6. Связывание ячеек
Связывание ячеек – это процесс, при котором ячейки из исходной таблицы (источника) не переносятся физически в другую таблицу (приемник), а создается связь с этими ячейками (записывается ссылка на них). При обращении к вставленным ячейкам будет происходить обращение к исходным ячейкам. Если в книге Excel есть таблица, в которой всегда содержится свежая информация, используемая в других книгах, можно не заботиться об ее обновлении во всех книгах. Достаточно просто вставить в ячейки этих книг связи с ячейками с обновленной информацией.
Предположим, что мы хотим видеть в некоторой ячейке листа, то, что находится в ячейке другого листа (другой книги). Для этого:
Выделить ячейки на листе-источнике и копировать их.
Сделать активной ячейку листа-приемника, с которой начинается ввод данных.
Команды Правка/Специальная вставка. Появится ДО «Специальная вставка».
В окне «Специальная вставка» в группе Вставить установить переключатель - все, а в группе Операция переключатель – нет.
Щелкнуть на кнопке Вставить связь.
Группа Операция содержит арифметические операции, которые могут быть применены к связываемым данным.
При открытии книг со связанными данными, значения в ячейках книги, содержащей связи, должны обновляться.
При этом вначале надо открыть книгу с исходными данными, тогда книга со связанными данными автоматически обновится при открытии.
7. Консолидация
Консолидация – это возможность Excel, позволяющая в одной ячейке обобщающей таблицы объединить значения из множества ячеек таблиц-источников посредством задаваемой математической функции (суммирование, среднее или др.). Обновление производится так же, как и в случае со связанными ячейками.
8. Структура рабочего документа
Структура позволяет управлять степенью детализации отображаемых данных. При структуризации часть подробных данных определённого уровня могут быть скрыты, что позволит легче ориентироваться в больших таблицах.
Скрытые таким образом данные могут быть отображены в любой момент. Допустимо 8 вложенных уровней структуры.
Можно создавать структуру как автоматически, так и вручную. При этом автоматически создать структуру таблицы можно, если итоговые данные по строкам будут находиться в последнем столбце, а итоговые данные по столбцам – в последней строке. В меню Данные/Группы и структура/Создание структуры.