7

Тема Создание и использование бд в ms Excel

1. Понятие и создание бд в Excel

ЭТ Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае ЭТ называют списком или БД Excel. Причем строка списка будет называться – записью БД, а столбец – полем БД.

Все команды по работе БД Excel находятся в меню ДАННЫЕ.

БД Excel создаются в обычных ЭТ при выполнении следующих условий:

1. Название столбца, т.е. имя поля, должно занимать одну ячейку. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку, и называется строкой заголовков.

2. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после строки заголовков. Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

3. Каждая запись размещается в отдельной строке.

4. Следует избегать пустых строк между записями, а также между заголовком и первой записью. Причем, записи можно вводить в любом порядке.

Замечание 1: если имя столбца очень длинное, то чтобы оно занимало одну ячейку надо выполнить следующие действия: в меню Формат/Ячейки/Выравнивание и установить следующие параметры

1. по горизонтали – по значению,

2. по вертикали – по верхнему краю или центру,

3. отображение – переносить по словам.

Замечание 2: Для создания списка достаточно создать строку заголовка и ввести одну запись. Затем выполнить команду из меню ДАННЫЕ/ФОРМА. После этого для добавления, удаления и редактирования данных можно воспользоваться формой.

Замечание 3: Для ускорения ввода данных можно использовать 4 инструмента: выбор из списка, автозаполнение, автозамена и список.

2. Сортировка и удаление записей

Данные можно отсортировывать в порядке возрастания, убывания чисел или по алфавиту. При этом для сортировки будут использоваться заданные поля. Сортировку по одному полю осуществляют с помощью кнопок панели инструментов Стандартная.

Сортировку по нескольким полям реализуют с помощью команд из меню ДАННЫЕ/СОРТИРОВКА.

При этом Excel высветит окно «Сортировка диапазона». Далее указать поля, по которым будет производиться сортировка и направление сортировки.

Если таблица небольшая, то удалить записи можно выделив удаляемые строки и нажать клавишу Delete. Кроме этого для удаления записей используются команда из меню ДАННЫЕ/ФОРМА. Далее выбирается кнопка «Критерии» и вводится условия, по которым нужно отыскать записи. Для этого можно заполнить одно или нескольких полей. Используя кнопки Назад и Далее, найти нужную запись, затем нажать кнопку Удалить.

3. Поиск данных в бд Excel:

Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев. Кроме этого в Excel можно производить фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям. Существует 3 средства для поиска и фильтрации данных: форма данных, автофильтр и расширенный фильтр.

1 способ: поиск и редактирование данных с помощью формы

Форма вызывается из меню ДАННЫЕ/ФОРМА, затем выбирается команда Критерии, в которой формируются условия отбора на основе простого или множественного сравнения. После ввода критерия в пустой форме осуществляется последовательный просмотр записей, отвечающий требованиям.

Для поиска необходимо:

1. выделить любую ячейку таблицы,

2. Из меню ДАННЫЕ/ФОРМА,

3. Нажать кнопку Критерии.

4. Перейти к полю, которое будет участвовать в определении критерия и ввести условия поиска,

5. Перевести бегунок в начало формы,

6. Нажать кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей выбранному критерию. Звуковой сигнал свидетельствует об отсутствии искомых записей.

7. При необходимости осуществить редактирование или удаление записи.

8. Для изменения критерия поиска нажать кнопку Правка или Очистить.

Замечания: 1. С помощью формы удобно добавлять новые записи к уже существующим. Используется кнопка Добавить.

2. Чтобы быстро найти в списке нужные данные, можно воспользоваться символами подстановки (? – одиночный символ, * - группа символов). Например: А*ч, Р?тобыльская.

2 способ: Поиск данных с помощью Автофильтра

Более широкие возможности представляет автофильтрация данных, которая позволяет скрыть ненужные записи. Преимущество этого подхода заключается в том, что можно продолжать работать с выборкой из ЭТ привычным образом – как с новой таблицей.

Для поиска данных с помощью Автофильтра надо:

1. выделить ячейку внутри таблицы,

2. из меню ДАННЫЕ выбрать команду ФИЛЬТР, где поставить флажок Автофильтр, возле каждого имени поля появятся стрелки,

3. раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий,

4. выбрать желаемый критерий: Все, Первые 10, Условие, Точное значение.

Например, если выбрать команду Условие, то появится окно Пользовательский автофильтр. В этом окне слева следует задать условия, а справа – значения отбора данных. Для задания 2-го условия необходимо установить требуемый переключатель: либо И либо ИЛИ и задать второй критерий.

Чтобы снять критерий целиком, необходимо из меню ДАННЫЕ выбрать команду ФИЛЬТР, затем установить флажок Отобразить все.

Чтобы отменить режим Автофильтра – ДАННЫЕ/ ФИЛЬТР, снять флажок Автофильтр.

3 способ: Использование расширенного автофильтра

Расширенный автофильтр используется для более сложного отбора данных. Он может применять операции И, ИЛИ, а также содержать вычислимые критерии.

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов: подготовка данных и применение фильтра.

1 этап: подготовка данных проводится следующим образом:

1. создать Диапазон критериев, который задает условия отбора данных. Верхняя строка этого диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют заголовки полей в области данных. Диапазон критериев должен включать хотя бы 1 пустую строку ячеек сразу под заголовками. В этой строке или строках записываются условия, причем всё, что записано в столбце под заголовком поля, относится именно к этому полю. Условия всех столбцов каждой строки соединяются логической операций И, а затем все строки – логической операцией ИЛИ,

2. создать диапазон данных, который содержит все данные,

3. создать диапазон результата, который определяет месторасположение результата фильтрации.

После подготовки требуемых диапазонов начинается 2 этап – применение фильтра.

2 этап: применения фильтра:

1. выделить ячейку внутри таблицы,

2. из меню ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР,

3. проверить правильность автоматического заполнения всех диапазонов и при необходимости откорректировать их.

Замечание: для поиска по вычисляемому критерию, критерий вводится также, но может включать формулы, в которых аргументами являются поля БД. Формулы могут быть 2х видов: составленные пользователем и формулы, включающие встроенные функции.

Использование функций базы данных

В Excel есть возможность сразу же в процессе поиска производить действия над числами, содержащимися в некоторых полях БД. Для этого используются функции БД, которые позволяют выполнить следующие действия: арифметические операции и статистический анализ величин, находящихся в отфильтрованных записях. При этом в ходе такого анализа определяются как минимальные так и максимальные значения, а также среднее и дисперсия. Вызов функций происходит кнопкой Мастер функций, далее – категория Работа с БД, где выбрать нужную функцию. Эти функции являются удобным средством анализа информации, содержащейся в БД.