9.2.2. Учет выплаченных доходов и сумм удержанного ндфл

Налоговый агент обязан индивидуально по каждому физическому лицу вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

- доходов, которые он выплачивает;

- сумм налога, которые он удерживает у физического лица и перечисляет в бюджет.

Учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ осуществляется в самостоятельно разработанных налоговым агентом регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ). Подробнее об обязательных реквизитах таких налоговых регистров вы можете узнать в разд. 10.3 "Форма ведения учета доходов физических лиц".

9.2.3. Представление отчетности о выплаченных доходах. Срок сдачи справки (отчета) по форме 2-ндфл

По общему правилу ежегодно не позднее 1 апреля налоговый агент должен представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за предыдущий налоговый период (п. 4 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Примечание

Об особенностях представления указанных сведений лицами, признаваемыми налоговыми агентами по ст. 226.1 НК РФ, читайте в разд. 9.2.3.1 "Представление отчетности о выплате дохода при совершении операций с ценными бумагами, финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов".

Сведения подаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. Однако, если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек, допускается использовать бумажный формат (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для представления сведений используется форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В Приложении к данной форме содержатся Рекомендации по ее заполнению. Порядок представления сведений о доходах физических лиц утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Формат, в котором справки по форме 2-НДФЛ формируются в электронном виде, также утвержден Приказом ФНС России N ММВ-7-3/611@ (Приложение N 2).

9.2.3.1. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ О ВЫПЛАТЕ ДОХОДА

ПРИ СОВЕРШЕНИИ ОПЕРАЦИЙ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ,

ФИНАНСОВЫМИ ИНСТРУМЕНТАМИ СРОЧНЫХ СДЕЛОК,

ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ВЫПЛАТ

ПО ЦЕННЫМ БУМАГАМ РОССИЙСКИХ ЭМИТЕНТОВ

На лиц, признаваемых налоговыми агентами по ст. 226.1 НК РФ, не распространяется общий порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (п. п. 2, 4 ст. 230 НК РФ). Они подают в инспекцию по месту своего учета следующие сведения (п. 4 ст. 230 НК РФ):

- о доходах, в отношении которых ими исчислен и удержан НДФЛ;

- лицах - получателях указанных доходов (при наличии соответствующей информации);

- суммах налогов, начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет за этот налоговый период.

Сведения подаются по той же форме и в том же порядке и сроки, которые установлены ст. 289 НК РФ для представления налоговых расчетов налоговыми агентами по налогу на прибыль организаций (п. 4 ст. 230 НК РФ).

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме ФНС России от 20.06.2014 N ГД-4-3/11868@, данные сведения подаются налоговыми агентами по итогам налогового периода по НДФЛ не позднее 28 марта следующего года.

Отметим, что в приведенной редакции ст. 230 НК РФ действует с 1 января 2014 г. (п. 9 ст. 2, ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.11.2013 N 306-ФЗ).

В связи с этим в Письме ФНС России от 19.02.2014 N БС-4-11/2821 даны разъяснения о том, как налоговым агентам следовало представить в 2014 г. сведения о доходах физических лиц за 2013 г., по которым налоговая база определяется в соответствии с положениями Налогового кодекса РФ, действовавшими до вступления в силу Закона N 306-ФЗ. По мнению чиновников, сведения нужно было представить по форме и в порядке, действовавшими в 2013 г., т.е. по форме 2-НДФЛ.