Глава 10. Налоговый учет

Для налоговых агентов установлена обязанность вести учет доходов, которые они выплатили физическим лицам, а также налогов, удержанных и перечисленных с таких доходов (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ). Такой учет ведется индивидуально по каждому физическому лицу в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

При этом хранить данные учета необходимо в течение четырех лет (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Формы регистров и порядок их заполнения налоговые агенты должны разработать самостоятельно. При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

Примечание

Указанные положения применяются с 1 января 2011 г. (п. 16 ст. 2, ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ).

Напомним, что до 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6). Этим же Приказом был утвержден Порядок заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (далее - Порядок).

10.1. Кто обязан вести налоговый учет

Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.

Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Примечание

Подробнее о том, кто является налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.1 "Кто является налоговым агентом по НДФЛ".

Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению, - их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.

Примечание

Такие положения были предусмотрены для целей ведения учета по форме 1-НДФЛ (абз. 10 Порядка заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц). Тем не менее полагаем, что это правило следует соблюдать и при заполнении самостоятельно разработанных регистров, которые налоговые агенты должны вести с 1 января 2011 г. (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, как определяется налоговая база по доходам, полученным в натуральной форме и в виде материальной выгоды, вы можете узнать в разд. 4.2 "Порядок определения и расчета налоговой базы при получении дохода в натуральной форме", разд. 4.3 "Порядок определения и расчета налоговой базы при получении дохода в виде материальной выгоды".

По общему правилу нужно вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям (Письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 N 20-15/3/052927@, от 27.10.2009 N 20-15/3/112168).

Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких доходов ложится на нее.

Например, организация "Альфа" находится в г. Москве и имеет два обособленных подразделения в г. Щелково и г. Электроугли. Обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и расчетных счетов. Все обязанности по уплате налогов выполняет головной офис. В этом случае он также должен вести учет доходов работников обособленного подразделения.

Однако московские налоговики утверждают, что вести учет доходов, полученных физическими лицами, должна только головная организация. Причем делать это нужно отдельно по головной организации и по обособленному подразделению (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 N 20-15/3/052927@).

Во избежание возможных претензий рекомендуем обратиться в вашу налоговую инспекцию с тем, чтобы уточнить порядок организации учета доходов в данном случае.

Примечание

Подробнее об уплате НДФЛ обособленным подразделением организации вы можете узнать в разд. 9.5 "Порядок уплаты НДФЛ обособленными подразделениями".