2. Загальні правила документообігу.

Під діловодством розуміють діяльність, що охоплює питання документації та організації роботи з документами під час здійснення керівничих дій.

Термін проходження документів, якісне і вчасне їх виконання значною мірою обумовлені порядком і вмінням їх обробки.

Документообіг – це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Обсяг документообігу – це кількість документів, яка проходить через установу протягом року. Обсяг документообігу враховують при виборі форми організації роботи з документами. Визначають три основні форми:

1. Централізована – усі операції з документами виконуються канцелярією або секретарем установи. Цю форму доцільно використовувати в установах, організаціях, підприємствах та фірмах з великим обсягом документообігу, так і з малим.

2. Децентралізована – усі операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розміщені територіально. Характерна для організацій, що мають складну структуру.

3. Змішана – частину операцій з документами здійснює канцелярія, а інші операції виконують секретарі структурних підрозділів. Використовується в організаціях із складною структурою і великим обсягом документообігу.

Проведення в нашій країні радикальної економічної реформи, що супроводжується лібералізацією зовнішньоекономічних зв’язків, появою численних фірм, корпорацій, спільних підприємств, вільних економічних зон та ін., наданням права виходу на світовий ринок не лише державним, а й акціонерним, кооперативним підприємствам і організаціям, створеним в Україні, зумовлює лавиноподібне зростання кількості фірм яким потрібен кваліфікований секретар-референт. У фірмах, що займаються малим бізнесом, найбільш доцільною формою ведення діловодства є централізована, тобто всі функції діловодства концентруються у секретарів-референтів.

Під документообігом розуміють рух документів у межах фірми. Він полягає в обліку, довідковій роботі, контролі відправки і зберігання документів.

Управління установою теж можна розглядати як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішень. Для прийняття правильного рішення вимагається повна, оперативна і достовірна інформація.

Документообіг в установі здійснюються у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи і структурних підрозділів, спеціалісти і кваліфіковані службовці) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множильна служба і т.п.).

Стосовно апарату управління розрізняють потоки документів:

• ті, що поступають (вхідні);

• ті, що відправляють (вихідні);

• внутрішні.

В установі відбувається розподіл обсягу вхідних документів на потоки, які направляються:

• керівникам;

• у структурні підрозділи;

• окремим виконавцям.

У підрозділах формуються потоки, які на виході з установи утворюють потік документів, які відправляють. Крім того, в установі циркулюють документи, створені у ній і які не виходять за її межі, це потоки внутрішньої документації.

До основних параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу відносяться:

• напрям потоку, який визначається пунктами відправлення і призначення;

• обсяг потоку, який визначається кількістю документів. які проходять через його переріз за одиницю часу;

• структура потоку, яка визначається різновидністю документів, авторством та іншими ознаками класифікаційного поділу;

• режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки. Під діловодством розуміють діяльність, що охоплює питання документації та організації роботи з документами під час здійснення керівничих дій.