3. Планирование закупок и выбор поставщика

Для обеспечения качественного функционирования логистики закупок, необходимо иметь представление о потребности производства и осуществлять планирование закупок.

Планирование закупок на предприятии ведется функциональными отделами, которые снабжают сырьем, различными материалами и комплектующими производства (закупками товара).

Для планирования закупок нужно определить:

1)   необходимые материалы;

2)   количество необходимых материалов;

3)   время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4)   возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5)   приблизительные площади складов;

6)   расходы на закупку;

7)   возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Рисунок 1.5 - Процесс планирования закупок

К документам, которые необходимы для закупки относятся следующие планы:

- план снабжения (закупок) по видам, группа и номенклатурам сырья, материалов и комплектующих (товара) в натуральном и стоимостном выражениях;

- план оплат по поставщикам;

- план кредиторской задолженности перед поставщиками.

Для выполнения оперативной работы по обеспечению предприятия материальными ресурсами, за службой закупок закрепляются определенные функции. Итак, функции оперативной работы по закупкам материальных ресурсов включают в себя:

- разработку оперативных планов завоза материальных ресурсов от поставщиков;

- определение потребности в транспортных средствах, составление и подача заявок на транспортные средства;

- контроль отгрузки продукции поставщиками;

- организация завоза материальных ресурсов на предприятие собственными силами;

- контроль над процессом транспортных грузов;

- организация закупок материальных ресурсов в оптовых и мелкооптовых магазинах;

- решение вопросов с финансовой службой и бухгалтерией предприятия о своевременной оплате счетов поставщиков;

- оперативный учет поступления материалов на предприятие и анализ выполнения оперативно-календарных планов закупок;

- контроль выполнения обязательств поставщиками, выявление нарушений условий заключенных договоров и разрешение спорных вопросов по взаимным претензиям;

- выявление фактической обеспеченности производства материалами, контроль и регулирование производственных запасов.

Любая закупочная деятельность предприятия начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея необходимую информацию, предприятие может получить материальные ресурсы со склада, либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения или покупая новые товары.

Также, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок предприятия ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет значительную часть функции закупок и включает в себя поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке обычно начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, опираясь на различные источники информации.

Необходимо сформулировать основные пункты, по которым следует строить системы выбора поставщиков:

1. В настоящее время в качестве ключевого пункта выбора поставщиков следует выдвигать качество продукции.

2. Надежность поставщика. Немаловажный критерий, который включает в себя следующие параметры: честность, взаимопонимание, вежливость, дружелюбие, финансовая стабильность, репутация с сфере своей деятельности, соблюдение сроков и объемов поставки.

3. Цена. Здесь должны учитываться все затраты на закупку ресурса или готовой продукции и включать в себя транспортировку, административные расходы, риск изменения курса валют и прочее.

4. Качество обслуживания. Здесь необходим сбор информации у определенного круга лиц из различных подразделений компании и других источников.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Иногда случаются ситуации, которые требуют внеплановых поставок или отсрочки платежа. Поэтому поставщики, которые предлагают выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантируют возможность получения внеплановых поставок, помогут избежать многих проблем снабжения.

Процесс выбора и оценки поставщика представлена схематически (рис.1.6.):

Рисунок 1.6 - Процесс выбора и оценки поставщика

Решение о размещении заказа определенного объема у поставщика всегда должно приниматься на основе определенных критериев. Искусство грамотных закупок и управления поставками во многом объясняется способностью обосновать принимаемые решения. Обычно такие решения определяются анализом способностью поставщиков обеспечить предприятие заданным качеством, количеством, условиями поставки, соотношение цены и затрат и уровнем услуг. Некоторые более важные атрибуты поставщика, связанные с первичным набором критериев, могут включать его предысторию, наличие сооружений и технического оснащения, финансовое положение, качество обслуживания покупателей, управление, имидж поставщика, системы, надежность поставок, коммуникации, отношения с трудовым коллективом и место расположения, опыт работы компании на рынке.

Главный показатель профессионализма специалиста по закупкам – это знание источников. Инструментами, к которым прибегают специалисты в настоящее время являются онлайновые поиски, электронные каталоги и веб-сайты компании. Реже специалисты прибегают к таким источникам как профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и документы отдела продаж. ⁸

Онлайновые источники

Динамично растущий и постоянно развивающийся объем информации, который необходим специалистам по закупкам можно найти в Интернете. Но существуют проблема, с которой сталкиваются многие закупщики, не столько поиск общей информации, сколько извлечение из нее пользы, сортировка, необходимой информации, анализ и использование.

Каталоги

Отдел закупок и поставок при эффективном управлении должны иметь каталоги известных источников поставок, который охватывает необходимые и важные материалы, интересующие компанию. Польза каталогов зависит прежде всего от формы предоставления в них информации, легкости пользования, а также чистоты и масштабов использования. В настоящее время чаще применяются электронные каталоги, которые имеют важнейшее преимущество: и покупатели, и внутренние пользователи имеют свободный доступ к ним и могут выбрать вариант, чтобы он включал только цены и другие условия и пункты, по которым покупатель договорился в ходе переговоров с продавцом. Управление содержания электронного каталога – это такое же трудное дело, как и управление бумажными каталогами. Совершенствование управления онлайновыми каталогами направлена на то, чтобы повысить легкость доступа к ним и совершенствовать форму предоставления информации. Каталоги используются как справочная документация, а в некоторых из них приводится информация о ценах; многие расходные поставки и материалы продаются по стандартным каталогам или только с объявленными скидками.

Отраслевые журналы

Это еще один полезный источник информации о потенциальных поставщиках. Список подобных публикаций очень длинный, но отдельные составляющие в нем являются очень полезными. Конечно, в каждой области есть самые полезные отраслевые журналы, и поэтому покупатели в первую очередь внимательно знакомятся с ведущими журналами по своей отрасли или по отраслям, компаниям которых они продают или у которых покупают. Они используются для получения общей информации о поставщиках и персонале, а также для отслеживания рекламных материалов, чтобы знать, что предлагается.

Справочники о фирмах

Справочники о фирмах существенно различаются по степени точности информации и пользе, поэтому при их использовании нужно отнестись к ним внимательно. Справочники о фирмах, или по-другому торговые реестры – это материалы, где перечислены ведущие производители, с указанием их адресов, число филиалов, продуктов, а в некоторых случаях их финансовое положение и их положение в отрасли. Также в них содержатся списки торговых названий продуктов, предлагаемых на рынке, с указанием производителей и списки сырья, расходных материалов, оборудования и других видов продукции, предлагаемых для продажи; под каждой позицией приводится название и размещение доступных производственных источников поставок. Данные реестры организованы по промышленным товарам, производителям или торговым названиям.

Торговые представители

Торговые представители являются наиболее ценным источником получаемой информации, потому что они сообщают об источниках поставок, типах продуктов и общую информацию, связанную с торговлей. Важно установить хорошие отношения с поставщиками, которые будут основаны на дружелюбии, вежливости, взаимопонимания при переговорах с торговыми представителями поставщика.

Базы данных поставщиков и по промышленным товарам

Информация, полученная из любого источника, если она необходима, нужно сохранить. Для этого обычно используют базы данных по поставщикам и по промышленным товарам. База данных по поставщикам содержит информацию по каждому активному поставщику, в том числе место расположение его предприятий и контактную информацию, открытые и прошлые заказы, и другую полезную информацию, необходимую для принятия дальнейших решений. База данных по поставщикам может управляться в онлайновом режиме, в виде компьютерного файла или в виде карточек.

База данных по промышленным товарам классифицирует товары на основе продуктов и содержит информацию об источниках, из которых данный товар закупался в прошлом, иногда с указанием цены, местом отгрузки и звена связи, а также дает ссылку на базу данных о поставщиках.

Посещение поставщиков

Некоторые считают, что посещение поставщиков нужно и полезно тогда, когда нет никаких сложных моментов, которые необходимо обсуждать. Такие встречи помогают улучшать отношения на всех уровнях руководства и могут многое сообщить заказчику о будущих планах поставщика, то есть ту информацию, которая при других вариантах поиска могла бы и вовсе не привлечь внимание покупателя.

Образцы

Кроме обычных запросов и посещения предприятия заказчик может проверить образцы продукции у производителя.

Коллеги

Нередко полезным источником информации об источниках поставок служат внутренние бизнес-партнеры. Необходимость закупки может заставить лицо, которому она требуется, искать потенциальные источники таким образом.

Рекомендации

Иногда покупатели включают в свои предложения просьбу указывать рекомендации. Для того, чтобы получить полезную информацию, интервьюер обязан сформулировать основные параметры будущего общения. Первое, что он должен сделать – удостовериться, что в ссылке на рекомендацию сообщается о компании примерно таких же размеров и с такими же целями. Во-вторых, он должен выйти на людей в этой компании, которые знают показатели функционирования поставщика из первых рук. В-третьих, вопросы должны быть открытого типа, так как при общении человек описывает показатели функционирования поставщика и взаимоотношения с ним более развернуто.

Каждое предприятие, при закупке товаров у поставщика, должно ответить на вопросы: следует ли обратить внимание на размер поставщика и следует ли отдавать предпочтение какому-то размеру поставщика? Как размер предприятия влияет на такое решение? На принимаемое решение могут повлиять размер и природа заказа, а также общее представление, согласно которому, чем крупнее заказ, тем более крупным должен быть поставщик. Обычно небольшие поставщики – местные, их привлекают для небольших заказов, где гибкость, скорость реакции на запросы и наличие чаще более важны, чем цена. Более крупные поставщики нередко лучше подходят для выполнения заказов с большими объемами, при которых критичными становятся технологии, качество и совокупная стоимость владения. Из сказанного ясно, что поставщики средних размеров располагаются между этими крайними позициями.

Небольшие поставщики демонстрируют более высокую лояльность и более качественное обслуживание, чего, по-видимому, добиться от более крупных поставщиков невозможно, хотя службы работы с заказчиками во многих крупных организациях пытаются изменить такой взгляд. Небольшие предприятия обычно очень сильно зависят от профессионализма владельца-менеджера, из-за чего здоровье и отношение к делу этого человека существенно влияют на риск ведения бизнеса. Более крупные организации, как правило, более стабильны и имеют больше ресурсов, из-за чего повседневный риск их деятельности как поставщиков снижается.⁹

Окончательное решение по выбору поставщика принимает специалист в отделе закупок.

Поступление материальных ресурсов на предприятие и расчеты с поставщиками сопровождаются следующими документами:

1) Договор – юридический документ, определяющий условия поставки, обязанности и ответственность каждой из сторон;

2) Счет-фактура, платежное требование, платежное требование - поручение – документы, служащие основанием для оплаты поступающих материальных ресурсов;

3) Товарные и товарно-транспортные накладные – документы, являющие основанием для прихода материалов на склад предприятия;

4) Сертификаты, спецификации и т.п. – сопроводительные документы, которые могут быть особо предусмотрены условиями поставки.

Принимая грузы от транспортных организаций, особое внимание уделяют состоянию тары и пломб, и в случае их повреждения требуется проверка сдачи груза. При обнаружении недостачи или порчи груза составляется коммерческий акт на право предъявления претензии транспортной фирме или поставщику. Если поступившие материальные ресурсы полностью соответствуют всем сопроводительным документам поставщика, то их приход на склад осуществляется на основании товарной или товарно-транспортной накладной.

Если материалы поступили без документов или обнаружены расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, то для их приемки создается комиссия. Результаты приемки оформляются актом.

Формы расчетов с поставщиками при выполнении ими своих обязательств определяется условиями договора. В современной практике взаимных расчетов чаще всего используются следующие формы: документарный аккредитив, расчеты по открытым счетам, платежные поручения, банковские переводы, инкассовая форма расчетов, расчеты по коммерческому кредиту. Расчеты за поступающие на предприятие материальные ресурсы, как правило, ведутся безналичным путем. Если же материалы приобретаются за наличные денежные средства, выданные в подотчет, то они приходуются на склад по приходному ордеру.¹⁰