5) Розташування учасників за столом і деякі позиції взаємодії

Стратегічне розташування "сил" і правильне розподілення учасників за столом є засобом їх ефективної взаємодії. Різні відтінки ставлення людей до Вас можуть виражатися в тому, які місця вони займають за столом відносно Вас.

Розсідаються за столом переговорів тільки після того, як своє місце займе хазяїн переговорів. Він може посадити головного гостя по праву руку від себе або напроти себе. Другий варіант зустрічається найбільше часто, тому що в переговорах беруть участь помічники та інші члени делегації.

Традиційно гості займають місця спиною до вікна і до дверей (щоб не відволікатися). У неофіційній обстановці розсадження учасників зустрічі краще змішане, тому що це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін звичайно сідають поруч, інші учасники зустрічі - по симпатіях або за принципом субординації. Після того як усі займуть свої місця за столом переговорів, доступ у кімнату зустрічі повинен бути припинений, за винятком додатково запрошуваних, що вкрай небажано.

Розглянемо розташування учасників в умовах робочого кабінету за стандартним прямокутним столом, не спиняючись на інших ситуаціях розміщення.

Особа В може займати чотири основних положення стосовно до особи А.

В₁: Кутове розташування.

В₂: Позиція ділової взаємодії.

В₃: Конкуруючо-оборонна позиція.

В₄: Незалежна позиція.

Кутове розташування (В₁ рис. 1) характерне для людей, які зайняті дружньою, невимушеною бесідою. Ця позиція сприяє постійному контакту очей і дає простір для жестикуляції і можливості для спостереження за жестами співбесідника. Кут столу служить частковим бар'єром на випадок небезпеки чи загрози з боку співбесідника: можна за нього заховатися. При такому розташуванні відсутній територіальний розподіл столу.

Коли дві людини працюють у співавторстві над якоюсь проблемою чи проектом, вони звичайно займають Позицію ділової взаємодії (по один бік столу)(В₂, рис. 2). Це одна із найбільш вдалих позицій для подання, обговорення і вироблення загальних рішень. Однак секрет полягає в тому, щоб В, делікатно використав цю позицію, не створюючи у А враження, що його територія була порушена.

Положення за столом один навпроти одного може викликати оборонне ставлення і атмосферу суперництва. Це - конкуруючо-оборонна позиція (В₃, рис.3). Вона може призвести до того, що кожна із сторін буде дотримуватися своєї думки, бо стіл стає бар'єром між ними. Люди займають таке положення за столом у тому випадку, якщо вони перебувають у стосунках суперництва, або коли один із них виносить іншому догану за якийсь недогляд. Якщо зустріч відбувається в кабінеті, то таке розташування свідчить також про стосунки субординації.

Незалежну позицію (В4, рис. 4) займають люди, які не бажають взаємодіяти за столом один з одним. Це може бути в бібліотеці, в парку на лавці чи в ресторані за столиком. Таке положення свідчить про відсутність зацікавленості. Його можна розцінювати і як вороже з боку людини, чиї територіальні кордони були порушені. Цього положення треба уникати у випадку, коли потрібна відверта розмова між А і В₄.

6) Якщо за планом переговорів передбачене частування в службовому приміщенні, то воно, за винятком чаю або кави, повинне бути підготовлене заздалегідь і перебувати в кімнаті переговорів на окремому столику під серветкою.

Якщо при цьому вживається спиртне, його розливає або глава приймаючої сторони, або його колега. Не поспішаєте випивати раніше гостя, тим більше наливати собі нову порцію, якщо гість не допив ще першої, навіть у тому випадку, якщо він не доп'є її до кінця частування. Не курите, якщо в кімнаті не видно попільниці, якщо інші присутні ще не закінчили трапези або якщо приймаючий Вас не закурив сам і не запропонував цього Вам.

Не заглиблюйтеся в їжу, але обов'язково подякуєте за частування і гарну сервіровку.

Етикет не допускає під час переговорів знімати піджаки або розпускати вузли краваток, за винятком випадків, коли це пропонує зробити глава делегації Ваших партнерів, даючи цим зрозуміти, що наступив час неформального спілкування (no tie session - "зустріч без краваток").

7) Після повернення з переговорів не слід забувати коротко подякувати сторону, яка приймала за гостинність, навіть у тому випадку, якщо переговори були не зовсім плідними. Цього вимагають правила етикету. У ділових відносинах ніколи не треба "спалювати мости" за собою: ділові проблеми можуть потребувати нових контактів з тими ж людьми.

Бажано з усіма, з ким Ви спілкуєтеся, підтримувати нормальні відносини й хоча б раз у рік обмінюватися вітальними листівками.