10.3.1. Форма ведения учета доходов физических лиц

ДО 2011 Г.

До 2011 г. налоговый учет по НДФЛ необходимо было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако финансовое ведомство ее так и не утвердило. Поэтому налоговые агенты могли использовать либо самостоятельно разработанную форму, либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Примечание

Если вы вели учет по иной форме, отличной от карточки 1-НДФЛ, налоговые органы не имели права вас за это оштрафовать. Ведь обязательная форма финансовым ведомством так и не была установлена (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005, от 24.04.2006 N А42-9448/2005).

При этом налоговые карточки вы могли вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206).

Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечали требованиям законодательства. Поэтому их нужно было скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.

В частности, дорабатывались следующие разделы:

1. Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица":

- в случае предоставления каких-либо стандартных вычетов, помимо вычета на самого налогоплательщика, в графе "Стандартные налоговые вычеты" вводились дополнительные строки с кодами вычетов 108 - 113 (см. Справочник "Коды вычетов", утвержденный Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@);

- если физическим лицам по месту работы предоставлялся имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет, перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавлялись графы "Имущественный налоговый вычет" и "Социальный налоговый вычет" с дополнительными строками кодов вычетов (см. Справочник "Коды вычетов").

Также после таблицы следовало ввести строки о документальном подтверждении права физического лица на имущественный налоговый вычет. Это можно было сделать по аналогии со строками в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@;

- в п. 3.2 необходимо было изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 1000 руб. и с 600 до 2000 руб., а также указать вычет в размере 4000 руб.

2. Если вы выплачивали доходы в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г. (п. 5 ст. 224 НК РФ), в налоговую карточку вводился дополнительный раздел о налогообложении таких доходов.

3. Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода":

- строку таблицы "По ставке 6%" необходимо было изменить на "По ставке 9%".

Примечание

Порядок заполнения карточки по форме 1-НДФЛ приведен в Архиве налоговой отчетности.

10.4. КАК РАЗРАБОТАТЬ НАЛОГОВЫЙ РЕГИСТР

(НАЛОГОВУЮ КАРТОЧКУ) ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ,

НАЛОГОВЫХ ВЫЧЕТОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Налоговым агентам необходимо разработать налоговые регистры для учета (п. 1 ст. 230 НК РФ):

- выплаченных физическим лицам доходов;

- предоставленных налоговых вычетов;

- исчисленных и удержанных сумм НДФЛ.

10.4.1. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО РАЗРАБОТКЕ РЕГИСТРА (НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКИ)

ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ, НАЛОГОВЫХ ВЫЧЕТОВ

И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Чтобы разработать регистр учета доходов, налоговых вычетов и НДФЛ, важно понимать, для чего нужно вести указанный учет.

Прежде всего ведение такого регистра является обязанностью налогового агента (п. 1 ст. 230 НК РФ). Это служит целям налогового контроля со стороны государства.

Но также это и в интересах налогового агента. Ему необходимо иметь документ, в котором можно сгруппировать подробные аналитические данные по всем выплаченным физическим лицам доходам, предоставленным вычетам, суммам НДФЛ. Это позволит ему:

- своевременно выявлять случаи излишнего удержания НДФЛ и исполнять обязанность налогового агента, установленную абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ, а именно в течение 10 дней со дня обнаружения такого случая сообщить о нем физическому лицу;

- на основании содержащихся в регистре сведений заполнять форму 2-НДФЛ;

- определять, когда конкретное физическое лицо имеет право на "детский" вычет и в какой момент теряет его по причине превышения дохода над установленным ограничением 280 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- отследить, когда общая сумма социальных вычетов превысит лимит в 120 000 руб. (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ);

- исполнять иные обязанности налогового агента, установленные положениями Налогового кодекса РФ.

Учитывая изложенное, постарайтесь разработать такую форму регистра, которая будет отвечать двум условиям: во-первых, удобство в использовании и, во-вторых, отражение всех обязательных сведений.

Первое условие означает, что форма регистра должна быть:

- максимально простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;

- наглядной, чтобы на ее основе можно было легко составить форму 2-НДФЛ, своевременно отследить случаи излишнего удержания НДФЛ, превышения дохода физического лица над установленным ограничением в целях получения вычета и т.д.;

- разработанной с учетом особенностей налогового агента и его работников-налогоплательщиков (нужно, в частности, учитывать количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.). В регистре не должно быть лишней информации, но нужно отражать те сведения, которые необходимы для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ с доходов физических лиц.

Важно также отметить, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает налоговых агентов в количестве разрабатываемых форм регистров. Иными словами, вы вправе предусмотреть формы, отражающие особенности налогообложения различных физических лиц, которым вы выплачиваете вознаграждение. К примеру, это могут быть отдельные формы по видам доходов, выплачиваемых налогоплательщикам. А можно разработать единую форму по типу справки 1-НДФЛ (кстати, ее можно взять за основу), которая будет учитывать все возможные виды выплачиваемых доходов.

Для наглядности покажем на примерах, какие особенности следует учесть при разработке регистра.

Ситуация	Решение
Отдельные работники ЗАО "Альфа" являются его же акционерами. Работникам выплачиваются только дивиденды, которые облагаются по ставке 9%, и доходы, облагаемые по ставке 13%	Разработана универсальная форма регистра, в которой предусмотрены отдельные разделы: - по доходам, облагаемым по ставке 13%; - по доходам в виде дивидендов
Работники ЗАО "Бета" не являются его акционерами. Работникам выплачиваются только доходы в виде вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей (облагаемые по ставке 13% (30% - для нерезидентов))	Разработаны две формы регистра: 1) для учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ работников (в регистре помимо общих сведений предусмотрен только один раздел - для учета доходов, которые облагаются по ставке 13% (30%)); 2) для учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ акционеров (в регистре помимо общих сведений предусмотрен только один раздел - для учета доходов в виде дивидендов)
Предприниматель выплачивает своим работникам только доходы, которые облагаются по ставке 13%	Разработана простая форма регистра, в которой учитываются только доходы, облагаемые по ставке 13%

Далее рассмотрим, какие обязательные сведения необходимо отражать в регистре, чтобы выполнялось второе условие.