ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………..….3

РОЗДІЛ І. ПОШУК ІНФОРМАЦІЇ В ІНТЕРНЕТ. ПРАВИЛА ПОШУКУ……………………………………………………………………………6

1. Загальні відомості про Інтернет……...………………………………….6

2. Загальні вимоги при застосуванні пошукових систем…………………7

3. Браузери…………………………………………………………………...9

4. Тематичні каталоги……………………………………………………...12

5. Пошукові машини……………………………………………………….16

6. Метапошукові машини………………………………………………….18

7. Формування запиту до пошукових машин…………………………….19

8. Методика вибору пошукових систем…………………………………..20

9. Підвищення ефективності пошуку інформаційних ресурсів Інтернету……………………………………..…………………………...21

РОЗДІЛ ІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ. ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ДОКУМЕНТООБІГУ. ДОКУМЕНТОПОТОКИ. ПРИЙМАННЯ ТА ОБРОБКА ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ………………….24

2.1 Теоретичні основи організації роботи з документами………………..24

2.2 Загальні правила документообігу………………………………………28

2.3 Документопотоки………………………………………………………..30

2.4 Прийняття та обробка вхідних документів…………………………….33

2.4.1 Приймання вхідних документів………………………………..33

2.4.2 Попередній розгляд документів………………………………..35

2.4.3 Реєстрація документів…………………………………………..36

2.4.4 Контроль за виконанням документів…………………………..41

ВИСНОВКИ………………………………………………………………...43

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………...45

ДОДАТКИ…………………………………………………………………...46

ВСТУП

Мережа Інтернет росте дуже швидкими темпами, і знайти потрібну інформацію серед мільярдів Web-сторінок і файлів стає усе складніше. Для пошуку інформації використовуються спеціальні пошукові сервери, які містять більш-менш повну й постійно обновлювану інформацію про Web-сторінки, файли і інші документи мільйонів, що зберігаються на десятках, серверів Інтернету.

Різні пошукові сервера можуть використовувати різні механізми пошуку, зберігання й надання користувачеві інформації. Пошукові сервери Інтернету можна розділити на дві групи:

1. пошукові системи загального призначення;

2. спеціалізовані пошукові системи.

Сучасні пошукові системи часто є інформаційними порталами, які надають користувачам не тільки можливості пошуку документів в Інтернеті, але й доступ до інших інформаційних ресурсів (новин, інформації про погоду, про валютний курс, інтерактивним географічним картам і так далі).

Основна мета користувача при роботі з мережею Internet - це отримання інформації, оскільки в першу чергу Internet є гігантським інформаційним ресурсом.

Завдання пошуку інформації в умовах стрімкого розвитку і постійної зміни мережі і її інформаційного наповнення є нетривіальним!

Випадково знайти потрібну адресу в мережі можна різними способами: просто подорожуючи по вузлах, дізнатися у знайомих, побачити в рекламі і т.д. Цілеспрямований пошук явно або неявно вимагає формулювання мети пошуку, розуміння того, що є об'єктом пошуку, обґрунтованого вибору засобу пошуку і ефективної методики.

Мета визначає характеристики об'єктів пошуку, об'єм і терміни виконання роботи, перелік засобів пошуку і способи їх застосування. Як об'єкт пошуку може розглядатися будь-яка інформація, якщо є можливість представлення її в Internet, що стосується заданої теми.

Як ключові слова в запиті використовувалися якомога точніші слова або словосполучення, які найповніше характеризують об'єкт пошуку.

Перехід до інформаційного суспільства супроводжується зростанням обсягів документованої інформації в усіх сферах людської життєдіяльності. Незмірно зростає роль документа як носія соціальної інформації. Він зберігає свою конкурентоспроможність завдяки суттєвим ознакам, функціям, що з’являються у результаті використання нових технологій документування інформації. Це актуалізує тематику представленого дослідження.

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання. Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства. Підвищення ефективності управління, вдосконалення службової документації, швидкість прийняття оптимальних управлінських рішень пов’язані із проблемою уніфікації тексту документа як головного інформаційного елемента, що забезпечує передання повідомлення у часі й просторі між учасниками соціально-комунікативного процесу.

Управління установою теж можна розглядати як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішень. Для прийняття правильного рішення вимагається повна, оперативна і достовірна інформація.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого і господарського характеру. Документи є вагомим аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівника з юридичної точки зору тощо.

Документообіг – рух документів в організації з часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному руху документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і службових осіб, справляє великий позитивний вплив на управлінський процес вцілому.

Розділ і. Пошук інформації в інтернет. Правила пошуку.

1. Загальні відомості про Інтернет.

Internet – найбільша глобальна комп'ютерна мережа, що зв'язує десятки мільйонів абонентів у більш як 150 країнах світу. Щомісяця її поширеність зростає на 7-10%. Internet утворює немовби ядро, яке забезпечує, взаємодію інформаційних мереж, що належать різним установам у всьому світі. Якщо раніше вона використовувалася виключно як середовище для передачі файлів і повідомлень електронної пошти, то сьогодні вирішуються більш складні завдання, які підтримують функції мережного пошуку та доступу до розподілених інформаційних ресурсів й електронних архівів. Таким чином, Internet можна розглядати як деякий глобальний інформаційний простір.

Мережа Internet, що служила спочатку дослідницьким і навчальним групам, стає все популярнішою в ділових колах. Компанії спокушують дешевий глобальний зв'язок і його швидкість, зручність для проведення сумісних робіт, доступні програми, унікальна база даних цієї мережі. Вони розглядають глобальну комп'ютерну мережу як доповнення до своїх власних локальних мереж. Уже кілька років розвиваються і встигли широко ввійти в практику в розвинених країнах технології Intеrnet, що є інформаційними технологіями "великої" мережі в корпоративних мережах і навіть у дуже невеликих мережах ПК підприємств малого бізнесу

В архівах вільного доступу мережі Internet можна знайти інформацію практично з усіх сфер людської діяльності, починаючи з нових наукових відкриттів до прогнозу погоди на завтра. В Internet можна знайти рекламу багатьох тисяч фірм і розмістити (часто безкоштовно!) свою рекламу. Крім того, Internet надає унікальні можливості дешевого, надійного та конфіденційного глобального зв'язку. Це виявляється дуже зручним для фірм, що мають свої філіали по всьому світу, транснаціональних корпорацій і структур управління. Як правило, використання інфраструктури Internet для міжнародного зв'язку коштує набагато дешевше від прямого комп'ютерного зв'язку через супутниковий канал або телефон.

1.2 Загальні вимоги при застосуванні пошукових систем.

На сьогоднішній день" всесвітнє павутиння" включає декілька десятків (по різним оцінкам - від 50 до 80) мільйонів серверів, на кожному з яких доступно від декількох мегабайт до десятків гігабайт інформації. Для пошуку незліченної інформації в Інтернеті на допомогу приходять тематичні та індексні пошукові системи.

Типовий приклад тематичного каталогу - пошукова система Yahoo (http://www.yahoo.com). Це спеціалізований сервер WWW, на якому зберігаються списки інших серверів з їх стислими описами. Інформація згрупована за смисловими категоріями і має ієрархічну структуру; наприклад, на цьому сервері можна знайти розділи "Комп'ютери та Інтернет-мультимедіа - Журнали", "Розваги - Музика - Групи і виконавці - Елтон Джон", "Країни - Україна - Бізнес в Україні", а також безліч інших. Передбачена на сервері система шукає дані тільки в каталозі Yahoo і не заглядає на сторінки згаданих в ньому серверів. Користуватися такою системою (а також будь-якою іншою, аналогічною їй, наприклад, списком російських серверів WWW за адресою http://www.ru) надзвичайно просто. Треба знайти потрібний розділ і після цього - підходящий сервер за його стислим описом, наведеним там же. Такі каталоги мають недоліки: низька оперативність зміни інформації, відносна складність пошуку (за стислою та інколи помилковою адресою сервера), порівняно невелика "область охоплення" простору WWW.

Існує більш зручний і ефективний засіб пошуку необхідних відомостей. Це так звані індексні пошукові системи (пошукові механізми - search engines). Основою їх є спеціалізовані комп'ютери, що періодичні проводять індексацію документів на серверах "всесвітнього павутиння", і дозволяють шукати інформацію на цих серверах за одним або кількома ключовими словами і, можливо, за деякими додатковими ознаками.

До кінця 1997 р. в мережі Інтернет налічувалося близько двох тисяч різноманітних пошукових серверів, які відрізняються один від одного типом, спеціалізацією, сферою охоплення (кількістю індексованих сторінок) і популярністю. Більша частина цих серверів має порівняно вузьку спеціалізацію - наприклад, пошук музики в форматі МР3 або пошук інформації на серверах у галузі молекулярної хімії. Існує декілька надзвичайно популярних універсальних пошукових серверів, призначених для пошуку за ключовими словами на якомога більшому числі сторінок системи WWW. Найбільш відомими є сервери AltaVista (http://altavista.digital/com), InfoSeek (http://www.infoseek.com), Excite (http://www.excite.com), HotBot (http://www.hotbot.com), Lycos (http://www. lycos. com).

Принцип дії більшості таких серверів простий. Для пошуку інформації використовується індекс, створений спеціальною програмою-роботом. Програма-робот періодично обходить відомі їй адреси мережі, зчитує з них сторінки, що зберігаються WWW, індексує всі слова з усіх сторінок (разом з адресами URL) і розміщує їх в загальний індекс. Для зберігання цього індексу потрібен величезний обсяг пам'яті, а для його обробки – чимала обчислювальна потужність. Наприклад, основний механізм одного з найпотужніших пошукових серверів AltaVista (повного індексу, що претендує на всю мережу Інтернет), включає 16 потужних комп'ютерів Alpha Server 8400 5/440. На кожному з цих комп'ютерів встановлено по 12 центральних процесорів, 8 гігабайт оперативної пам'яті (обсяг, еквівалентний обсягу пам'яті 500 стандартних сучасних персональних комп'ютерів) і дисковий масив RAID ємкістю 300 гігабайт. Вся ця система з'єднана з магістральною мережею Інтернет каналом зв'язку з пропускною спроможністю 100 Мбіт/с. Загальний обсяг на сервері індексних файлів, що зберігаються, в яких виробляється пошук, – понад 200 гігабайт.

Ще одна категорія пошукових серверів – так звані "метапошукові" сервери (метасервери). Найбільш відомий з них – WebCrawler (http://www.webcrawler.com). Сервери такого типу передають отриманий від користувача запит на пошук інформації іншим пошуковим серверам, об'єднують результати пошуків і повертають результат користувачу. Застосування подібних серверів має як переваги, так і недоліки. Найцінніша перевага полягає в економії часу на однотипових запитах до різноманітних серверів. Проте, позначки в синтаксисі запитів змушують користувачів метасерверів дотримуватися найзагальнішої форми запиту, без можливості вдаватися до потужніших засобів пошуку. Незважаючи на це, метасервери –непоганий засіб оперативної оцінки того, наскільки широко представлена в системі WWW та чи інша інформація.