21. Информационное обеспечение системы менеджмента.

Понятие «информация», «управленческая информация». Информация как предмет и результат труда менеджера. Роль информации в процессе управления. Требования, предъявляемые к информации. Основные источники управленческой информации. Методы сбора, анализа и обработки информации.

Информация- это предмет труда, в процессе управления, который является средством коммуникации между людьми. Управленческая информация- это совокупность сведений, о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

Информационное обеспечение системы менеджмента как очень важная составляющая

Важной составляющей является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление обратной реакции на все происходящие процессы.

Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться: Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.

Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента.

Требования, предъявляемые к информации: актуальность, достоверность, достаточность, доступность и аутентичность.

Актуальность означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи. Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс. Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью оперативного получения в нужном объеме. Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка..

Методы сбора данных можно классифицировать на две группы : количественные и качественные.

Количественные исследования обычно отождествляют с проведением различных опросов , на которые отвечает большое число респондентов . Характерными особенностями таких исследований являются : четко определенные формат собираемых данных и источники их получения , обработка собранных данных с помощью упорядоченных процедур , в основном количественных по своей природе .

Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем , что люди делают и говорят . Качественные данные могут быть переведены в количественную форму , но этому предшествуют специальные процедуры . Например , мнение нескольких респондентов о рекламе спиртных напитков может быть словесно выражено по - разному . Только в результате дополнительного анализа все мнения разбиваются на три категории : отрицательные , положительные и нейтральные , после чего можно определить , какое число мнений относится к каждой из трех категорий . Такая промежуточная процедура является лишней , если при опросе использовать сразу закрытую форму вопросов .

Основными методами получения информации являются: опрос- это выяснение позиции людей; анкетирование-способ сбора данных ,при котором может быть получена количеств-ая статистич-ая характеристика изучаемого объекта; наблюдение- планомерное исследование реакции наблюдаемого на предмет исследования без воздействия на него. Метод Дельфи – используется система опросов и обратной связи после каждого этапа прогнозирования: здесь отсутствие дискуссии; мозговой штурм –представляет собой 2-ух этапную процедуру принятия решения, на 1-ом этапе выдвигаются идеи ,а на 2-ом они конкретизируются, развиваются: здесь запрет критики.

Обработанная информация получается в результате переработки и анализа информации в определенных целя.

. СУЩНОСТЬ КОМПЛЕКСНОГО ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА И ЕГО РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Комплексный анализ представляет собой совокупность определенных принципов, методов и приемов всестороннего изучения хоз. деятельности организации. К основным понятиям комплексного анализа относятся его полнота или всесторонность, системность, согласованность и одновременность.

Таким образом, сущность комплексного экономического анализа - всестороннее изучение деятельности предприятия в соответствии с поставленными целями, представленное через систему экономической информации.

Целью комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности является повышение эффективности работы предприятия на основе системного изучения всех видов деятельности и обобщения их результатов.

Значение анализа состоит и в выявлении неиспользованных резервов на всех стадиях производственного процесса, повышении темпов развития экономики, наилучшем использовании в хозяйстве резервов и соблюдении непреложного принципа экономики - достижение наибольших результатов с наименьшими затратами. В процессе экономического анализа выявляются резервы путем сравнительного изучения выполнения плана, а также изучения и наиболее полного использования отечественного и зарубежного передового опыта.

Особое внимание следует обращать на анализ хозяйственной деятельности за период, предшествующий разработке плана. Ретроспективный анализ совмещается с текущими наблюдениями и в обобщенном виде используется в плановых расчетах.

В большинстве случаев ретроспективный и текущий анализ завершаются перспективным (прогнозным) анализом, который дает возможность составить прогноз на будущее. Сравнительный анализ конечных производственно-финансовых результатов, показателей социально-экономической эффективности предприятий и организаций помогает выявить перспективы бизнес-плана.

Выделяют три основных требования, которым должна удовлетворять система показателей: а) всесторонность охвата изучаемого объекта показателями системы, б) взаимосвязь этих показателей, в) верифицируемость (т.е. проверяемость) - ценность качественных показателей возникает тогда, когда ясна информационная база показателей и алгоритм расчета.

Хозяйственно-финансовая деятельность организации измеряется множеством экономических показателей, которые можно свести в определенную систему, разделив по определенным признакам:

а) стоимостные и натуральные — в зависимости от положенных в основу измерителей;

Стоимостные показатели. Использование стоимостных показателей вытекает из наличия в хозяйстве товарного производства и товарного обращения, товарно-денежных отношений.

Натуральные показатели. Особенно они необходимы для контроля сохранности собственности, рациональным использованием материальных и трудовых ресурсов.

б) количественные и качественные — в зависимости от того, какая сторона явлений, операций и процессов измеряется.

Количественные показатели используют для выражения абсолютных и относительных величин, характеризующих объем производства и реализации продукции, его структуру и другие стороны работы организаций. Количественные показатели могут выражаться как в стоимостном, так и в натуральном измерителях.

Качественные показатели определяют внутренние качества, признаки и особенности изучаемых явлений. К качественным показателям работы организаций можно отнести следующие: показатели, характеризующие ритмичность продаж; выполнение плана продаж по заданной структуре товаров; полное удовлетворение спроса потребителей; изучение спроса и его прогнозирование.

в) объемные и удельные — в зависимости от применения отдельно взятых показателей или же их соотношений.

Объемные показатели представляют собой первичное отражение изучаемых хозяйственных явлений и процессов с точки зрения их объема, состава и т.д. Величины оптовой и розничной продаж, оборотных средств, издержек обращения, дохода - все это объемные показатели.

Относительные показатели отражают соотношение величины изучаемого явления с величиной других явлений или с величиной этого явления, но взятой за другой период времени. Относительный показатель получают делением одной величины на другую. Примером относительных величин являются проценты (исчисляются для характеристики выполнения плана, изменения показателя от начала к концу периода), удельные веса (для изучения структуры показателей), коэффициенты (исчисляются для характеристики, например, оборачиваемости оборотных средств и т.д.), индексы (применяются для характеристики темпа роста продаж, изменения цен, производительности труда и др.). Абсолютные - выражаются в денежных, натуральных измерителях или через трудоемкость Удельные показатели являются относительными, производными от соответствующих объемных показателей. Удельными показателями можно считать: выработку на одного работника, товарные запасы в днях оборота, уровень издержек на рубль продаж и др. Широко применяются в экономических расчетах и другие относительные величины, характеризующие выполнение плана, структуру, динамику, интенсивность развития.

Данные комплексного анализа обеспечивают:

• объективное и всестороннее изучение по данным учета и отчетности, выполнение установленных по управлению бизнес-планом и соблюдение нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг;

• контроль над осуществлением требований коммерческого расчета и оценка конечных финансовых результатов;

• определение экономической эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

• выявление и измерение внутренних резервов

Организация АХДП должна соответствовать следующим требованиям:

1. Научный характер - АХД должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводиться с использованием научно обоснованных методик.

2. Четкие распределения обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями, т.к. такое распределение влияет на полноту обхвата объектов анализа, исключает параллельность в анализе, обеспечивает ее комплексность.

3. Экономичность и эффективность аналитического процесса, т.е. затраты на его проведение должны быть минимальными с применением технических средств.

4. Регламентация - предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа.

5. Унификация (стандартизация) анализа - предлагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки.

Все это обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа, повышает объективность оценки деятельности предприятия и его подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.