Для розрахунків за претензіями використовують такі первинні документами як акт про встановлення розходжень в кількості та якості при прийманні продукції.

Претензія — це вимога кредитора до боржника про сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення нестачі при поставках продукції або товарів, виконання робіт і послуг. У претензії обов'язково зазначаються: повне найменування та поштові реквізити заявника претензії і відповідача, до якого вона пред'являється; дата складання претензії та її номер; обставини, на підставі яких пред'явлено претензію посилання на відповідні нормативні акти; вимоги заявника; сума і розрахунок претензії; платіжні реквізити заявника претензії; перелік документів, які додаються до претензії, а також інші докази.

Документи, які підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналі або в належним чином засвідчених копіях.

Претензія підписується керівником або заступником керівника сільськогосподарського підприємства і пересилається адресату (відповідачеві) рекомендованим або цінним листом, якщо відповідач іногородній, або вручається під розписку, якщо відповідач знаходиться в одному місті із заявником.

Передбачено два терміни розгляду претензії:

- загальний термін — один місяць від дня отримання претензії;

- спеціальний термін — два місяці.

Претензії реєструються у Журналі обліку претензій, пред'явлених підприємством. У разі пред'явлення претензії підприємству її реєструють у Журналі обліку претензій, пред'явлених підприємству і в подальшому стежать за терміном її розгляду.

Аби зібрати необхідні докази для пред'явлення претензії, необхідно правильно організувати приймання продукції. Продукція, що надходить від постачальника або від транспортної організації, приймається одержувачем за кількістю і якістю.

Якщо при прийманні продукції за кількістю виявлено пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування та ваги вантажу і кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі, одержувач повинен оформити результати приймання продукції за кількістю комерційним актом. Акт має бути складений у день виявлення нестачі.

Якщо при прийманні продукції виявлено, що вона не відповідає вимогам стандартів за якістю або тара, в якій знаходиться продукція, має пошкодження, слід скласти акт про фактичну якість продукції за участю представника постачальника або експерта бюро товарних експертиз. Договір про повну матеріальну відповідальність повинен бути укладений із касирами, агентами з постачання, експедиторами.

Для визначення суми збитку використовуються дані бухгалтерського обліку та інших документів про наявність та розмір прямого збитку (матеріали інвентаризації, акти ревізій і первинні документи, акти та інші документи про нестачу, псування, втрату, знищення майна, висновок бюро товарних експертиз та ін.).

Виявлення фактів нестач та втрат від псування матеріальних цінностей відбувається при проведенні інвентаризації майна.

Механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, валютних цінностей, встановлено Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116.

До первинних документів які регулюють розрахунки за відшкодуванням завданих збитків також використовують пояснення винного працівника, акт про відмову від надання пояснення, Наказ (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу про відшкодування шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, Позовна заява до суду (якщо розмір заподіяної шкоди перевищує середній місячний заробіток працівника).