Права та обов’язки посадових осіб, які задіяні в діловиробничому процесі підприємства, установи, організації
ЗАВІДУВАЧ КАНЦЕЛЯРІЄЮ
Керує службою діловодства, забезпечує своєчасну обробку вхідної та вихідної кореспонденції, контролює виконання документів, наказів та розпоряджень, бере участь в підготовці нарад, організовує їх технічне обслуговування, оформляє відрядні документи тощо.
Студент повинен проявити знання основних правил ведення діловодства та особливостей ділового спілкування; уміння складати, оформляти та класифікувати ділову документацію, організовувати контроль за виконанням документів, використовувати електронно-обчислювальну техніку.
СЕКРЕТАР
Сільської, селищної Ради народних депутатів
Повинен вміти вести:
1. Протоколи засідання виконкому, розпорядження голови виконкому з основної діяльності і особового складу.
2. господарську книгу, документи архіву, описи, акти, паспорти та ін.
3. Журнали реєстрації заяв і скарг громадян, вихідну та вхідну кореспонденції, реєстрацію і видачу різних довідок, рішень і розпоряджень виконкому.
4. Журнали реєстрації актів громадянського стану, роботу по пропаганді шлюбного законодавства, реєстрацію шлюбів і народжень, облік чергових свідоцтв, реєстрацію заяв про укладенню шлюбу, реєстрацію заяв одиноких матерів і заяв про встановлення батьківства.
5. Протоколи загальних зборів жителів села.
6. Статистичну звітність про організаційну роботу, зміни в складі депутатів і виконкому.
7. Заяви і скарги громадян з особистих питань і документи по їх розгляду.
8. Заяви громадян і рішення про дозвіл на виділення земельних ділянок під будівництво індивідуальних жилих будинків.
9. Документацію по виборах народних депутатів, листування з районними і сільськими установами і організаціями з адміністративно-господарських питань. :
Студент повинен навчитися складати характеристики на жителів села, адміністративні протоколи на правопорушення, передбачені діючим законодавством та від імені виконкому - проекти постанов про правопорушення, передбачені ст.219 Кодексу України про адміністративні правопорушення; вчиняти нотаріальні дії та посвідчувати договори.
ІНСПЕКТОР ПРИЙМАЛЬНОЇ
загального та інших відділів виконкомів Рад народних депутатів
Повинен знати:
1. Вимоги Інструкції з діловодства в установах облдержадміністрації від 30.12.1997 №10/55 для правильного написання та оформлення різного роду документів.
2. Забезпечення контролю за строками виконання актів вищих органів, наказів, розпоряджень чи рішень виконавчих комітетів, держадміністрацій та інших органів.
3. Порядок ведення обліку постанов, рішень, наказів, розпоряджень та інших документів, які підлягають контролю.
4. Оформлення контрольних справ на документи, що підлягають контролю.
5. Порядок щомісячного аналізу стану документів та інформування про це керівників.
6. Порядок контролю за своєчасністю надходження довідок, інформації та інших матеріалів, а також хід виконання взятих на контроль рішень і розпоряджень.
7. Порядок стеження за своєчасним направленням інформації у вищі органи, та контроль за своєчасною і якісною підготовкою матеріалів для взяття документів з контролю, або продовження їх терміну.
8. Порядок формування знятих з контролю документів для подальшого їх зберігання .
Він повинен:
1. Постійно вивчати і впроваджувати провідний досвід роботи з контролю за виконанням прийнятих документів.
2. Доводити до відома зацікавлених осіб відділів, відділів справами держадміністрації підприємств, установ, посадових осіб рішення, розпорядження обласної, районної (міської) держадміністрації , забезпечувати своєчасну передачу за призначенням вхідної кореспонденції і відправку вихідної кореспонденції.
3. Аналізувати стан документообігу, зберігати протягом встановленого строку протоколи сесій і засідань. І
4. Брати участь в роботі сесії Ради народних депутатів, засідань виконкому, вносити пропозиції з питань зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення контролю.
5. За дорученням керівництва перевіряти стан діловодства і організацію виконавської дисципліни в відділах виконкому, підвідомчих підприємствах і організаціях. За результатами перевірок розробляти і вносити пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, вимагати необхідну інформацію про стан виконання рішень, розпоряджень виконкому.
СЕКРЕТАР-РЕФЕРЕНТ
Повинен знати:
1. Посадову Інструкцію, основні обов'язки і права секретаря-референта.
2. Регулювання порядку прийому відвідувачів з службових питань до керівника та його заступників.
Він повинен вміти:
1. За дорученням керівника та його заступників збирати інформацію з структурних підрозділів, приймати і передавати телефонограми.
2. Викликати на наради керівників структурних підрозділів, громадських організацій окремих працівників.
3. Організовувати телефонні розмови керівництва, для чого чітко знати розподіл обов'язків між керівниками.
4. Інформувати відвідувачів в чиїй компетенції перебуває розгляд і вирішення їх питань.
5. Сприяти оперативному розгляду звернень відвідувачів. Створювати умови, які б сприяли ефективній роботі керівників.
ІНСПЕКТОР з кадрів
Повинен знати:
1. Законодавство про працю, соціальне забезпечення та правила ведення документації щодо кадрів.
2. Правила ведення обліку особового складу підприємства, встановлену документацію щодо кадрів.
3. Законодавство і порядок прийому , переводу і звільнення робітників. Повинен вміти:
1. Зміцнювати трудову дисципліну, поліпшувати і соціально-економічний стан в трудовому колективі.
2. Складати проекти наказів адміністрації щодо кадрів, укладати трудові контракт, оформляти особові справи робітників і службовців.
3. Оформляти прийом, перевід і звільнення робітників.
4. Готувати матеріали для кваліфікаційної і атестаційної комісії, подання робітників і службовців до заохочення, нагород.
5. Вести облік відпусток, оформляти документи для призначення пенсій, вести архів особових справ.
АРХІВАРІУС
Повинен знати:
1. Правила ведення діловодства та архівної справи.
2. Правила проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, опису справ постійного і тривалого зберігання, забезпечення їх схоронності.
3. Практику ведення звітної документації відомчого архіву, підготовку до здачі справ на державне зберігання.
Повинен вміти:
1. Приймати і зберігати документацію, що надходить із структурних підрозділів.
2. Готувати передачу архівних справ до державного зберігання.