4

Тема 2. Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц в эт Excel

1. Ввод и форматирование данных

При создании таблицы в ячейки можно вводить: текст, числа, даты, время, формулы, функции.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат/ Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Это окно имеет несколько видов вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

1) При вводе текста в ячейки (буквы, цифры, пробелы) текст автоматически выравнивается по левому краю. По мере набора текста, он будет появляться в ячейке и в строке формул.

2) Под вводом чисел в Excel подразумевается 0...9, +, -, /, ,, ., $, %.. Для ввода дробных чисел используется запятая. Числа выравниваются по правому краю.

После набора числа, его можно представить в другом формате с помощью команд: Формат/Ячейки/Число в виде: Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время, Процентный и т.д.

3) Если необходимо ввести дату или время, то в начале можно задать формат данных. Опознав введенные данные как дату или время, Excel отобразит их в ячейке выровненными по правому краю, и с ними можно работать как с числами. Если Excel их не распознает, они будут выровнены по левому краю и будут восприняты как текст.

4) Для изменения типа выравнивания, объединения ячеек, отображения переноса по словам, изменения ориентации текста используется вкладка Выравнивание в меню Формат/Ячейки.

5) Центрирование заголовка таблицы. Для этого нужно выделить заголовок таблицы, Затем: использовать кнопку на панели инструментов «Объединить и поместить в центре» или Формат/Ячейки/Выравнивание/Центрировать по выделению.

6) Добавление рамки. Выделить ячейки и команды Формат/Ячейки/Рамка и установить нужные параметры. Можно добавить заливку к ячейкам с помощью Формат/Ячейки/вкладка Вид.

7) Скрытие данных. В том случае, если на данном этапе какие-либо промежуточные данные не нужны, то можно их скрыть. Для этого используются команды Формат/ Столбец/Скрыть. Чтобы отобразить скрытые данные нужно выделить ячейки вокруг скрытых ячеек и выбрать команду Формат/Столбец/Отобразить.

8) Защита информации в ячейке от изменения – Формат/Ячейки/Защита

9) Создание условных форматов. Предположим необходимо быстро найти ячейки, значения в которых выходят за некие допустимые пределы. Excel позволяет применить определенный формат к ячейкам в зависимости от выполнения (или невыполнения) заданного условия.

Для этого необходимо задать условие и указать, какое форматирование должно применяться к ячейкам при выполнении этого условия. С этой целью используются команды Формат/Условное форматирование для выделенных данных.

В появившемся диалоговом окне задается условие 1 и с помощью кнопки Формат задается вид ячеек соответствующих заданному условию. Затем задаются условия 2 и 3 и параметры форматирования ячеек, удовлетворяющих заданным условиям.

Таким образом, в таблице можно визуально выделить те данные, которые резко отличаются от нормы.

10) Автоформатирование. С помощью команд Формат/Автоформат можно выбрать один из готовых форматов и применить его к выделенной таблице.