержать НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, облагаемых НДФЛ, является дата утверждения авансового отчета. Этот вывод следует из Писем Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023, от 29.12.2014 N 03-04-06/68074, ФНС России от 07.04.2015 N БС-4-11/5737.

Таким образом, при расчете облагаемой суммы суточных нужно применять курс иностранной валюты к российскому рублю, действующий на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023, от 29.12.2014 N 03-04-06/68074, ФНС России от 07.04.2015 N БС-4-11/5737).

Отметим, что в более ранних разъяснениях Минфин России придерживался позиции, что датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, превышающей нормы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, является дата выплаты суточных (см., например, Письмо Минфина России от 25.06.2010 N 03-04-06/6-135).

Например, организация "Дельта" (г. Москва) командировала директора И.Е. Сорокина в г. Кельн (Германия) с 9 по 12 апреля для проведения деловых переговоров и заключения договора на поставку оборудования.

В коллективном договоре организации предусмотрено, что в случае командировок в государства Евросоюза руководящему составу выплачиваются суточные в размере 100 евро за каждый день командировки.

По возвращении из командировки И.Е. Сорокин 13 апреля представил авансовый отчет, который был утвержден в тот же день.

Для расчета облагаемого дохода указанную сумму бухгалтер пересчитает в рубли по официальному курсу Банка России на 13 апреля. Предположим, что курс на 13 апреля составлял 70 руб/евро. Величина суточных, которая включается в доход И.Е. Сорокина и облагается НДФЛ, равна 18 000 руб. (400 евро x 70 руб. - 2500 руб. x 4 сут.). Сумма исчисленного с суточных НДФЛ равна 2340 руб. (18 000 руб. x 13%).

СИТУАЦИЯ: Как облагаются НДФЛ доходы сотрудника при длительной работе за рубежом (загранкомандировке)

На практике нередко встречаются ситуации, когда организации направляют своих сотрудников на работу за границу на длительный срок. Рассмотрим, являются ли выплаты таким работникам доходами, полученными от источников в РФ, или же источник дохода в данном случае находится за пределами РФ.

Налоговый кодекс РФ не содержит положений, прямо регулирующих этот вопрос.

Напомним, что согласно пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. А к доходам, полученным от источников за пределами РФ, относится вознаграждение за аналогичные функции, выполняемые за пределами России (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Командировкой, в свою очередь, признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). На период командировки сотруднику сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Кроме того, ему возмещаются расходы, связанные с командировкой. На это указано в ст. 167 ТК РФ.

Таким образом, вознаграждение работника, направленного из РФ для работы в иностранном государстве, следует относить к доходам от источников в РФ при одновременном соблюдении двух условий.

1. Срок командировки точно определен. Он фиксируется в документах, оформляемых при направлении работника в служебную командировку.

О порядке направления работника в служебную командировку см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

2. Фактическое место работы командированного сотрудника не изменилось. За рубежом он выполняет только отдельные поручения.

В такой ситуации работодатель выступает налоговым агентом по отношению к своему сотруднику и удерживает с выплачиваемых ему доходов НДФЛ. Ставка налога - 13 или 30% - в этом случае зависит от того, признается работник на момент получения дохода резидентом РФ или нет (п. п. 1, 3 ст. 224, п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 22.11.2012 N 03-04-06/6-332, от 19.11.2012 N 03-04-05/6-1320, от 25.09.2012 N 03-04-06/6-289, от 28.03.2012 N 03-04-06/6-82, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-48 (п. 1)).

Примечание

Подробнее о том, как определяется статус резидента (нерезидента) РФ для целей НДФЛ, читайте в разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

В иных случаях выплаченное работнику вознаграждение следует считать доходом, полученным от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России от 30.08.2011 N 03-04-06/6-194). При этом финансовое ведомство подчеркивает, что направление работника за пределы РФ на длительный период времени для выполнения трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, не является командировкой по смыслу ст. 166 ТК РФ. См. также Письма от 05.05.2012 N 03-04-05/6-605, от 06.03.2012 N 03-04-06/6-56, от 21.02.2012 N 03-04-06/6-43, от 14.02.2012 N 03-04-06/6-38, от 30.01.2012 N 03-04-06/6-15, от 30.11.2011 N 03-04-05/6-966, от 12.05.2009 N 03-04-05-01/278.

Отметим, что судьи тоже придерживаются данной позиции (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.01.2008 N Ф08-8894/07-3333А).

Согласно п. 2 ст. 226, пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ исчисление и уплату НДФЛ по доходам, полученным от источников за пределами РФ, физические лица, являющиеся резидентами РФ, осуществляют самостоятельно. Следовательно, работодатель не является налоговым агентом в отношении выплат, производимых работнику, выполняющему трудовые функции за границей в период длительной командировки, которая по своему характеру приравнивается к переводу на другое место работы. Если такой сотрудник на конец налогового периода утратит статус резидента РФ, он не обязан будет уплачивать НДФЛ с доходов, полученных им от работодателя в течение календарного года (п. 1 ст. 207 НК РФ). В случае признания его резидентом он заплатит НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).