10.2. Кто не обязан вести налоговый учет

Если вы не являетесь налоговым агентом, то, соответственно, и вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, не обязаны. Этот вывод следует из п. 1 ст. 230 НК РФ.

Примечание

Подробнее о том, когда организация не выступает налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.3 "Когда организация не удерживает НДФЛ".

Следовательно, отражать доход, выплаченный, к примеру, нотариусу, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу при продаже имущества, в регистрах налогового учета не требуется.

Контролирующие органы также указывают на то, что если организация не признается налоговым агентом, то вести учет доходов физических лиц не нужно (Письмо Минфина России от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321 (п. 1)).

Однако до 2011 г., когда налоговые органы рекомендовали вести учет по форме 1-НДФЛ, они не всегда соглашались с таким подходом. Дело в том, что в Порядке заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц указано, что налоговая карточка ведется по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход, в том числе и по индивидуальным предпринимателям (включая частных нотариусов, частных охранников, частных детективов), - по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы. Доходы этих лиц отражаются в разд. 7 налоговой карточки.

Арбитражные суды при разрешении подобных споров, как правило, не поддерживали налоговых инспекторов и выносили решения в пользу налогоплательщиков. Так, суды подтверждали, что не нужно вести учет доходов, которые были выплачены:

- нотариусам за оказанные нотариальные услуги (п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11);

- индивидуальным предпринимателям за поставленные ими товары, оказанные услуги, выполненные работы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 N А56-19860/2005);

- победителям лотерей (за исключением стимулирующих), тотализаторов, иных азартных игр (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.10.2007 N А33-3679/07-Ф02-6705/07).

Правоприменительную практику по вопросу о том, должны ли были организаторы азартных игр вести налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам в виде выигрышей, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

- физическим лицам при покупке их имущества (Постановление ФАС Центрального округа от 30.01.2006 N А09-5519/05-21, п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11).

10.3. Форма ведения учета доходов физических лиц

Как мы указывали выше, налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

Примечание

О том, как налоговый агент может самостоятельно разработать налоговый регистр, учитывая специфику своей деятельности, виды выплачиваемых физическим лицам доходов, предоставляемых им вычетов, рассказано в разд. 10.4 "Как разработать налоговый регистр (налоговую карточку) по учету доходов, налоговых вычетов и налога на доходы физических лиц".

С примером налогового регистра, разработанного и заполненного организацией, можно ознакомиться в разд. 10.4.5 "Пример (образец) налогового регистра (налоговой карточки) по учету доходов, налоговых вычетов и налога на доходы физических лиц за 2013 г.".

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

При этом сохранность данных учета необходимо обеспечить в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).