Завершение выступления и ответы на вопросы

По окончании публичного выступления полезно кратко подвести итоги выступления и повторить ключевые мысли и фразы. Этим вы можете подвести аудиторию к соответствующим вопросам. Следует понимать, что ответы на вопросы могут существенно повлиять на общее впечатление слушателей от выступления. Поэтому к ним нужно отнестись особенно внимательно.

Если по окончании выступления вопросы сразу не появились, то лучше выдержать небольшую паузу и дать аудитории время на их формирование. При отсутствии вопросов можно использовать технику: «Мне часто задают следующий вопрос... После этого дается заранее заготовленный на него ответ.

При ответе на вопросы полезно соблюдать следующие правила:

• Получив вопрос, обязательно поблагодарите за него, но не отвечайте с ходу, даже если ответ у вас уже готов. Выдержав маленькую паузу (2–3 секунды), вы отметите значимость вопроса и позволите другим слушателям его лучше осознать.

• Если вопрос задан тихо — вы его услышали, но есть риск, что его могли не услышать остальные присутствующие, то лучше самому кратко повторить этот вопрос для всех и только после этого отвечать.

• Если вопрос задан, но вы не уверены в том, что правильно его поняли, то не следует отвечать наугад, а лучше переспросить: «Правильно ли я понял, вы спрашиваете...».

• Если спрашивающий многословен и не столько задает вопрос, сколько комментирует или уже даже выступает сам, то можно спросить (вежливо), в чем, собственно, вопрос. Тем более если по регламенту сейчас время вопросов, а не высказывание комментариев и отношений.

• Если вам уже с первых слов стало понятно, в чем суть вопроса, не следует перебивать или останавливать спрашивающего и начинать отвечать, не дослушав то, что он хотел сказать. Этим вы проявите неуважение и продемонстрируете то, что вы якобы соображаете быстрее, чем спрашивающий способен сформулировать мысль. К тому же и аудитория может не понять, на какой вопрос вы отвечаете.

• Если у вас нет ответа, не бойтесь это признать.

• После ответа иногда полезно уточнить у спрашивающего: «Я ответил на ваш вопрос?». Только не нужно этим злоупотреблять.

Также необходимо понимать, что не бывает глупых вопросов, бывают глупые ответы. Перед окончательным уходом с трибуны или со сцены не забудьте поблагодарить присутствующих.

Ошибки публичного выступления

Демонстрация всезнайства. Хуже неуверенных и неподготовленных ораторов только ораторы напыщенные и демонстрирующие собственную важность. Если оратор будет всячески демонстрировать, что он умнее и важнее аудитории, то за такое позерство аудитория обязательно его накажет. В лучшем случае она просто «отвернется от него», перестанет воспринимать все то, что он говорить. Если оратор что-то не знает и открыто это признает, то он вызывает гораздо большее уважение, чем тот, кто в подобной ситуации пытается выкрутиться, ссылается на недостаток времени, регламент и т. п.

Неискренность. Публика мгновенно замечает несоответствие смыслов, которые стремится донести до аудитории выступающий, и характеристик самой речи, а также ее невербального сопровождения. Аудитория безошибочно чувствует настроение оратора и его состояние. И если оратор произносит слова: «Здравствуйте, как я рад(а) нашей встрече....», при этом всем своим видом демонстрирует, что ему эта встреча не очень приятна, то слушатели моментально распознают это несоответствие и воспримут его как обман и неуважение.

Поэтому говоря «Я рад(а)...», необходимо хоть улыбкой, но показать свою радость. А если этой радости нет, то тогда не следует и произносить подобные слова. Подозрение в неискренности и обмане выступающего мгновенно разрушает его рапорт с аудиторией и вызывает устойчивое недоверие к тому, что он говорит. Поэтому если есть волнение, то лучше его не прятать, а признать, сделать открытым. Признаться от силы, а не от слабости. Признаться, не извиняясь и не оправдываясь, а показав свою искренность, например: «Выступление перед вами для меня важное событие, поэтому я даже немного волнуюсь...»

Оправдания и извинения. Публике по большому счету все равно, волнуетесь вы или нет, как долго вы готовили свой доклад и какой у вас опыт публичных выступлений. Поэтому не нужно перед ней оправдываться в стиле: «Я плохой оратор, редко говорю перед публикой, поэтому сильно волнуюсь и могу выступить неудачно...» Подобные слова у присутствующих вызовут вполне резонный вопрос: «Зачем тогда вы вышли за трибуну и тратите наше время? ».

Извинения еще хуже оправданий. Если выступающий извиняется (за простуженный голос, внешний вид, плохое качество слайдов и т. п.), тем самым он просит простить его. Но публика — не священник: она не дает прощения и не отпускает грехи. Если действительно есть нечто, о чем вы сожалеете, то лучше просто скажите: «Я сожалею!». Этим вы только признаете факт, но ни о чем не просите. Проситель всегда слаб. А за слабым человеком никто не пойдет.

Отсутствие зрительного контакта. Отсутствие зрительного контакта с аудиторией однозначно интерпретируется ею как отсутствие интереса к ней. Если вы во время выступления будете смотреть только на одного человека, пусть даже самого благодарного слушателя, то растеряете всех остальных. Поэтому, даже если выступление во многом построено на тексте, цифрах и цитатах, необходимо помнить, что другие в этот момент смотрят на вас (конечно, если они еще слушают). Поэтому периодически необходимо встречаться с ними взглядом, демонстрируя таким образом, что вы общаетесь с ними и они вам не безразличны.

Монотонность речи. Ничто не утомляет так, как доклад на интересную тему, читаемый скучным монотонным голосом. Монотонно бубнящие ораторы быстро вызывают раздражение и усталость аудитории. Напротив, искусный оратор мастерски владеет своей речью.

Неадекватное использование «отрицательных» терминов. Есть существенная разница во фразах «Это не плохо» и «Это хорошо». Ошибка многих выступающих заключается в неумелом построении речи через отрицание. Следует понимать, что наше восприятие речи работает последовательно. Мы сначала неосознанно реагируем на значение отдельных слов и лишь затем воспринимаем смысл предложения целиком. Соответственно, прежде чем понять отрицание, для начала человеку необходимо осознать, что именно отрицается.

Поэтому использование таких конструкций, как «... не принесет убытков», «я не боюсь...», «я не хочу вызвать у вас скуку, говоря о...» подсознанием многих людей воспринимается вполне конкретно — человек говорил про убытки, про свою боязнь и вообще его выступление вызывало скуку. Это ли хотел сказать оратор? Если не это, то лучше фразы конструировать в положительных терминах (без частицы «не»), а именно, говорить про прибыль, бесстрашие, интерес и т.п.

Проходящие ежегодно прямые линии с Владимиром Путиным дают много примеров, иллюстрирующих различные приёмы, которые помогают сделать публичные выступления эффективными. В данной заметке я покажу на примерах способы работы в интерактивном режиме в ситуации публичности. Другими словами – как вести себя при ответах на вопросы аудитории, как поддерживать контакт со зрителями \ слушателями \ собеседниками? Примеры, используемые в этом тексте, даны как иллюстрации – всё, о чём будет говориться ниже, применимо к выступлениям любых спикеров, а не только первых лиц государства: представителей компаний, пресс-секретарей, представителей органов местной власти, общественных организаций, преподавателей и т.д. Президент и премьер-министр показаны здесь, во-первых, потому, что публичные мероприятия с их участием мы можем наблюдать ежедневно, они транслируются на весь мир, а, соответственно, публикуя их, автор заметки не нарушает авторских прав (все примеры записаны с эфиров российских телеканалов). Во-вторых, если внимательно проследить за выступлениями Дмитрия Медведева и Владимира Путина на протяжении нескольких лет, можно увидеть развитие их способности к публичной коммуникации, отследить более и менее сильные персональные особенности, увидеть динамику. В этой заметке речь идёт о приёмах и техниках публичных выступлений, а их содержание для темы статьи значения не имеет. Конечно, существует много различных технологических приёмов, позволяющих эффективно выступать публично. Как начать выступление, как приветствовать аудиторию, как завоевать и удерживать внимание, как реагировать на вопросы – из всего этого складывается удачное (или не очень) выступление. Всему этому можно научиться у профессиональных консультантов на тренингах публичного выступления, можно узнать из различных текстов. Сегодня я подробно рассмотрю только алгоритм ответа на вопросы аудитории – именно этот момент в выступлениях, чаще всего, кажется самым сложным и «опасным» для спикера. Вам предстоит публичное выступление на мероприятии, которое предполагает интерактивную часть. То есть, Вам будут задавать вопросы, и Вам придётся на них отвечать. Как это сделать лучшим образом? Специалисты по коммуникациям, в том или ином виде, чаще всего, описывают один и тот же алгоритм, помогающий эффективно отвечать на вопросы аудитории в публичной ситуации. Первый шаг, который облегчает коммуникацию между двумя сторонами (в любой ситуации) – это имя. Имя – самое главное слово для человека. Если мы хотим эффективного диалога, если мы хотим расположить собеседника к разговору, к теме, к себе – необходимо называть его по имени. Даже, когда перед нами не один человек, а целая аудитория, мы можем называть её групповым именем. «Коллеги», «друзья», «товарищи», «дамы и господа» - это всё примеры группового имени. Первый Президент современной России Борис Николаевич Ельцин даже придумал для этого случая своё «фирменное» – «россияне». Итак, если есть такая возможность, в начале своего выступления и в начале ответа на вопрос из зала назовите имя Вашего собеседника. Того, кто задавал вопрос. Для того, чтобы это было возможно сделать, деловой протокол требует представляться всем, кто хочет вставить даже короткую реплику на публичном мероприятии. Говоря имя собеседника, Вы устанавливаете первый «мост» между вами. Во всех приведённых примерах премьер-министр начинал ответ на вопрос с того, что произносил имя спрашивающего. Второй шаг, так же, как и первый, уместен и в начале всего Вашего выступления, и при ответе на каждый конкретный вопрос в интерактивном режиме. Ответ на вопрос – это маленькое «выступление в выступлении»: в нём повторяются почти все части, необходимые для построения любого сообщения. Этим вторым шагом становится подстройка к собеседнику. Очень желательно найти что-то, что может вас связывать: припомните историю, как Вы были в его (спрашивающего) городе (компании, отделе). В примерах ниже: «Я помню нашу встречу». Так Владимир Путин делает подстройку к собеседнику, спрашивающему про заказы судостроительного завода. Расскажите в этот момент об общем прошлом, напомните собеседнику, что у вас уже есть совместная история. Это второй «мост», который поможет лучше понять друг друга. Или сделайте собеседнику комплимент. (В приведённых примерах В.Путин, отвечая на вопрос рабочего металлургического комбината, в начале своего ответа констатирует факт – «Вы хорошо разбираетесь в теме». В другом случае – «Вы подняли важную тему»). Или проявите к нему немного личного расположения («У Вас доброе сердце»). Подстройка это то, что сближает людей.

21Имидж делового человека. Первыми над созданием имиджа начали работать американские экономисты, занимающиеся предпринимательством. Именно американский экономист Стэнли Болдуин в 1960-х гг. ввел понятие «имидж» в деловой оборот и обосновал его полезность для процветания бизнеса.

Но еще средневековый мыслитель-государствовед Никколо Макиавелли убедительно доказал важность имиджа для политика; в частности, он указал, что для государственного лица очень важно иметь соответствующую «личину» (маску).

В наше время возрастающий спрос на имидж породил новую профессию - имиджмейкер, специалист по созданию лично го имиджа, а также имиджа деловых и политических структур (политической партии, общественной организации). Проблемой имиджа и технологий его реализации занимается прикладная наука имиджелогия (понятие введено в науку в 1990 г.) — цель которой научное обоснование создания привлекательного имиджа, модели достойного поведения, соответствующих тем жизненным ситуациям, в которых оказывается человек. У. Джеймс сказал: «Я есть то, чем признают меня окружающие».

В наш технический век средства массовой коммуникации постепенно вытесняют живое общение, поэтому особенно важно умение понравиться людям, только после этого их можно в чем-то убеждать. Без привлекательного имиджа (т.е. умения душевно расположить к себе человека) этой проблемы не решить.

Выделяются две значительные функции имиджа:

Ценностная — связана с тем, что вокруг личности управленца создается ореол привлекательности и эта личность становится социально востребованной, раскованной в проявлении своих лучших качеств — симпатии к окружающим, доброжелательности, терпимости и такта. В итоге человек становится гораздо увереннее в себе, всегда находится в приподнятом, «мажорном» настроении;

Технологическая — созданный привлекательный образ позволяет быстро войти в нужную социальную среду, привлечь к себе внимание, установить доброжелательные отношения с окружающими. Аудиторию можно отвлечь от недостатков человека с помощью «правильных» макияжа, дизайна одежды, аксессуаров, прически и т.п. Привлекательный имидж невольно притягивает к себе людей.

Говорят не только о личном (индивидуальном) имидже — руководителя, лидера какой-либо группы и т.д., но и об имидже групповом (корпоративном), например об имидже организации или имидже государственной структуры. Когда разрабатывают имидж предпринимательской структуры, то сначала составляют концепцию ее деловых намерений, определяют кадровые и технико-экономические характеристики, спонсорские возможности и т.д. После этого придумывают, с помощью какой технологии до партнеров и клиентов будет доводиться нужная информация об организации: это может быть реклама, пиар (паблик рилейшнз, связи с общественностью), дизайнерские решения для внутреннего и внешнего обустройства офиса.

Как считают некоторые специалисты, сегодня борьба на рынках ведется по сути нс столько между компаниями, сколько между их имиджами. Общаясь с представителями компании, человек вольно или невольно анализирует их цельный образ — то, что уже привычно называется английским словом «имидж». Английское image означает «образ, изображение», но современное понятие «имидж» означает непосредственно или сознательно создаваемое визуальное впечатление о личности или социальной структуре.

В создании позитивного имиджа организации очень важно умение персонала производить приятное впечатление на деловых партнеров и клиентов. Для этого в организации проводится работа по обучению персонала правилам делового этикета, проведения переговоров, совещаний, презентаций, торгов и т.д. Менеджеры должны отрабатывать умение произносить речи (спичи, от англ. speech — речь), принимать посетителей в своем кабинете, общаться с персоналом, вести себя в деловых поездках, соблюдать требования к собственному внешнему виду.

Различают вербальный и невербальный имидж.

Вербальный имидж - это то мнение, которое сложилось об организации на основании информации. Эта информация может быть вербальной или невербальной, прямой или косвенной, осознаваемой или неосознаваемой и доступна только через устную или письменную речь.

Невербальный имидж — это непосредственно имидж организации, включая корпоративную культуру и др.

Составляющие имиджа делового человека — это его внешний вид, речь, манеры, окружающие его люди и вещи, его дело- выс качества. У человека есть всего четыре секунды, чтобы произвести первое впечатление на партнера, и поэтому он должен показать себя так, чтобы сформировать у партнера свой положительный образ, иначе уже не придется рассчитывать на успех.

В деловом общении часто «по одежке встречают, а по уму провожают»: именное одежды начинается восприятие другого человека, после чего рождается эмоциональное отношение к нему, влияющее на общее впечатление о человеке, складывающееся в ходе дальнейшего общения.