Сведения в регистре о статусе налогоплательщика

При разработке формы регистра обязательно следует найти место в нем для отражения сведений о налоговом статусе физического лица (резидент или нерезидент РФ - п. 2 ст. 207 НК РФ). Эта информация крайне важна для налогового агента, чтобы при расчете НДФЛ правильно применять ставки налога к доходам налогоплательщиков.

Напомним, что статус налогоплательщика (резидент, нерезидент РФ) может меняться в течение налогового периода. Особенно это актуально для налоговых агентов, выплачивающих доходы иностранным гражданам, поскольку у них вероятность изменения статуса выше, чем у граждан РФ.

Примечание

Подробнее об этом читайте в разд. 17.1.1 "Порядок пересчета (перерасчета) и возврата НДФЛ при изменении статуса работника-иностранца (нерезидент стал резидентом)".

Для налоговых агентов, выплачивающих доходы гражданам РФ, у которых вероятность изменения статуса резидента мала, можно рекомендовать отразить данные о статусе физического лица в регистре единожды (на начало года), к примеру в разделе, где дается личная информация.

Если же вы выплачиваете доходы физическим лицам, у которых высока вероятность ежемесячного изменения налогового статуса (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), то целесообразно при разработке регистра выделить отдельную таблицу или поле, где бы отражались данные о статусе физического лица по каждому месяцу налогового периода.

Например, в организации "Гамма" работает гражданин Казахстана Е.И. Аманжолов. Предположим, что при исчислении заработной платы за январь, февраль, март, апрель 2013 г. его налоговый статус был определен как резидент РФ. Из его доходов за эти месяцы бухгалтер удерживал НДФЛ по ставке 13%.

При начислении Е.И. Аманжолову заработной платы за май бухгалтер установил, что статус его поменялся на нерезидента, и исчислил с суммы его дохода НДФЛ по ставке 30%.

Информация по определению налогового статуса Е.И. Аманжолова в соответствующие месяцы и налоговой ставки по НДФЛ приведена в отдельной таблице регистра.

Месяц получения дохода	Ставка налога	Период из 12 месяцев для определения налогового статуса работника	Периоды выезда за границу в командировки	Общее количество дней нахождения в РФ за последние 12 месяцев
Январь 2013 г.	13%	01.02.2012 - 31.01.2013	2012 г. (июнь, август, ноябрь); 2013 г. (1 - 15 января)	260
Февраль 2013 г.	13%	01.03.2012 - 29.02.2013	2012 г. (июнь, август, ноябрь); 2013 г. (1 - 15 января)	259
Март 2013 г.	13%	01.04.2012 - 31.03.2013	2012 г. (июнь, август, ноябрь); 2013 г. (1 - 15 января, март)	228
Апрель 2013 г.	13%	01.05.2012 - 30.04.2013	2012 г. (июнь, август, ноябрь); 2013 г. (1 - 15 января, март, апрель)	198
Май 2013 г.	30%	01.06.2012 - 31.05.2013	2012 г. (июнь, август, ноябрь); 2013 г. (1 - 15 января, март, апрель, 1 - 20 мая)	178

Примечание

Подробнее о том, как определяется статус физического лица, вы узнаете из разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

Сведения в регистре о датах удержания НДФЛ

В регистре следует отразить фактическую дату удержания НДФЛ.

Примечание

О том, на какую дату следует производить удержание НДФЛ из доходов физического лица, читайте в разд. 9.4.2 "Удерживаем налог".

Сведения в регистре о датах перечисления НДФЛ

Дата перечисления НДФЛ определяется по дате платежного поручения на перечисление налога.

Примечание

Подробнее о перечислении удержанного НДФЛ читайте в разд. 9.4.3 "Уплачиваем налог в бюджет".

Сведения в регистре

о реквизитах платежных поручений на уплату НДФЛ

Налоговый кодекс РФ не конкретизирует, какие именно данные платежного поручения необходимо отразить в регистре. Полагаем, что достаточно указать номер и дату платежного поручения, которым оформлялось перечисление НДФЛ, а также сумму перечисленного налога.

Сведения в регистре о суммах исчисленного и удержанного НДФЛ

Размер налога не поименован в абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ в качестве обязательного реквизита регистра налогового учета.

Однако обратим внимание на формулировку абз. 1 п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем сказано, что налоговые агенты ведут учет исчисленных и удержанных налогов в регистре. Из этого можно сделать вывод, что размер налога обязательно должен быть отражен в регистре. Такого же мнения придерживается и финансовое ведомство (Письмо Минфина России от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321 (п. 2)).

10.4.3. НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

В НАЛОГОВОМ РЕГИСТРЕ (НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКЕ) ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ,

НАЛОГОВЫХ ВЫЧЕТОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Налоговый агент по своему усмотрению вправе дополнить регистр и иными сведениями, например:

- о налоговом агенте;

- о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;

- иной информацией, которая вам необходима.

10.4.4. КАК РАЗРАБОТАТЬ

НАЛОГОВЫЙ РЕГИСТР (НАЛОГОВУЮ КАРТОЧКУ) ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ,

НАЛОГОВЫХ ВЫЧЕТОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

НА ОСНОВЕ КАРТОЧКИ 1-НДФЛ

Целесообразнее всего разработать такую форму регистра, которая отражала бы сведения о доходах, вычетах и суммах НДФЛ одного физического лица за год. Желательно, чтобы при этом был виден доход за каждый месяц, а если вам удобно, то и его нарастающий итог. За ориентир при разработке регистра можно взять привычную всем карточку 1-НДФЛ. При этом нужно помнить, что ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание!

В этой форме не предусмотрена возможность отражения некоторых сведений, которые обязательны для заполнения. Это даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа.

Поэтому, если вы все-таки решили взять за основу форму 1-НДФЛ, вам придется над ней серьезно поработать, адаптировав ее под собственные нужды и требования Налогового кодекса РФ. Иными словами, вам нужно дополнить ее необходимыми реквизитами и желательно убрать из нее лишнюю информацию.

Налоговый кодекс РФ не содержит специальных требований к порядку утверждения и ведения рассматриваемого регистра. Считаем целесообразным утвердить разработанную форму как приложение к учетной политике. Вести ее можно и на бумажных носителях, и в электронном виде.

Предлагаем на конкретном примере рассмотреть, как оптимально использовать данную форму, учитывая то, что она в силу давности ее утверждения не соответствует современным положениям Налогового кодекса РФ.

ПРИМЕР

использования утратившей силу формы 1-НДФЛ для разработки налогового регистра

Ситуация

В ЗАО "Альфа" заработная плата работникам за месяц выплачивается в два этапа:

1) не позднее 20-го числа месяца, за который начисляется заработная плата, выдается аванс;

2) не позднее 5-го числа следующего месяца выдается остаток зарплаты.

НДФЛ удерживается в полном объеме при выплате второй части заработка (см., например, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).

Работникам также производятся все иные положенные по закону выплаты, в том числе отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и др.

Кроме того, в организации принято выдавать работникам материальную помощь (к отпускам, праздникам и т.д.), а также займы на льготных условиях (под 5% годовых).

Отдельные сотрудники являются акционерами ЗАО "Альфа", и им выплачиваются дивиденды.

Решение

ЗАО "Альфа" разработало универсальную форму регистра по учету доходов, вычетов и НДФЛ с доходов своих работников, утвердив ее как приложение к учетной политике.

За основу регистра была выбрана карточка 1-НДФЛ.

Примечание

О том, как следовало заполнять карточку 1-НДФЛ ранее, читайте в Архиве налоговой отчетности.

Порядок заполнения регистра организация решила установить аналогичным Порядку заполнения карточки 1-НДФЛ, но с учетом изменившихся положений Налогового кодекса РФ.

При разработке регистра на основе карточки 1-НДФЛ из нее удалены:

- разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами";

- разд. 9 "Сведения о представлении справок".

Регистр имеет следующую структуру: